Právnickým, ako aj fyzickým osobám -- t. j. všetkým podnikateľským subjektom -- ostáva len krátky čas (do 30. júna 2005), aby splnili zákonné požiadavky stanovené slovenskou legislatívou vo veci správy registratúry. Legislatíva vzťahujúca sa na danú oblasť vyplýva zo zákona o archívoch a registratúrach (č. 395/2002 Z. z.), ako aj vykonávacej vyhlášky ministerstva vnútra k tomuto zákonu (č. 628/2002 Z. z.).
Zákon č. 395/2002 Z. z. v § 2 vymedzuje niektoré základné pojmy:
l Ods. 13 definuje "Správu registratúry" ako zabezpečenie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania.
l Ods. 14 definuje "Registratúru" ako súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry.
l Ods. 16 definuje, že "Pôvodca registratúry" je právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra.
V § 16 definuje povinnosti pôvodcu registratúry:
l Ods. 2, písm. a) vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán a predložiť ich na posúdenie a schválenie ministerstvu prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou
l Ods. 2, písm. b) zabezpečovať správu registratúry
l Ods. 2, písm. f) umožňovať výkon štátneho odborného dozoru nad správou registratúry
l Ods. 2, písm. g) vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy len so súhlasom ministerstva vnútra
V § 17 definuje, čo pôvodca registratúry upravuje v registratúrnom poriadku:
l Ods.1, písm. a) evidovanie, tvorbu, ukladanie, ochranu registratúrnych záznamov, prístup k registratúrnym záznamom a ich vyraďovanie.
l Ods.1, písm. c) úlohy a opis činností zamestnancov pôvodcu registratúry na jednotlivých úsekoch správy registratúry.
§ 18 ods. 2 a 3) je stanovené, že pôvodca registratúry môže vyradiť z registratúry registratúrne záznamy len vo vyraďovacom konaní a musí tak urobiť najmenej raz za päť rokov.
§ 31 Správne delikty okrem iného definujú pokuty za zanedbávanie alebo nevykonávanie správy registratúry pôvodcom registratúry.
Ministerstvo môže uložiť pokutu do:
l 1 mil. Sk tomu, kto zničí registratúrne záznamy alebo registratúru bez vyraďovacieho konania,
l 500 tis. Sk tomu, kto neumožní výkon štátneho odborného dozoru,
l 100 tis. Sk tomu, kto nevypracuje registratúrny poriadok a registratúrny plán alebo ho nepredloží na posúdenie a schválenie, či nezabezpečí správu registratúry.
Platnosť tohto zákona je od 1. januára 2003 a podľa Vyhlášky MV SR č. 628/2002 § 43 ods. 1 ukladá povinnosť pôvodcovi registratúry upraviť svoj registratúrny poriadok podľa tejto vyhlášky s účinnosťou najneskôr od 1. januára 2006, no predložiť ho na schválenie je potrebné do 30. júna 2005.
Z toho vyplýva, že každý podnikateľ či firma musí danej oblasti venovať náležitú pozornosť a rozhodnúť sa, ako bude vykonávať interné postupy vo veci systému správy registratúry. Danú oblasť je možné pokryť dvoma spôsobmi:
-- zavedením fyzických evidenčných kníh (vhodné skôr pre malé firmy a fyzické osoby) alebo
-- prostredníctvom informačného systému pre automatizované vedenie registratúry
Spoločnosť NESS Slovakia prináša pre oblasť správy registratúry automatizované riešenie RecoFILE, a to v súlade s legislatívnymi požiadavkami, ktoré zároveň umožňujú pružné prispôsobovanie sa novým nárokom na spracovávanie a uchovávanie dokumentov.
StoryEditor