Živnostníci, pozor! Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov definuje vo svojom § 2 ods. 16 pôvodcu registratúry ako právnickú osobu alebo fyzickú osobu, z činnosti ktorej vzniká registratúra, teda súbor dokumentov viažucich sa k jej činnosti.
Právny poriadok nedefinuje, kto je fyzická osoba, vychádzajúc zrejme z pravidla, že všeobecne známe pojmy sa nedefinujú. Každej fyzickej osobe vzniká narodením spôsobilosť mať práva a povinnosti, napr. mať právo podnikať, ktoré zakotvuje Ústava SR ako jedno zo základných práv človeka.
Každý podnikateľ je podľa zákona o účtovníctve povinný viesť účtovníctvo, fyzická osoba po dobu, počas ktorej podniká, ak preukazuje svoje výdavky na účely zistenia základu dane z príjmov. Účtovníctvo sa vedie ako sústava účtovných záznamov (účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovná závierka, knihy a pod.). Podľa § 2 ods. 15 zákona o archívoch a registratúrach je registratúrny záznam informácia evidovaná pôvodcom, čo jednoznačne zahŕňa aj účtovné záznamy.
Povinnosť od 1. januára 2006
Každá právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra, je podľa § 16 zákona o archívoch a registratúrach povinná zabezpečovať správu registratúry, t. j. evidovanie, tvorbu, ukladanie, ochranu dokumentov, ako aj ich pravidelné vyraďovanie. Túto povinnosť si v súlade s § 43 vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, musí začať plniť najneskôr od 1. januára 2006.
Keďže dokumenty vznikajúce z činnosti samostatne podnikajúcich fyzických osôb spravidla nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu (nie sú zdrojom archívnych dokumentov), ako aj z kapacitných dôvodov štátnych archívov by bolo neefektívne zaťažovať samostatne podnikajúce osoby (a prenesene v procese ich posudzovania i štátne archívy) tvorbou vlastných registratúrnych poriadkov a registratúrnych plánov, ako aj prísnou procedúrou spojenou s hodnotením a vyraďovaním dokumentov vzniknutých z ich činnosti.
Metodický návod
Z tohto dôvodu, ako aj z hľadiska efektivity Ministerstvo vnútra SR vydalo na zabezpečenie postupu samostatne podnikajúcich fyzických osôb pri plnení povinností podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov metodický návod č. SVS-204-2004/00844 z 22. novembra 2004, ktorý prinášame v jeho úplnom znení.
Uvedený metodický návod plní pre samostatne podnikajúce fyzické osoby funkciu registratúrneho poriadku. Priložený tzv. vzorový registratúrny plán je pomôckou najmä s ohľadom na stanovenie lehôt uloženia dokumentov (koľko rokov ich treba uchovávať pred zničením).
Metodický návod tiež stanovuje presný postup samostatne podnikajúcich fyzických osôb vo vzťahu k vyraďovaniu dokumentov (registratúrnych záznamov), a to formou akejsi ohlasovacej povinnosti voči pobočke územne príslušného štátneho archívu. Prináša tiež návod, akým spôsobom je možné dokumenty evidovať a uchovávať. Metodický návod ministerstva vnútra si môže záujemca tiež nájsť na internetovej stránke (www.civil.gov.sk) alebo si ho môže vyžiadať v najbližšej pobočke štátneho archívu, ako aj na odbore živnostenského podnikania príslušného obvodného úradu.
METODICKÝ NÁVOD
Ministerstva vnútra Slovenskej republiky
č. SVS-204-2004/00844 z 22. novembra 2004
pre samostatne podnikajúce fyzické osoby
Ministerstvo vnútra SR na zabezpečenie postupu samostatne podnikajúcich fyzických osôb pri plnení povinností podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov vydáva tento
metodický návod:
Čl. 1
Základné ustanovenia
(1) Tento metodický návod upravuje postup samostatne podnikajúcich fyzických osôb pri plnení povinností podľa zákona č. 395/2002 Z. z. pri zabezpečovaní správy registratúrnych záznamov (ďalej len dokumentov) vzniknutých z činnosti samostatne podnikajúcich fyzických osôb.
(2) Správa dokumentov vzniknutých z činnosti samostatne podnikajúcich fyzických osôb obsahuje
a) manipuláciu s dokumentmi,
b) úschovu dokumentov,
c) vyraďovanie dokumentov.
Čl. 2
Evidencia dokumentov
(1) Evidencia dokumentov vzniknutých z činnosti samostatne podnikajúcich fyzických osôb obsahuje minimálne číslo, dátum prijatia alebo vzniku, vec a adresáta. Evidenciu účtovných dokladov upravujú osobitné právne predpisy.
(2) Evidencia sa môže viesť osobitne pre jednotlivé skupiny dokumentov (napr. objednávky, zákaznícka agenda, bežná korešpondencia, daňová agenda a pod.).
Čl. 3
Úschova dokumentov
(1) Úschova dokumentov vzniknutých z činnosti samostatne podnikajúcich fyzických osôb sa zabezpečuje tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu dokumentov. Ak dôjde k poškodeniu, zničeniu alebo strate dokumentov, oznámi sa táto skutočnosť bezodkladne príslušnému štátnemu archívu.
(2) Dokumenty sa uchovávajú sústredené na jednom mieste, v označených úložných jednotkách (spisové dosky, fascikle, zaraďovače a pod.) a v ochranných obaloch primeraného tvaru a veľkosti.
Čl. 4
Vyraďovanie dokumentov
(1) Dokumenty vzniknuté z činnosti samostatne podnikajúcej fyzickej osoby sa môžu navrhnúť na vyradenie až po uplynutí ich prevádzkovej potreby alebo lehoty uloženia dokumentov stanovenej osobitnými právnymi predpismi1 (ďalej len lehota uloženia). Lehoty uloženia niektorých vecných skupín dokumentov odporúča vzorový registratúrny plán v prílohe tohto metodického návodu.
(2) Vyradenie dokumentov oznámi samostatne podnikajúca fyzická osoba príslušnému štátnemu archívu. Oznámenie sa vykoná formou listu, ktorý obsahuje druh dokumentov, počet úložných jednotiek a časové rozpätie vzniku dokumentov navrhovaných na vyradenie, ako aj skutočnosť, že uplynula ich lehota uloženia a nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť.
(3) Zničenie dokumentov sa môže vykonať, ak príslušný štátny archív neuplatní do 30 dní nárok na prevzatie niektorých z dokumentov navrhnutých na vyradenie do trvalej archívnej starostlivosti a vezme oznámenie o ich vyradení na vedomie.
_________________________________________________________
1 Napr. zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,
zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.
Čl. 5
Tento metodický návod nadobúda účinnosť od 1. januára 2005.
PhDr. Peter Kartous, v. r.
riaditeľ odboru archívov a registratúry
sekcie verejnej správy
Ministerstva vnútra SR
Príloha k č. SVS-204-2004/00844
VZOROVÝ
Registratúrny plán pre samostatne podnikajúce fyzické osoby
Registratúrna značka Vecný obsah dokumentu Znak hodnoty Lehota uloženia (v rokoch)
VŠEOBECNÉ
AD Záznamy z pracovných stretnutí a pracovných ciest 5
AF Bežná korešpondencia 3
AL Školenia a inštruktáže 3
AZ Zmluvy 5 (po strate platnosti)
AGENDA RIADENIA
BA Dokumenty o oprávnení vykonávať podnikateľskú činnosť 5 (po zániku)
OBCHODNÁ AGENDA
CA Obchodné podmienky nákupov a dodávok 5
CC Obchodné výsledky -- hodnotenie 5
CD Obchodné príležitosti -- vyhľadávanie 2
CF Dopyty 5
CG Ponuky 3
CJ Ceny 3
CZ Zákazníci 3
EKONOMICKÁ AGENDA
EF Faktúry
EF1 Kniha doručených a odoslaných faktúr 10
EF2 Jednotlivo
EF21 Dodávateľské 10
EF22 Odberateľské 10
EG Kniha objednávok 10
EH Výdajky a prevodky 5
EJ Odvody do fondov -- mesačné 10
EK Pokladničné doklady a knihy, vrátane limitu pokladničnej hotovosti 10
EL Účtovníctvo 10
EM Bankové doklady (vrátane výpisov a hromadných prevodných príkazov) 10
EN Bankové výpisy (bežného účtu, investičných prostriedkov, sociálneho fondu) 10
EO Doklady súvisiace s evidenciou majetku, vrátane leasingu 5
EP Colné hlásenia, styk s colnicami 5
EU Porušenie finančnej a cenovej disciplíny -- opatrenia 5
TECHNICKO-PREVÁDZKOVÁ AGENDA
HB Hospodárske zmluvy (dodávka energií) 10
HC Skladová agenda (výdajky, príjemky) 5
HD Telekomunikačná agenda (výpisy, záručné listy a pod.), vrátane správy mobilných telefónov a controllingu 5
HG Údržba a opravy 5
HI Nájomné zmluvy 10
HJ Správa vozového parku, vrátane odpredaja áut 2
HL Výber dodávateľov služby 2
HN Škodové udalosti -- riešenie 2
HR Nákup strojov a zariadení 5
HS Správa registratúry (evidenčné pomôcky, vyraďovanie dokumentov a pod.) 10
MZDOVÁ AGENDA
MC Mzdové listy 20
MD Výplatné listiny 10
MF Rodinné prídavky a materské príspevky 5
MG Prehlásenia k dani zo mzdy 5
MH Zrážky zo mzdy 5
MI Podklady k mzdám 5
AGENDA ĽUDSKÝCH ZDROJOV
PD Osobné spisy zamestnancov 70 (od narodenia zamestnanca)
PE Evidencia
PE1 Dochádzky 3
PE2 Dovoleniek 3
PF Popisy pracovných činností 5
PG Dohody
PG1 O vykonaní práce 5
PG2 O hmotnej zodpovednosti 3 (po strate platnosti)
PK3 Evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie 10
PM Sociálna starostlivosť
PM1 Nemocenské poistenie -- dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny 10
PM2 Pracovná neschopnosť -- evidencia, štatistika 5
PM3 Materská dovolenka a neplatené voľno -- evidencia 5
PM4 Stravovanie zamestnancov -- zabezpečenie 5
PN Bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci 5
ODBORNÉ ČINNOSTI
-- do skupiny je možné zaradiť dokumenty, ktoré súvisia s výkonom odborných činností s ich bližšou špecifikáciou podľa potreby.