Celkový objem obchodov, ktoré sa na veľtrhoch a výstavách v Slovenskej republike uzatvorili v roku 2006, odhadli vystavovatelia na 3,2 mld. Sk.
Veľtrhy a výstavy dokážu byť zrkadlom určitého trhu. Sú to živé komunikačné platformy využívajúce ich silné stránky, ktoré sú predovšetkým:
-- Osobný kontakt medzi vystavovateľmi a návštevníkmi -- umožňujú priamu personálnu komunikáciu -- osobný kontakt medzi dopytom a ponukou.
-- Poskytujú "živé" výstavné plochy a predstavujú miesta "stretu" rôznych úrovní podnikania, sú i obchodné platformy, ktoré umožňujú aj pozorovať reálne trhy a zabezpečujú nielen podporu určitej komodity, ale aj nových ideí a technológií.
-- Osobné skúsenosti -- interaktivita -- ide o multisenzorický marketingový nástroj -- účasť na veľtrhu alebo výstave je cennou skúsenosťou, kde návštevníci môžu využiť všetky zmysly a získavajú okamžitú spätnú väzbu.
-- Tradícia -- ak sa konajú niekoľko rokov, sú úspešní poskytovatelia riešení, miesta využívania komplexných služieb a dobre etablované predstavujú samostatné odvetvie priemyslu, ktoré má nádej na úspešnú a dlhodobú existenciu.
-- Potenciál a know-how -- odkrývajú obrovský obchodný potenciál lídrov priemyslu, ak sú profesionálne pripravené a zrealizované, sú detailné zdroje poznatkov o trhu.
Prečo prišli vystavovať
Odpoveďou by mohli byť výsledky prezentované 590 firmami, ktoré sa zúčastnili na veľtrhoch a výstavách v rámci 6 odvetví národného hospodárstva SR v roku 2006.
Veľtrhy a výstavy teda umožňujú, aby sa efektívne stretli skupiny dodávateľov, distribútorov a poskytovateľov obchodných služieb. V Európe zohrávajú v osobnej komunikácii oveľa dôležitejšiu úlohu, ako napríklad v USA. Odrážajú to aj podiely financií v komunikačných rozpočtoch firiem venované na veľtrhovú prezentáciu. Nie je ničím výnimočným, že na veľtrhovú prezentáciu európske firmy venujú v priemere viac ako 20 % z ich komunikačného rozpočtu, čo je niekoľkokrát viac, ako napríklad v USA. Aj priemerná návštevnosť dosahuje na európskych podujatiach niekoľkonásobne vyššie hodnoty. Ako je to so slovenskými firmami? Ich výdavky možno za minulý rok charakterizovať na základe grafu č. 2. Uvedené výsledky boli získané na základe odpovedí uvedených 590 vystavujúcich firiem.
Približne 3 percentá z uvedených dotazovaných firiem sa domnievajú, že ich výdavky v ďalšom roku klesnú, 55 percent opýtaných plánuje venovať na účasť na veľtrhoch rovnaký podiel z komunikačného rozpočtu ako v predchádzajúcom roku a 42 percent subjektov očakáva zvýšenie výdavkov.
Firmy pokladajú veľtrhy za najvýznamnejšie nástroje na komunikáciu predovšetkým v oblasti komunikácie na trhu investičných tovarov. Na týchto B2B podujatiach mnohé firmy realizujú aj objednávky alebo priame obchody.
Opäť sa potvrdilo, že veľtrhy majú veľmi silnú pozíciu aj v realizácii obchodov a zohrávajú významnú úlohu pri rozhodnutiach nákupcov firiem. Pritom náklady na 1 obchodný kontakt sú v porovnaní s osobným predajom zväčša podstatne nižšie práve na veľtrhoch. Na to, aby to tak bolo, je však potrebné i racionálne plánovanie návštev a intenzívna predveľtrhová a poveľtrhová aktivita vystavujúcej firmy.
Racionalita v príprave účasti na veľtrhu znamená predovšetkým:
-- Definíciu cieľov účasti na veľtrhu a včasné prihlásenie sa.
-- Správny výber podujatia.
-- Svedomitá príprava a realizácia podujatia -- koncepcia stánku, finančný plán, tréning personálu.
-- Kontrola efektívnosti -- zistenie nákladov na veľtrhovú účasť, dokumentácia o kontaktoch, získaných informáciách a záveroch, vyhodnotenie evidencie návštevníkov, analýza štruktúry návštevníkov, pokračovanie komunikácie s nimi po ukončení podujatia.
Napovedať pri definícii cieľov môžu opäť výsledky anketovania uvedených vystavujúcich firiem v roku 2006 (graf č. 1). Okrem spomínaných funkcií majú veľtrhy a výstavy význam predovšetkým ako nástroje na podporu predaja. Päťdesiatjeden percent anketovaných firiem potvrdilo, že na podujatiach, na ktorých sa zúčastnili, realizovali i priame objednávky. Odhad objemu ich obchodov počas veľtrhov je uvedený v grafe č. 4.
Čo je ešte dôležité pri príprave?
Hoci 77 percent z 3 480 anketovaných návštevníkov veľtrhov a výstav v 6 odvetviach národného hospodárstva v SR v roku 2006 uviedlo, že sa dozvedeli o podujatí z reklamy organizátora podujatia, je veľmi dôležité i pozvať existujúcich a potenciálnych zákazníkov priamo na váš stánok. Priamymi pozvánkami, ktoré pre vystavovateľov pripravujú organizátori pod názvom "firemná pozvánka". Alebo modernými vlastnými spôsobmi, akým je pozvanie na webovej stránke alebo e-mailom.
Vždy radšej racionálne zvažujte všetky "za a proti". Nechoďte na žiadne podujatie, ak nemáte čo ukázať. Ale ak máte dostatok dôvery k veľtrhom, využívajte ich. Sú multifunkčným médiom a môžu znamenať významné obohatenie. Príďte a buďte úspešní, rovnako, ako bolo úspešných v roku 2006 približne 7 900 vystavujúcich firiem v 45 výstavných halách slovenských organizátorov, ktorých celková výstavná kapacita v pavilónoch presahuje 100 000 m2 a ktorí disponujú množstvom ďalších výstavných plôch na otvorenom priestranstve. Uvedené subjekty vystavovali na výstavnej ploche presahujúcej 340 000 m2. Viac ako 100 slovenských výstavných podujatí navštívilo približne 900 000 návštevníkov.
Novovzniknuté malé firmy sa niekedy účasti na veľtrhu alebo výstave obávajú. Či už z hľadiska očakávaných vyšších nákladov, alebo strachu z konfrontácie s väčšími konkurentmi. To niekedy prispieva k tomu, že sa novovzniknuté a malé firmy niekedy stavajú k veľtrhu alebo výstave s určitou odmietavosťou. Ak sa však pozrieme na tohtoročnú štruktúru veľkosti dotazovaných vystavujúcich firiem, zistíme, že práve malé a stredné firmy sú kľúčový segment pre každého organizátora. V roku 2006 bol ich podiel na celkovom počte vystavujúcich firiem v SR až 93 percent.