Jedným z dôvodov, prečo registračná pokladnica nefunguje tak, ako má, je najčastejšie výpadok elektrického prúdu. Keď pokladnica nemá vymeniteľnú batériu, zrejme si podnikateľ nijako inak bez elektriny nepomôže a bude musieť vypisovať paragóny. Teda, keď chce ďalej pokračovať v predaji alebo poskytovaní služieb. Problémy môže spôsobiť aj krátkodobý výpadok internetu. Podnikatelia sa dostávajú aj do situácií, keď v mieste predaja internetové pripojenie chýba úplne. Pokladnica preto nemôže odosielať informácie do systému Finančnej správy. Moderné pokladnice v takýchto prípadoch vedia zachrániť predaj. Fungujú v offline režime. Tržby evidujú, do Finančnej správy ich však odošlú s oneskorením, respektíve ihneď po obnovení pripojenia. Niektoré pokladnice podnikateľa dokonca automaticky upozorňujú, že má problém. Hlásia, že sú offline viac, ako by mali a vyzvú podnikateľa, aby riešil problém s internetovým pripojením.
Starosti narobia aj rôzne technické problémy. Tie sa netýkajú iba softvéru, ale aj hardvéru pokladnice. Môže sa pokaziť pokladnica, ale aj počítač, notebook, tablet či smartfón, ktoré pokladnicu nahrádzajú. Prípadne tlačiareň, ktorá je jej súčasťou a skomplikuje sa tak vystavovanie pokladničných bločkov.
Výpadok a porucha môžu byť aj na strane Finančnej správy. Tá o problémoch systému eKasa podnikateľov však vždy informuje. O tom, že systém má nejaký problém, dá vedieť minimálne na svojej webovej stránke.
Problémy robí výpadok prúdu, internetového pripojenia a technické chyby hardvéru a softvéru.
Pri prerušení prevádzky pokladnice má podnikateľ niekoľko povinností, na ktoré by v žiadnom prípade nemal zabudnúť. Inak sa zrejme nevyhne problémom. Keď sa rozhodne pokračovať v predaji tovaru alebo poskytovaní služby aj v čase poruchy svojho pokladničného zariadenia, do obnovenia prevádzky pokladnice je povinný pri každom predaji vyhotovovať paragóny. Údaje z nich musí potom zaevidovať v opravenej, prípadne novej pokladnici, najneskôr do desiatich kalendárnych dní po uplynutí mesiaca, v ktorom prevádzku pokladnice po poruche obnovili. Kópie paragónov sa archivujú. Zákon prikazuje archiváciu po dobu piatich rokov od konca mesiaca, v ktorých ich zákazníkovi vystavil.
Virtuálna registračná pokladnica môže byť tiež mimo prevádzky a priviesť podnikateľov do nie veľmi príjemných situácií. A to z viacerých dôvodov. Napríklad pri poruche koncového zariadenia – počítača, notebooku, tabletu alebo mobilu, ktoré slúžia ako pokladničné zariadenia. Problémy jej spôsobí aj výpadok prúdu a definitívne ju ochromí výpadok internetového pripojenia. Podnikateľ má aj v tomto prípade, keď sa rozhodne pokračovať v predaji tovarov a poskytovaní služieb, povinnosť vyhotovovať paragóny. Ak sa pokazí iba tlačiareň, má možnosť odoslať pokladničný doklad prostredníctvom e-mailu. S tým však musí súhlasiť aj zákazník. Originál dokladu je len jeden. Elektronický doklad je plnohodnotný. Obstojí pred úradmi, v prípade kontroly, aj pri reklamácii.
Pri problémoch s pokladnicami zo zákona platí, že podnikateľ musí do 48 hodín poruchu odstrániť. Napríklad musí svoje koncové zariadenia bezpodmienečne opraviť či začať používať inú pokladnicu, ktorá spĺňa všetky požiadavky na komunikáciu so systémom Finančnej správy. Podnikateľ je do 48 hodín zo zákona povinný byť opäť online a odoslať údaje z pokladnice Finančnej správe. Inak mu hrozia sankcie. Zodpovednosť nesie na pleciach sám podnikateľ, preto by riešenie takýchto situácií v žiadnom prípade nemal podceniť.
Evidencia tržieb musí byť poctivá
Bloček z elektronickej registračnej pokladnice musí pri poruche nahradiť paragón. Nepraktické vypisovanie papierového dokladu je jedinou možnosťou, ako zaregistrovať tržbu a zachrániť tak predaj. Keď podnikateľovi prestane fungovať registračná pokladnica a nemá zaregistrovanú
virtuálnu registračná pokladnicu, v žiadnom prípade nesmie predávať tovary a poskytovať služby na príjmový pokladničný doklad a vystavovať ho zákazníkom ako doklad o predaji. Jedinou náhradou pokladničného bločku je zo zákona.
Vypisovanie papierového dokladu je v dnešnej dobe nepraktickou záležitosťou. Menší podnikatelia a malí živnostníci poruchu pokladnice z tohto uhla pohľadu zvládnu oveľa ľahšie. Zrejme platí, že čím väčší podnikateľ, tým väčší problém. Keď rukami podnikateľa prejde veľký objem tovarov, respektíve poskytuje veľké množstvo služieb, vypisovanie paragónov je pre neho doslova nepredstaviteľné.
Keď už takáto situácia nastane a podnikateľovi neostáva nič iné, iba sa pustiť do vypísania papierového dokladu o predaji, musí myslieť na to, aby paragón vypísal správne. Nesmie zabudnúť na niekoľko dôležitých pravidiel.
Vypisovanie paragónu uľahčí pečiatka
Paragón musí obsahovať obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania, predajné miesto v prípade, keď je iné ako sídlo alebo miesto podnikania. Nesmie chýbať daňové identifikačné číslo, identifikačné číslo pre daň z pridanej hodnoty (keď je podnikateľ platiteľom tejto dane) a identifikačné číslo organizácie (keď podnikateľ má číslo pridelené). V neposlednom rade nesmie zabudnúť vypísať kód pokladnice. Na paragóne musí byť aj dátum a čas vyhotovenia dokladu, označenie tovaru alebo služby – množstvo a rozsah, cena a celková cena predávaných tovarov a služieb.
Vystavovanie paragónu je ľahšie, keď má podnikateľ k dispozícii vlastnú pečiatku. Na nej sú uvedené všetky potrebné informácie, ktoré by ručne musel dostať na papierový doklad. Paragón sa vystavuje v dvoch vyhotoveniach. Originál musí odovzdať zákazníkovi, kópiu si necháva. Paragóny musí očíslovať vzostupne bez prerušenia. Dobrou voľbou sú preto samoprepisovacie a neočíslované paragóny. Podnikateľ ich ocení najmä, keď urobí chyby pri písaní. Pri neočíslovanom paragóne pokazené doklady jednoducho zahodí a na ďalšom pokračuje s rovnaký číslom. Tiež sa môže stať, že zákazník si nákup rozmyslí alebo zistí, že nemá pri sebe dostatočnú hotovosť, pretože chcel pôvodne za nákup zaplatiť kartou. No platobný terminál, podobne ako pokladnica, v čase výpadku či poruchy nefunguje.
Stĺpček odborníka k téme
Slavomír Paule,
CMO zo spoločnosti Markeeta
S akým problémom v súvislosti s eKasou najčastejšie bojujú podnikatelia?
Pri nových pokladniciach, ktoré nahradili doterajší systém evidencie tržieb, najčastejšie riešime problémy, ktoré spôsobuje výpadok internetu či slabé a pomalé pripojenie. Podnikateľom odporúčam, aby si internetové služby objednali od spoľahlivého dodávateľa. Neodporúčam, aby sa pri evidencii tržieb pripájali na verejne dostupné siete. Kvalita WiFi sietí nie je dostatočná. Navyše takáto WiFi zvykne kolísať, čo negatívne ovplyvňuje komunikáciu pokladnice s Finančnou správou.
Tvorcovia moderných pokladníc vedia o nárokoch a požiadavkách ich používateľov. Mysleli preto aj na situácie, keď evidenciu tržieb znemožní to, že pokladnice nemôžu byť v online režime. Spoločnosť Markeeta, ktorá je jedným z certifikovaných výrobcov a distribútorov pokladničných riešení, prináša na trh pokladnice, ktoré fungujú aj pri výpadku internetu. Pracujú v offline režime a po obnovení pripojenia dáta odošlú Finančnej správe. Vďaka skúsenostiam z praxe sa snažíme uľahčovať biznis. Podnikatelia sa v takýchto situáciách o nič nemusia starať, dokonca ani dávať pokladnici manuálny pokyn, aby po obnovení pripojenia odoslala dáta. Keď je výpadok internetu dlhší než zákonom stanovená lehota na obnovenie pripojenia, to je 48 hodín, hlási, že má problém, ktorý treba odstrániť. Starosti narobia aj výpadky elektrickej energie, rôzne technické poruchy, ako napríklad chyby softvéru a hardvéru.
Ako postupovať pri výpadkoch prúdu?
Vhodné je zabezpečiť náhradný zdroj elektriny, s ktorým takéto situácie podnikateľ ľahšie zvládne. Dobrým riešením, možno aj akousi formou prevencie pred problémami, je obstarať si pokladnicu s vymeniteľnou batériou. Keď sa jedna pri výpadku prúdu vybije, jednoducho ju vymeniť za druhú a pokračovať v evidovaní tržieb. Naša spoločnosť napríklad ponúka zariadenie Markeeta Pay, na ktorú sa môže podnikateľ spoľahnúť a vyhnúť sa tak zbytočným komplikáciám.
Na koho sa obrátiť, keď podnikateľ zistí, že za poruchou pokladnice nie je výpadok elektriny ani internetu?
Podnikateľ by mal kontaktovať servisnú organizáciu. Respektíve v prípade, keď má podozrenie, že ide o technickú poruchu, mal by sa obrátiť na svojho servisného partnera či priamo na výrobcu pokladnice. Tí sú podnikateľom zväčša k dispozícii, sú nápomocní a ochotní problém riešiť. V Markeete nás klienti môžu kontaktovať nonstop, telefonicky či e-mailom. Takéto služby od nás získavajú automaticky pri mesačných balíčkoch služieb. Je pre nás totiž veľmi dôležité, aby sme im boli dobrými partnermi a dostali kvalitný servis a pomocnú ruku vždy, keď to potrebujú.
Môže sa stať, že porucha nie je v elektrine, internete či technike?
Samozrejme, môže sa stať, že napríklad vypadne aj server Finančnej správy, prípadne nejakým spôsobom dôjde k výpadkom konektivity pokladníc s jej servermi. Informácie z pokladnice sa odošlú po obnovení funkčnosti systému. Takáto situácia je však veľmi zriedkavá. Keď aj nastane, netrvá viac ako niekoľko minút.
(natívna informácia)