Pred prvým dňom v kancelárii

Pojmy ako organizácia, štruktúra a plánovanie vzbudzujú u ľudí prevažne negatívne emócie. Pre úspešné podnikanie sú však nevyhnutnosťou. Pre malých a stredných podnikateľov je určená publikácia nemeckých autoriek Christin Ottlovej a Gitte Härterovej Dokonalá organizace v malé firmě (Management Press, Praha 2003). Najmä v začiatkoch podnikania, pokiaľ je firma malá, sú majitelia značne vyčerpávaní ostatnými záležitosťami týkajúcimi sa prevádzky a nemajú čas, aby sa venovali činnostiam, ktoré nie sú vidieť. Avšak hlavne plánovanie a organizácia práce rozhodujú o úspechu firmy.
Pod pojmom dokonalá organizácia rozumejú nemecké konzultantky najmä optimálne sebariadenie, organizáciu času a administratívy.
Sebariadenie a riadenie času v praxi znamená stanovenie priorít, plánovanie ideálneho dňa vrátane pracovných stretnutí. Kapitola organizácia kancelárie sa venuje vybaveniu kancelárie, pričom začína od najdôležitejšieho miesta -- pracovného stola. Praktický nábytok a ľahký prístup k potrebným materiálom by mali byť samozrejmosťou. Menej jasnou záležitosťou je už vytváranie a udržiavanie archívu. Kniha poradí, či sa rozhodnúť pre analógový alebo digitálny archív alebo ako vytvoriť štruktúru archívu. V dnešnej kancelári nesmie chýbať počítač. Nie každý je však počítačovo gramotný a nie každý sa dokáže naučiť pracovať s počítačom sám. Preto je výhodnejšie investovať do kvalitného školenia nielen pre seba, ale aj pre svojich spolupracovníkov. Pre podnikateľa je nevyhnutné rozumieť štruktúre súboru dát a zložiek, pripraviť sa na riešenie krízových situácií, keď počítač zlyhá, vedieť si vybrať vhodný kancelársky softvér, pripojiť periférne zariadenia (tlačiarne, skenery) a hlavne chrániť svoje dáta pomocou antivírusových programov.
Korešpondencia je ďalšou témou, ktorej sa nevyhne žiadna firma. Je dôležité uvedomiť si, že takýmto spôsobom sa prezentujeme navonok. Autorky uvádzajú niekoľko odporúčaní, ako nakladať s doručenou poštou, správne na ňu odpovedať a čomu sa pri písomnej komunikácii s klientom vyhnúť. Záver knihy prináša pohľad na fenomén dnešných čias -- telefonovanie.
Publikácia, ktorá sľubuje naučiť hospodárne zaobchádzať s časom, ako udržiavať pracovný a súkromný život v rovnováhe a dosiahnuť lepšie výsledky vzhľadom na vynaložené náklady, je podľa všetkého určená ľuďom, ktorí sa počas predchádzajúcich pracovných skúseností reálne nestretli s fungovaním kancelárie a sú v podnikaní iba na začiatku. Ostatným by sa mnohé jej rady inak mohli zdať triviálne.