Určite ste už počuli pojmy ako EVA (ekonomická pridaná hodnota), outsourcing alebo ASP. Čo majú tieto pojmy spoločné? Ako s nimi súvisí napríklad dnes už všeobecne známy pojem balanced scorecard (BSC)?
Súčasnosť charakterizujú skracujúce sa životné cykly produktov, rýchlo rastúca konkurencia na trhoch, rýchlo sa meniaca ekonomická situácia a rastúca pozornosť venovaná operatívnej výkonnosti organizácií. Tieto pojmy predstavujú koncepty a metódy, ktoré pomáhajú organizáciám zameriavať sa na podstatu ich podnikania, t. j. orientovať sa na svoj core biznis. Predpokladom zabezpečenia operatívnej výkonnosti je však strategická výkonnosť. Ako ju možno dosiahnuť?
CORPORATE PERFORMANCE MANAGEMENT (CPM)
Práve pre potrebu zabezpečiť strategickú výkonnosť organizácie a ako reakcia na uvedené podnety vznikol pojem riadenie organizačnej výkonnosti (corporate performance management -- CPM). Pojem CPM priniesla spoločnosť Gartner. CPM zastrešuje metodológiu, procesy, ukazovatele a systémy používané na monitorovanie a riadenie výkonnosti organizácii. CPM predstavuje holistický prístup k implementácii a monitoringu stratégie. Kombinuje podnikateľské metodológie ako balanced scorecard, economic value added a activity based management (ABM), ukazovatele používané v týchto metodológiách, procesy a systémy, ktoré sú technologickým riešením a toto všetko integruje do jedného celopodnikového riadiaceho systému.
Prečo sú riešenia v oblasti CPM relevantné práve dnes? Jednak preto, že práve dnešná podnikateľská klíma sa zameriava na výkonnosť, či už na strane zamestnancov, procesov alebo v oblasti IT. Zároveň investície do ERP a internetizácia vytvorili platformu infraštruktúry, ktorá umožňuje lepšie riadiť výkonnosť. Takisto je to i pre identifikovateľnú návratnosť CPM riešení a schopnosť zvyšovať podnikovú výkonnosť merateľným spôsobom. Dnešné investície umožňujú chrániť doterajšie investície a využiť existujúcu infraštruktúru. Zároveň zlepšujú firemnú výkonnosť prostredníctvom zlepšenia analýzy dát, spolupráce a biznis procesov.
Práve dnes hľadajú výkonnostne orientované organizácie cesty, ako dosiahnuť vyššiu flexibilnosť, aby mohli reagovať rýchlejšie a efektívnejšie na meniace sa podmienky.
Stratégia a exekúcia sú hlavné drivery firemnej výkonnosti. Hoci technológia nemôže priniesť obchodnú stratégiu, podporuje jej tvorbu a zladenie a predovšetkým jej spoľahlivú exekúciu. Lídri na trhu sa usilujú o čo najvyššiu výkonnosť a hľadajú riešenia, ktoré im pomôžu zaviesť opakovateľné a transparentné procesy riadenia výkonnosti.
V súčasnosti možno prvý raz plno využiť všetky stavebné kamene -- softvér, infraštruktúru a dáta -- a umožniť riadenie výkonnosti ako koordinovaný a ucelený firemný proces.
AK NEMÔŽETE ZMENIŤ PLÁN...
Výkonovo orientované firemné plánovacie aktivity vyžadujú istý stupeň flexibility, ktorá umožňuje organizáciám reagovať na zmeny dopytu, ponuky konkurentov, príležitosti na trhu alebo na iné významné posuny, ktoré sa vyskytujú na dráhe podnikania. Skupina plánov, ktorá je orientovaná na finančné parametre, však nesie riziko nesprávnych opatrení. Ironicky povedané: plánovanie môže stlmiť výkonnostne riadené iniciatívy v okamihu ich exekúcie. V súčasnosti bývajú plány zvyčajne nalinkované na finančnú výkonnosť. Preto aktivity v oblasti riadenia výkonnosti znamenajú veľké obohatenie práve v okamihu, keď sa stáva spolupráca v plánovacom procese širšou, zasahuje hlbšie do organizácie a zapája aj ľudí z predných línií v organizácii.
MERAJTE, KAM IDETE
Monitorovanie a meranie výkonnosti je kľúčom na riadenie exekúcie v súlade so stratégiou. Kým slová inšpirujú, metriky komunikujú stratégiu a ciele a poskytujú jasný obraz ľudom, ktorí reálne riadia výkonnosť. Platí, že to, čo sa meria, to sa aj napĺňa a je prvoradé, aby ľudia sledovali správne ukazovatele, t. j. tie, ktoré odzrkadľujú tvorbu hodnoty namiesto toho, aby monitorovali ukazovatele, ktoré iba reflektujú to, čo sa stalo.
S modernými CPM riešeniami môžu byť plány a stratégie definované a komunikované ako skupina previazaných ukazovateľov výkonnosti, ktoré sa prezentujú dynamickými scorecardmi, cez ktoré sa môžu ľudia vnárať do analýzy toho, čo stojí za výsledkami, prípadne toho, čo je príčinou neočakávanej alebo nedosahovanej výkonnosti. To nedáva každému zamestnancovi iba informácie, ktoré spájajú strategické priority s ich vlastnými, ale poskytuje viditeľnosť tých oblastí, kde je potrebné zasiahnuť. A to pomáha realizovať každodenné aktivity v správnom kontexte požadovanej výkonnosti.
Organizácie v súčasnosti disponujú množstvom dát. V minulosti investovali do rôznych ERP systémov, aby zachytávali transakčné dáta a zefektívnili kľúčové operatívne procesy, ako napríklad spracovanie objednávok, administrácia ľudských zdrojov alebo financií. V mnohých spoločnostiach je ERP softvér číslom jeden v ich IT rozpočtoch a predstavujú investície do oblasti operatívnej excelencie a efektívnosti. Ale dnes je už takmer každý efektívny. Táto oblasť možnej konkurenčnej výhody je už ustálená. Nová aréna označuje víťazov na základe kvality ich procesov riadenia výkonnosti. A to je dnes dôvodom, prečo riadenie výkonnosti predbieha oblasť riadenia transakcií v mnohých organizáciách. Riadenie výkonnosti je o ľudských procesoch -- chápaní a rozhodovaní, nie iba o spracovaní operatívnych dát.
CYKLUS CPM
CPM predstavuje v určitom zmysle ekvivalent staršieho pojmu BPM (business performance managament; definovaný spoločnosťou Meta Group; pozor na zhodnosť skratky s pojmom BPM -- business proces managment), ktorého účelom bolo pri zavedení poskytnúť pojmu business intelligence širšiu víziu a zasadenie do reálnej manažérskej praxe.
Systém CPM znamená nikdy sa nekončiaci proces, ktorý sa začína pochopením, kde sa organizácia nachádza a kam sa chce dostať, aké ciele sa majú stanoviť a aké zdroje by sa mali použiť na dosiahnutie týchto cieľov. Keď sú prijaté plány, predmetom CPM je monitorovanie výkonnosti týchto plánov, zvýraznenie výnimiek a poskytuje pohľad na príčiny ich vzniku. CPM sa zameriava na vyhodnocovanie alternatívnych riešení a opatrení.
MODELOVANIE STRATÉGIE
K tomu patrí aj hľadanie a analýza rozličných alternatív budúceho vývoja a ich simulácia. Ako príklad možno uviesť naplánovanie vývoja trhov, na ktorých spoločnosť pôsobí, zohľadnenie ich vnútornej štruktúry a dynamiky, zapracovanie teritoriálnych a regionálnych aspektov a spotrebiteľských preferencií. To znamená, že modelovanie prebieha multidimenzionálne a jednotlivé oblasti sú podrobené pohľadom cez všetky relevantné dimenzie. Spoločnosť sa napríklad alternatívne rozhoduje, do akých segmentov umiestni svoj nový produkt, zohľadňuje pritom vnútornú kanibalizáciu svojich produktov a očakávanú elasticitu celkového predaja po uvedení nového produktu na trh. To všetko v nadväznosti na všetky súvisiace parametre činností, ako je napríklad výroba, vplyv vývoja cien surovín a ceny práce, obchod alebo logistika. Samozrejme, zvažované opatrenia sa hodnotia z hľadiska celkovej výkonnosti, napríklad na úrovni finančných výsledkov alebo vývoja aktív a požiadaviek na ich financovanie. Moderné riešenia v tejto oblasti umožňujú realizovať proces simulácie a hľadať alternatívy v "reálnom" čase. Model je opísaný pomocou kľúčových ukazovateľov (KPI -- key performance indikator), ktoré sú vzájomne previazané a napojené na požadované výstupy. Prostredníctvom CPM možno už v čase tvorby stratégie overovať jej parametre a odhadovať jej dosahy. Výstupom je model strategického plánu pripravený na jeho využitie nielen v oblasti operatívneho plánovania, ale i neustálej aktualizácie a analýzy a reflexie na meniace sa podmienky.
PLÁNOVANIE
Plánovanie predstavuje široké zahrnutie operácií a bežných prevádzkových ukazovateľov do strategického plánu. Zároveň znamená zladenie strategického plánu. Plánovanie je podľa CPM proces charakteristický širokou spoluprácou a efektívnou komunikáciou. Metódy a nástroje musia zabezpečiť pohľad na jednotlivé časti plánu v kontexte celkových efektov. Pozornosť sa venuje reálnym ukazovateľom, z ktorých sa až ako posledné odvodzujú bežné finančné ukazovatele. Jednotliví zodpovední pracovníci majú možnosť pozerať na plány a modifikovať ich, či na úrovni detailných ukazovateľov alebo na prostredníctvom sumárnych hodnôt, pričom celý plán je konzistentný. Celý proces plánovania sa uskutočňuje paralelne a musí byť zvládnuteľný vo veľmi krátkom čase. Takýto proces nemožno zabezpečiť pomocou bežných nástrojov integrovaných do ERP aplikácií alebo spredsheetmi. Aby bolo možné dosiahnuť takúto efektívnosť plánovania, museli vzniknúť špeciálne aplikácie všeobecne pomenované ako nástroje typu Enterprise planning.
Budgeting znamená zapracovanie plánov do podoby operatívnych rozpočtov. Plány dostávajú záväzný charakter a slúžia ako vodidlo pri hodnotení dosahovaných výsledkov. Ide o stanovenie takých plánov a prostredníctvom takých ukazovateľov, aby ich plnenie malo motivačný charakter a verne odrážalo zodpovednosť a zásluhy jednotlivých pracovníkov.
MONITOROVANIE
Monitorovanie skutočných hodnôt kľúčových ukazovateľov výkonnosti, hľadanie odchýlok a ich príčin nie je monitorovaním izolovaných ukazovateľov, ale i ukazovateľov zo súvisiacich oblastí, ktoré pôsobia navzájom. Manažéri a jednotliví zamestnanci priebežne sledujú hodnoty príslušných ukazovateľov a prijímajú zodpovedajúce opatrenia. Samozrejmosťou je sledovanie trendov a porovnávanie hodnôt v čase, v rôznych častiach organizácie a podobne. Dôležité je zameranie sa na podstatné veci a schopnosť zobraziť aktuálny vývoj čiastkových parametrov stratégie a ich súvislostí v komplexnom modeli organizácie. Monitorovanie predstavuje komplexný pohľad na aktuálnu výkonnosť organizácie.
ANALÝZA
Analýza patrí ku každodenným činnostiam smerujúcim k zisteniu, čo dôležité sa odohralo v rozpore s očakávaným vývojom. Znamená spoznávanie podstatného a pochopenie detailov. Samozrejmosťou je možnosť konfrontácie skutočnosti s plánom. Progresívnymi v tejto oblasti sú grafická analýza, vizualizácia informácií alebo tzv. manažment udalostí. V poslednom prípade príslušné analytické nástroje umožnia používateľovi v prípade, že spozoruje vývoj počas práce, o ktorom by sa, ak nastane v budúcnosti, rád dozvedel viac, nastaviť udalosť, na základe ktorej bude o nej automaticky upovedomený.
Reporting slúži na zvýraznenie biznis problémov a zavedenie základne pre akcie a iniciatívy. Moderné reportovacie nástroje ponúkajú užívateľovi prostredníctvom tenkého klienta (internetový prehliadač) možnosť nielen prezerať už existujúce zostavy, ale i vytvárať zostavy z existujúcich dát a zdieľať ich s ostatnými užívateľmi. Samozrejmosťou je v prípade potreby možnosť tvorby dopytov do transakčných dát.
ROLLING RE-FORECASTING
Kontinuálne odhadovanie budúceho vývoja (rolling re-forecasting) predstavuje z hľadiska dnešného riadenia oblasť s vari najväčším potenciálom. Práve tu dochádza ku konfrontácii požadovanej výkonnosti organizácie s reálne očakávateľnou. Inými slovami, nejde iba o pohľad na už dosiahnuté výsledky, ale o zreálňovanie očakávaní v nadchádzajúcom období, buď v období, ktoré zostáva do skončenia obchodného roka, alebo ešte lepšie pozerajúc sa za jeho horizont, t. j. najbližších 12 či 18 mesiacov dopredu. Pozornosť sa nevenuje iba analýze minulosti, ale riadenie sa zameriava na interpretáciu budúcnosti. Znamená to, že sa hľadajú odpovede na otázku, aké opatrenia treba prijať, aby sa dosiahla požadovaná výkonnosť, alebo aké výsledky sa dosiahnu pri prijatí týchto opatrení? Takýto spôsob riadenia možno nazvať pojmom proaktívny manažment, t. j. taký spôsob riadenia, ktorý sa zameriava predovšetkým na interpretáciu budúcnosti pri operatívnom riadení spoločností a pomáha získavať kontinuálny, pravidelný a kvalifikovaný pohľad na budúce výsledky organizácie.
Plánovanie výkonnosti je kľúčovým predpokladom jej dosiahnutia. V dnešnej turbulentnej dobe plnej neurčitosti a neustálych zmien sa čoraz viac dostáva do popredia nielen úsilie poznať možné scenáre budúceho vývoja, ale význam toho, že uvedené scenáre pomáhajú manažmentu budovať nové myšlienkové schémy, a tak byť pripravený správne reagovať na rozličné podnety a doceniť dosahy prijímaných opatrení na výkonnosť riadenej organizácie.
Monitorovanie výkonnosti a jej dosahovaných parametrov sa stáva súčasťou každodenného života organizácií. Nástrojmi monitorovania strategickej výkonnosti, ale predovšetkým jej podoby na exekutívnych úrovniach sa okrem nástrojov Business Intelligence stávajú riešenia v oblasti Scorecardingu.
TÉMA ČÍSLO JEDEN
Riadenie výkonnosti sa dnes stáva témou číslo jeden pre svoju aktuálnosť a schopnosť merateľne zabezpečiť výsledky organizáciám. Aplikácie CPM pomáhajú manažmentu komunikovať a riadiť stratégiu smerom dole naprieč celou organizáciou a zároveň získavať opačne pôsobiacu spätnú väzbu, spôsobom, ktorý pomáha ľuďom konať a prijímať rozhodnutia, ktoré podporujú strategické ciele. A nakoniec pomáhajú ľuďom v organizáciách zameriavať sa na kľúčové témy a kritické dáta prioritnejšie než na všetky udalosti a všetky dáta v organizácii. Dodávajú správne informácie správnym ľuďom v správnom čase a v správnom kontexte.