Myslite na IT riešenia, euro sa blíži

V poslednom zo série článkov venovaných prípravám na implementáciu euro riešení do informačných systémov sme sa venovali krízovému plánu a jeho opodstatneniu v celkovom pláne pri prechode na euro. Teraz prichádza čas povedať si niečo o prvých fázach implementácie riešení. Zároveň je potrebná rekapitulácia legislatívnych krokov, ktoré sa v súvislosti s eurom udiali za posledné mesiace.
Základný zákon vláda schválila
Kľúčovou udalosťou je septembrové schválenie návrhu generálneho zákona o zavedení meny eura vo vláde. S týmto zákonom sa síce spája aj niekoľko ďalších zmien a doplnení zákonov, ale najdôležitejší bude vykonávací predpis, ktorý pripravuje ministerstvo hospodárstva a ktorý upraví pravidlá duálneho oceňovania, respektíve duálneho zobrazovania pre oblasť ochrany spotrebiteľov pri marketingu, ponukách a pri predaji alebo inom odplatnom poskytovaní výrobkov, tovarov, prác a niektorých služieb. Niečo je známe už teraz. Najmä zákonom určená úprava účtovných zostáv podľa paragrafu 18 daného zákona. Ide o tieto účtovné zostavy:
predajná ponuka, predajná objednávka, objednávka návratky, príjemka návratky, predajná faktúra, predajný dobropis, predajná zálohová faktúra, daňový doklad k predajnej zálohovej faktúre, dodací list, predajná ponuka, predajná objednávka, objednávka návratky, príjemka návratky, predajná faktúra, predajný dobropis, predajná zálohová faktúra, daňový doklad k predajnej zálohovej faktúre a dodací list.
Pre minimalizáciu prác je potrebné upravovať aj ostatné veci, ale len v zmysle určenia podľa § 18, ods. 6. daného zákona, kde zákon hovorí iba o konečných sumách cien.
Tieto veci budú musieť byť funkčné 1. júla 2008, keď začne platiť duálne oceňovanie a, samozrejme, skutočne naostro po samotnom vstupe Slovenska do eurozóny od 1. januára 2009. Treba vedieť, že tieto veci sa ešte môžu zmeniť, pretože legislatíva sa vyvíja a bude vyvíjať. Veľmi dôležité je tiež vedieť, že aj keď hovoríme "iba" o duálnom zobrazovaní, v súvislosti s duálnym oceňovaním hovoríme prakticky aj o duálnom vydávaní tlačených potvrdení. Čiže napríklad a najmä o doklade vyhotovenom registračnou pokladnicou, čiže pokladničnej potvrdenke.
Príprava je dôležitá
Pred samotnou konverziou je dôležitá príprava. Ide najmä o technické a programové opatrenia. V tomto období by už malo byť jasné, či a v akej miere môžete rátať s pomocnou rukou vášho dodávateľa informačného systému. Renomované spoločnosti deklarovali svoju pripravenosť spolupodieľať sa na individuálnom riešení zmien v podnikových informačných systémoch. Zákazníckou výhodou môže byť to, ak túto službu poskytnú v rámci poplatkov za údržbu informačného systému. Prakticky to znamená, že dodávatelia dodajú základný konverzný nástroj, ktorý pokryje štandardné riešenie systému. To sa následne doplní o používateľský komfort a zákaznícke úpravy ušité na mieru.
Zálohovanie
Vzhľadom na to, že začiatky implementácie konverzie na euro by sa mali zhruba kryť s koncom terajšieho účtovného roka, ktorý ešte s eurom nepočíta, bolo by zbytočné riskovať v tomto prípade problémy. Preto platí základná rada, že pred akýmkoľvek zásahom do IT systému, ktorý súvisí s prípravou alebo so samotnou skúšobnou implementáciou europrojektu, sa musí urobiť kompletná záloha celej databázy vašej spoločnosti. Účtovníci by sa zbláznili, keby prišlo k nejakým problémom v čase dokončovania uzávierok. A nakoniec: záloha poslednej korunovej databázy môže v budúcnosti poslúžiť aj ako historický dokument o firme. Až po tomto kroku môžete pristúpiť k skúšobnej konverzii a kontrole konvertovaných údajov z databázy. Niektoré podnikové systémy, ako napríklad Microsoft Dynamics NAV, automaticky vytvárajú databázu rozšírenú o tzv. historické tabuľky. Ich tvorba je však časovo náročná, preto treba počítať aj s časovou rezervou.
Začiatky implementácie
Čo sa týka programových opatrení, tie závisia od typu systému, v ktorom firma pracuje. Určite by sa malo začať opatreniami ako vyprázdnenie denníkov, kontrola nastavení, kurzov, účtovných skupín. Platí základné pravidlo, že treba postupovať logicky - bod za bodom tak, aby v každom okamihu konverzie bolo jasné, odkiaľ a kam smerujeme a v akom štádiu sa momentálne nachádzame. Je to dôležité najmä preto, aby proces umožňoval aktuálne opravy a optimalizácie bez negácie predchádzajúcich postupov.
Novinári majú pravidlo, že správa určená na zverejnenie sa musí dať krátiť zospodu tak, aby sa nestratil jej zmysel. Je to preto, aby editor, ktorý správu nakoniec uloží na hotovú zalomenú stranu, z nej mohol aj v poslednej fáze v súvislosti s množstvom priestoru prípadne "odstrihnúť" a nezmenil pritom jej zmysel.
Ako by toto pravidlo vyzeralo pri jeho prenesení do implementácie europrojektu? Europrojekt je pôvodne podrobne napísaná tlačová správa. Implementátor je v úlohe editora, ktorý sa ju snaží uložiť na stranu, ktorou je informačný systém firmy so všetkými jeho zákutiami a rohmi. Keď narazí na nejaké nečakané zákutia, musí presne vedieť, ako celá strana vyzerá, aby vedel, koľko a kde môže z europrojektu odobrať, respektíve kde a ako ho môže prispôsobiť bez toho, aby zmenil jeho zmysel a obsah.
Záver je tradičný a bude sa ešte viackrát opakovať. Spolupráca s dodávateľom IT riešenia musí byť zodpovedná a poctivá. Platí pravidlo, že si treba nechať poradiť, ale zároveň aj dôsledne dbať na konkrétne potreby odberateľa. Dodávateľ IT riešenia je totiž takmer vždy schopný dodať riešenie, ale nie vždy je schopný detailne poznať všetky skutočné potreby zákazníka. Lepší dodávateľ IT systémov ich pozná lepšie ako ten horší, ale ani ten najlepší ich nepozná lepšie ako sám zákazník.