Prinášame desiatu časť vzdelávacieho kurzu pre malé a stredné podniky. Jeho písomným absolvovaním prostredníctvom konečného testu (bude uverejnený 19. 4.) získate certifikát Manažment podnikateľských zručností. Dnes rozoberieme manažovanie času.
Výraz time managament znamená disciplinované plánovanie a organizovanie času, v dôsledku čoho získame úsporu, aby sme mali viac času na podstatné a dôležité veci v rámci svojej práce, ako aj viac voľného času pre seba. Získanie času by však nemalo spieť k tomu, že ho budeme využívať len na prácu. Každý človek má k dispozícii 24 hodín denne, čo je 1 440 minút. Nadstaviť tento čas o ďalšie minúty nie je možné a jediné, ako ho možno získať viac, je efektívnejšie ho využiť. Uvádza sa, že ak pomocou vhodných opatrení odbúrame iba 15 minút zbytočných činností denne, získame ročne viac ako 90 hodín voľného času navyše.
Manažment času by nám mal v konečnom dôsledku umožniť získať viac voľna na odpočinok a dať nám možnosti dobiť si vlastnú energiu. Pri správnej aplikácii nám to pomôže odstrániť veľa zbytočného stresu a vniesť do všetkých aktivít viac pohody.
Známe je tzv. Paretovo pravidlo, ktoré hovorí, že 80 percent prínosov zabezpečia činnosti, ktoré trvajú 20 percent času. A naopak, zostávajúcich 80 percent času strávime s vecami, ktoré prinesú iba 20 percent úspechu.
Počiatočnou snahou smerom k efektívnemu využívaniu času je položiť si otázku, či skutočne potrebujeme viac času. V dnešnej spoločnosti všeobecne rezonuje slovo "dôležité“, čo je vlastne synonymom "byť neustále zamestnaný nejakou činnosťou“. V súčasnosti veľa ľudí vôbec nie je zvyknutých - a dokonca je im to nepríjemné - mať veľa voľného času pre seba. Želanie venovať sa manažmentu času by preto malo byť vedomým rozhodnutím, že chceme naozaj získať viac času. Ak sa s týmto faktom vnútorne nestotožníme, žiadne techniky time managamentu nám nepomôžu.
Postupnosť krokov
Prvým krokom, ktorým dosiahneme lepšie narábanie s časom, je zmapovať si, na čo a na aké činnosti náš čas využívame, a potom odsunúť činnosti, ktoré sú nepodstatné a ktoré sú tzv. zlodejmi času.
Po druhé si treba ujasniť, z akých činností sa náš každodenný život skladá a koľko času jednotlivým činnostiam venujeme (práca, rodina, priatelia či šport).
Veľmi dôležité je urobiť si prehľad o terajšej životnej situácii. Nápomocné je pri tom vytvorenie presného prehľadu. Urobte si časový týždenný plán a značte si, koľko času ste potrebovali na jednotlivé činnosti - od ranného vstávania, až kým sa neuložíte na nočný odpočinok. Dobré je vybrať si týždeň, v ktorom sú jednotlivé dni všedné. Potom si urobte analýzu zmapovaného týždňa podľa jednotlivých činností (práca, jedlo, spánok, nákupy) a zrátajte si, koľko času ste na ne potrebovali. Zistíte, koľko časopriestoru vám zabrali, a taktiež či to, zodpovedá vašim potrebám a predstavám. Získate informáciu aj o tom, čoho by ste sa mohli vzdať alebo na čo by ste potrebovali viac času, a či je vynaložený čas na jednotlivé činnosti adekvátny ich obsahu.
Po tomto kroku, keď ste získali prehľad o všetkých úlohách a o tom, čo by ste chceli dosiahnuť, je dobré začať s konkrétnym vypracovaním časového plánu. Plánovanie ušetrí veľa minút a zlepší výsledky vašej práce. Čas, ktorý použijete na vypracovanie časového plánu, sa vám určite vyplatí.
Najlepšie je venovať príprave denného plánu 5 až 15 minút. Veľký význam majú aj týždenné plány, ich prednosťou je, že nimi možno sledovať dlhodobejšie a strategické ciele. Treba si však uvedomiť aj to, že týždenný plán treba občas flexibilne upraviť, najmä ak si to vyžaduje nepredvídateľná situácia. Takéto plány je najvýhodnejšie urobiť písomne a začať s najdôležitejšími udalosťami dňa. Pomôže tiež, keď si poznačíme i jednotlivé postupy, ktoré budú súvisieť s plnením úloh.
Taktiež je veľmi dôležité vedieť rozlišovať úlohy podľa ich dôležitosti a naliehavosti. Neodkladné úlohy musíte vybaviť rýchlo, keďže majú dané termíny, v akých ich treba splniť. Dôležité úlohy majú väčšinou dlhodobý a strategický charakter.
Rovnako si treba veľmi dobre zapamätať, že time managament nerieši len čo, kedy a ako robiť, ale predovšetkým rieši otázku, prečo to vlastne robiť.
Päť zásad manažovania času
1. Zapisujte si úlohy, ktoré treba vybaviť.
2. Uveďte potrebný čas na ich vybavenie (dôležité je určenie potrebného času).
3. Nechajte si čas na nepredvídané a nevyhnutné úlohy alebo problémy.
4. Urobte si poradie úloh podľa ich dôležitosti.
5. Kontrolujte plnenie úloh a presun nesplnených úloh na nasledujúci deň, prípadne iné obdobie.
Rozdelenie úloh do štyroch tried
A: Úlohy, ktoré sú dôležité a nevyhnutné (napr. dôležitý zákazník hrozí, že odstúpi od zmluvy, a je nevyhnutné urobiť okamžité opatrenia).
B: Úlohy, ktoré sú dôležité, ale v danom momente nie naliehavé (môžu však časom prerásť do kategórie A, napríklad neriešenie ojedinelých sťažností, v dôsledku čoho začneme pociťovať úbytok klientely).
C: Úlohy, ktoré sú nevyhnutné, ale majú dlhodobý charakter, teda nie sú v danom momente také dôležité (sem patria úlohy typické pre všedný deň, napríklad upratovanie, nákupy a podobne).
D: Úlohy, ktoré nie sú dôležité ani nevyhnutné (povedzme oslavy, ktoré keď sa neuskutočnia, nespôsobia žiadnu škodu).
Pri príprave plánovania času nám pomôže práve vytvorenie uvedených kategórií a zoradenie úloh
A: Úlohy, ktorých splnenie je dôležité a nevyhnutné.
B: Úlohy, ktoré sú dôležité, ale nie naliehavé.
C: Úlohy, ktoré je možné delegovať alebo možno vytvoriť systém, prostredníctvom ktorého bude možné tieto "rutinné“ úlohy efektívne a rýchlo vybaviť.
D: Úlohy, ktoré nebude treba vedome splniť, alebo úlohy, ktoré bude možné vedome využiť v prospech niečoho.
Veľkým problémom pri využívaní času je delegovanie plnenia úloh alebo ich častí na iné osoby. Nie každý manažér dokáže delegovanie úloh dostatočne a efektívne zvládnuť.
Pri zostavovaní plánu si treba určiť aj časové rozpätie plnenia jednotlivých úloh. Ak si presne na minúty vymedzíme čas určený na splnenie úlohy, môže sa nám stať, že pri posunoch si celý plán narušíme. Preto je dobré počítať s určitou rezervou. Perfektné plánovanie času nie je v reálnom živote možné. Avšak analýza časového plánu a jeho chýb v ňom nám pomôže pri tvorbe plánu v budúcnosti.
Hlavné zásady
Veľmi dôležité je vedieť s plánom flexibilne pracovať a vymedziť si čas na priority.
Cieľom každého plánu je určiť si, čo je dôležité a čo treba na nasledujúci deň vybaviť. Ak príde niečo neočakávané, musíme vedieť plán prispôsobiť novej situácii a riadiť sa sloganom: Dôležité je zriedkakedy nevyhnutné a nevyhnutné je zriedkakedy dôležité.
Nedovoľte, aby vám váš program organizovali iní ľudia. Riešenie podstatných a zásadných vecí si treba premyslieť v pokoji.
Nezdržujte sa malichernosťami, mnohé z úloh nepodstatného charakteru delegujte, napríklad bežnú administratívu v podniku zautomatizujte. Zbavte sa vnútorného presvedčenia, že len vy sami dokážete urobiť všetko najlepšie.
Nesnažte sa všetkým vyhovieť! Nikdy sa vám to nepodarí. Naučte sa ľudí zdvorilo, ale jasne sformulovaným výrokom odmietať. Takýto postup vám ušetrí váš drahocenný čas a zbytočný stres.
Hovorí sa, že presnosť je výsada kráľov! Staňte sa kráľom alebo kráľovnou aj vy. Buďte dochvíľny, dodržiavajte dohodnuté termíny. Akademické omeškania sú už prežitkom. Ak budete čakať na oneskorencov, budete trestať dochvíľnych. Tých, ktorí budú meškať, zvýhodníte.
Jednou z typických ľudských vlastností je odsúvanie riešení nepríjemností. Mnohé z nich vôbec nebudú také nepríjemné, ako sa na prvý pohľad zdá, a preto ich začnite riešiť čo najskôr. Tým, že nebudete celé hodiny premýšľať, ako na ne, opäť získate veľa času pre seba. Veď, napokon, aj tak to nikto za vás neurobí.
Nerobte unáhlené rozhodnutia, a nerobte veľa vecí naraz. Nič z nich neurobíte poriadne a o získaný čas veľmi rýchlo prídete pri korekciách neuvážene prijatých rozhodnutí, ktoré okrem stresu môžu vám i celej firme spôsobiť mnoho škôd. Dôležité sú rozvážnosť a systém.
Osobitnú úlohu zohrávajú aj nové komunikačné technológie. V mnohom nám pomáhajú, ale v mnohom i prekážajú. Dlhé monológy zo strany volajúcich nás o čas veľmi výrazne oberajú - je len na nás, akým spôsobom hovory takéhoto typu budeme eliminovať.
Prácu si plánujte realisticky, nezabúdajte, že nemenej dôležitý je pre vás aj čas, ktorý venujete rodine a záľubám.
Najčastejšie chyby pri organizovaní času
Neporiadok - nedovoľuje nám mať prehľad o veciach. Neustálym hľadaním potrebnej veci či informácie strácame veľa drahocenného času, ktorý by sme inak mohli venovať iným a príjemnejším záležitostiam.
Nedostatok spánku - zapríčiňuje únavu, nervozitu, stres a v konečnom dôsledku zníženie celej efektivity práce.
Nesprávne, prípadne žiadne plánovanie - ak sa nebudeme venovať plánovaniu činnosti, budeme ju vykonávať chaoticky, a práve množstvo nášho času minieme na oveľa menej dôležité alebo nepotrebné aktivity.
Oddych - nedeliteľná súčasť práce. Náš organizmus ho potrebuje, a preto je nevyhnutné si ho dopriať. Ak naň nemáme čas, niečo nerobíme správne.
Rodina - firma sa bez vás zaobíde, rodina nie. Nemyslite si, že ste vo firme nenahraditeľný! Vynasnažte sa prácu plánovať tak, aby vám zostával čas na rodinu. Nedostatok času v práci možno nahradiť prerozdelením úloh na viacero osôb, nedostatok času pri výchove detí však nenahradíte ničím.
Zlodeji času
Pod pojmom zlodeji času rozumieme to, čo nám z nášho času uberá, ako aj to, s čím si treba poradiť. Medzi päť najčastejšie sa vyskytujúcich zlodejov času patria:
- telefonáty
- neočakávaní návštevníci
- absentujúce ciele, termíny, priority
- krízové situácie
- porady (plánované i neplánované)
Veľkým problémom na pracoviskách sú porady, a predovšetkým ich organizovanie a riadenie. Pri príprave porád je preto veľmi dôležité, aby sa povedalo, o čom porada bude, kedy sa začne a ako dlho potrvá. Je taktiež dokázané, že je lepšie robiť väčšiu poradu než veľa malých.
Zásady dobre organizovanej porady:
- zostavenie podrobného plánu porady vopred
- bezpodmienečne je dôležité poradu začať v určenom čase
- delegujte časť porady aj na iných
- každá téma porady musí mať svoj výstup
- viac času venujte riešeniu problémov ako ich opisu (80 percent riešenie - 20 percent problémy)