Prvé dni nastupujúceho roka sú doslova preplnené plánovaním, predsavzatiami a túžbami začať s čistým stolom. Spôsob, akým si dokážete zorganizovať vaše pracovné prostredie, môže mať veľký vplyv na vašu produktivitu. Ušetríte tým čas a predídete zbytočnej únave. Dokonca dokážete vďaka efektívne usporiadanému pracovnému prostrediu dokončovať úlohy omnoho skôr.
Na neporiadok si zvyknete rýchlo
Pohodlnosť je jav, na ktorý si zvykáme takmer všetci veľmi rýchlo. Skúste preto nad svojím pracovným prostredím získať potrebný nadhľad a pozrite sa naň nezaujatými očami. Uvedomte si napríklad, ako často vstávate zo stoličky a idete si po veci, na ktoré od stola nedosiahnete. Máte na stole dosť miesta, aby ste mohli pracovať bez rušivých vplyvov? Robíte si z pracovného stola skladisko? Zistite objektívnym pohľadom, či máte klávesnicu a monitor umiestnené tak, aby ste ich používať pohodlne a bez zbytočnej námahy. Dôležité je, aby ste skrinky a zásuvky v pracovnom stole nemali prepchaté zbytočnými papiermi a zložkami. Ak v tom máte neporiadok, opäť strácate čas zbytočným a dlhým hľadaním toho, čo práve potrebujete.
Jednotný recept neexistuje
Na organizáciu pracovného prostredia zatiaľ neexistuje nijaký univerzálny recept. Všetko je postavené na individuálnych princípoch. Práve to, čo sa zdá pohodlné vám, môže prekážať kolegom. Môžete sa však začať riadiť od niekoľkých všeobecne zaužívaných pravidiel. V tomto prípade sa určite stretnete s pojmom ergonomika. V jednoduchom jazyku ide o proces navrhovania strojov, pracovných metód a prostredia, pri ktorom berieme do úvahy bezpečnosť, pohodlie a produktivitu človeka. Ak sa to týka malej firmy a malých kancelárií, znie to možno až megalomansky, ale je nepochybné, že výber a usporiadanie nábytku a celkové vybavenie kancelárie môže mať na váš pracovný štýl veľký vplyv.
Napríklad stôl musí poskytovať dostatočný priestor na pohodlnú a nerušenú prácu. Výkony by ste mali rozdeľovať na prácu na počítači a takzvané papierovanie. V tomto prípade si vyskúšajte moderné usporiadanie v tvare L. Umožní vám rýchly prechod od tradičného písacieho stola k počítaču bez toho, aby ste museli vstávať. Ak je to čo len trochu možné, rozhodnite sa pre stôl s nastaviteľnou výškou. Pracovný stôl nesmie v kancelárii stáť ako prekážka medzi vami a návštevníkom. Vytvárate tým v rámci komunikácie psychologickú bariéru. Možno vám ide práve o to, ale pokiaľ chcete pôsobiť prístupne, rozhodnite sa pre nejakú inú polohu.
Na stoličke nehompáľajte nohami
Väčšina moderných kancelárskych stoličiek má nainštalované kolieska. Umožňujú otáčanie a uľahčujú prechod do rôznych častí pracovného priestoru. Dobré operadlo zas vylučuje zbytočnú únavu. Stoličky, ktoré symbolizujú víťazstvo okázalosti nad už spomínanou ergonomikou, vyjadrujú skôr vaše postavenie vo firme, než by prispievali k vášmu pohodliu. Ani v tomto prípade nemôžeme povedať, že existuje ideálna stolička. Pri jej výbere by ste však nemali zabúdať, že musí mať nastaviteľnú výšku sedadla, vertikálne a horizontálne nastaviteľné operadlo. Samozrejme, že musí byť dostatočne stabilná. Pri nastavovaní stoličky by ste nemali zabúdať na to, aby ste pohodlne spočívali na podlahe celou plochou chodidiel. Medzi okrajom stoličky a vaším lýtkom sa odporúča asi päť centimetrov voľného priestoru.
Ak máte na stoličke nainštalované operadlá na ruky, nastavte si ich tak, aby sa sotva dotýkali spodnej strany lakťov ohnutých do pravého uhla. Operadlá vám nesmú lakte ani trocha nadvihovať. Ak vám znemožňujú dostať sa dostatočne blízko k pracovnej ploche, odstráňte ich.
Nízke kreslá nie sú na schôdzovanie
Pokiaľ máte kanceláriu zariadenú ako priestor na prijímanie zákazníkov alebo zvolávanie krátkych operatívnych porád, mali by ste sa zamyslieť nad nábytkom, ktorý ju vypĺňa. Väčšina ľudí uprednostňuje nízke kreslá a nízke konferenčné stolíky. Navodzuje to síce príjemnú atmosféru, ale na pracovné stretnutia je to nevhodné. Na pracovnú komunikáciu, počas ktorej nemusíte veľmi pracovať s dokumentáciou, je najvhodnejší okrúhly alebo oválny stôl a čalúnené stoličky.
Vzorom pracovníčky s výbornou organizáciou pracovného prostredia bola istá asistentka. Vždy presne vedela, kde čo hľadať. Kancelária prekypovala čistotou. Po prechode do inej firmy sa všetko zmenilo. V predchádzajúcej firme nebola zvyknutá nahrávať si šéfove poznámky na diktafón. Písací stroj si ukladala vedľa pracovného stola. Nový šéf jej však každé ráno dával pásku s dennými úlohami. Musela sa tak dennodenne šplhať po písací stroj do police umiestnenej veľmi vysoko a s veľkou námahou ho dávať každé ráno dolu. Práve tu sa stretávame so zmenou pracovných návykov, s čím, samozrejme, súvisí aj zmena usporiadania pracovného prostredia. Presne tak, aby bolo pre vás pohodlné. Ak máte nad pracovným stolom poličky, je logické, že si tie najťažšie pracovné pomôcky a dokumentáciu, ktorú používate často, budete ukladať čo najnižšie, aby ste na ne dosiahli. A bez námahy.
Prvé dni nového roka sú v rámci rôznych už spomínaných predsavzatí a pomyselného čistého stola tým najvhodnejším obdobím na efektívne usporiadanie pracovného prostredia a nové návyky.