O efektivite využitia IT

Jednou z množstva úloh expertov v oblasti informačných technológií v organizácii je určiť, aký typ technológie alebo informačného procesu je adekvátny na spracovanie danej úlohy, prípadne posúdiť, či je na spracovanie danej úlohy vôbec efektívne využiť informačné technológie. Vzhľadom na to, že informačné technológie sú na jednej strane veľkým pomocníkom pri spracúvaní úloh, na druhej strane, ak je ich využitie neefektívne, môžu byť v konečnom dôsledku veľkým požieračom finančných zdrojov organizácie. Pre ich relatívnu zložitosť a v niektorých prípadoch i pre ich vysokú obstarávaciu cenu je preto potrebné zvážiť a analyzovať efektivitu využitia informačných technológií v organizácii. Tá sa vo veľkom množstve podceňuje, a tak sa napríklad príliš drahé, resp. neadekvátne informačné technológie nasadzujú na pracoviská, kde by vôbec nemuseli byť. Alebo sa príliš zastarané informačné technológie nasadzujú tam, kde výrazne spomaľujú pracovný proces alebo vytvárajú pre pracovníkov tzv. nezdravé pracovné prostredie.
Efektívnosť využitia informačných technológií je dobrá nielen v tom prípade, ak sa vynaložené zdroje na takúto technológiu vrátia, ale ak v prvom rade uľahčia zamestnancom prácu pri plnení pracovných úloh. Nové technológie umožňujú využiť nové pracovné metódy a postupy a predovšetkým zefektívniť spracovanie úloh, ktoré sú v dnešnom podnikateľskom svete čoraz náročnejšie. Veľakrát sa však stáva, že nové informačné technológie a nové informačné procesy spomaľujú pracovný proces a prácu niektorým pracovníkom, ktorí by ju tradičným spôsobom vykonali jednoduchšie. Tak si prácu zbytočne komplikujú nasadzovaním zložitých pracovných postupov s využívaním takýchto technológií. Nie je ani žiadnym tajomstvom, že napríklad niektorí vrcholní riadiaci pracovníci majú vo svojich kanceláriách veľmi drahé špičkové technológie, pričom ich gramotnosť pri využívaní týchto technológií je veľmi nízka, až takmer nulová, a v mnohých prípadoch pri vykonávaní daných úloh nie je ani potrebná. Na druhej strane, ich podriadení, ktorí by potrebovali pri vykonávaní svojich pracovných úloh novšiu technológiu, majú technológiu zastaranú alebo v niektorých prípadoch žiadnu. V záujme čo najefektívnejšieho využitia informačných technológií v organizácii je preto potrebné, aby sa jednotlivé pracovné výkony a úlohy analyzovali a vyhodnocovali. Následne by sa potom určilo, pri ktorých pracovných úlohách je efektívne využiť informačné technológie, prípadne, aký typ informačnej technológie a aký druh pracovného postupu je vyhovujúci. Ďalej by sa mohlo určiť, pri ktorých pracovných úlohách nie je efektívne využívať takéto technológie a určiť aj pracovný postup bez takejto technológie. Preto pracovníci, vo väčšine prípadov riadiaci pracovníci -- manažéri, ktorí rozhodujú o využívaní takýchto druhov technológií a pracovných postupov v organizácii, by mali užšie spolupracovať s odborníkmi a expertmi v tejto oblasti a pri rozhodovaní o zaobstarávaní a využívaní informačných technológií by mali zvažovať aj názory takýchto odborníkov. Vo mnohých prípadoch sa však takýto postup neuplatňuje a rozhodnutie radiaceho, prípadne riadiacich pracovníkov je povrchné a bez akéhokoľvek reálneho základu a hlbšej analýzy.