Futbalista sa venuje futbalu, dirigent zboru, vy svojim obchodom – a kto sa venuje Vášmu účtovníctvu?
V menších ale aj v stredne veľkých spoločnostiach je bežnou praxou, že oblasť účtovnej a mzdovej agendy má na starosti jediný zamestnanec. Z pohľadu okamžitých nákladov sa to možno javí ako efektívne riešenie. Čo ale v prípade PN alebo ukončenia pracovného pomeru? S kým sa poradí v prípade problému? Pre menšie a stredné spoločnosti je z mnohých pohľadov výhodné zvažovať možnosť outsourcingu účtovníctva. V rozvinutých západných krajinách ako je napr. Nemecko, prakticky všetky firmy do 50 zamestnancov využívajú služby externých účtovných firiem.
Výhody outsourcingu účtovníctva
- Prenesenie zodpovednosti. V prípade outsourcingu zodpovednosť za škody a straty znáša externá firma. Ak má Vaše účtovníctvo na starosti Váš zamestnanec, opatrenia voči nemu a vymáhanie zodpovednosti za ním spôsobené škody sú Zákonníkom práce tvrdo limitované. Renomované účtovné firmy majú o.i. uzatvorené poistenia zodpovednosti za škodu klientom. Takisto ich reputácia a referencie sú pre ne životne dôležité, a tak nie je v ich záujme si zo zákazníkom naštrbiť vzťahy.
- Odbúranie starostlivosti o zamestnancov. Odpadne Vám starosť s hľadaním kompetentného zamestnanca, s preberaním agendy po jeho odchode, ako aj so zabezpečením zastupiteľnosti počas čerpania dovolenky a v čase PN. Externá účtovná firma má personálne kapacity na plynulé zvládanie podobných situácií. Zároveň svojim zamestnancom zabezpečuje všetky školenia, čím Vám odpadajú náklady a starosti s tým súvisiace.
- Odbornosť a špecializácia. Účtovníctvo v každej oblasti podnikania má svoje osobitosti a často krát nastávajú situácie vyžadujúce špecifické riešenia. V externej účtovnej firme sa tieto výnimočné situácie riešia v kolektíve špecialistov na rôzne oblasti, čím je zabezpečený objektívnejší pohľad na daný problém a jeho riešenie. Vďaka vzájomnej odbornej kontrole je aj nižšie riziko podvodu a zavádzania vedenia.
- Automaticky máte vyriešené aj technické zázemie. Každá účtovná spoločnosť má svoj softvér, počítače, servery, stará sa o správu dát, archiváciu dokladov, zálohovanie údajov, legislatívne a iné aktualizácie a udržiavanie informačného systému.
- Flexibilita nákladov. Cena za vedenie účtovníctva, ak sa dobre nastaví, sa prispôsobuje vývoju vo vašej spoločnosti – ak sa vám darí, stojí alebo rastie, ak sa vám nedarí, klesá. Naopak mzda interného zamestnanca obvykle zďaleka tak flexibilná nie je – navyše má veľa vecí garantovaných priamo zákonnými normami.
Ako si zo širokej palety riešení pre účtovníctvo vybrať to najlepšie?
„Garážové účtovné firmy len nahadzujú doklady do účtovného softvéru, kvalitné firmy robia dobré účtovníctvo, ale len tie výnimočné vedia poskytnúť naozaj komplexné služby.“ (Martin Surový, BENETIP services, s.r.o.)
Výber správcu našich firemných financií je dôležitá voľba, mali by ste preto prihliadať na niekoľko kritérií:
Referencie. V prvom rade je dôležité overiť si doterajšie pôsobenie nádejného účtovného partnera. Koľko rokov daná účtovná firma pôsobí v danej oblasti, aké má za sebou výsledky a s kým spolupracovala. Ak má medzi klientmi stredné alebo väčšie firmy, je pravdepodobné, že to nie je začiatočník a disponuje aj potrebným technickým, materiálnym a personálnym zabezpečením.
Odbornosť. Nestačí len perfektné ovládanie súčasnej legislatívy, vzdelávanie sa je neustály a nikdy nekončiaci proces. Preto je dobré si hneď pri výbere firmy overiť, na akých projektoch pracovala, aké problémy riešila a čo dosiahla.
Serióznosť. Spoľahlivá spolupráca a dodržiavanie termínov je základ. Seriózna účtovná spoločnosť si hneď v úvode spolupráce naštuduje špecifiká klienta, jeho oblasti podnikania a určí konkrétneho odborného zamestnanca, ktorý bude mať zákazku na starosti. Vhodné je informovať sa, či má táto spoločnosť nejaké poistné krytie zodpovednosti za možné škody pri výkone činnosti.
Starostlivosť. Dobrý účtovný partner vám nielen mechanicky naťuká donesené doklady do účtovného programu, mal by im aj rozumieť. Odpovede – "je to tak, lebo to tak program vypočítal“ by mali byť červeným varovaním. Dobrý účtovník vás upozorní na blížiace sa termíny, zmeny, možné problémy a potrebné kroky. Komunikuje s inštitúciami, upozorňuje na zistené nedostatky a v ideálnom prípade navrhuje efektívnu nápravu.
Komplexnosť služieb. Ďalším vodítkom pri výbere je portfólio služieb – či okrem štandardizovaného účtovného a mzdového servisu vie účtovný partner zastrešiť aj iné a špecifické veci, ako je napr. poradenstvo alebo kontrola účtovníctiev. Pre klienta je výhodné, ak môže mať všetko pod jednou strechou.
Outsorcing účtovníctva = úspora nákladov?
Bombastické reklamy o tom, ako vám budú účtovnícke firmy viesť účtovníctvo takmer zadarmo (priam že vám za to budú platiť oni) by mali zapnúť vašu ostražitosť na plné obrátky – kedy naposledy vám v reštaurácii ponúkli kvalitné jedlo za pár drobných? Navyše, zo zlého jedla vás chvíľu môže bolieť brucho, zato zo zlého účtovníka vás bude poriadne dlho bolieť hlava.
Príliš nízka cena za účtovné služby obzvlášť v kombinácii so zložitým cenníkom vyvoláva otázky, aké číslo bude skutočne na konci faktúry. Kvalitná účtovná firma investuje do zamestnancov, ich vzdelávania, poistenia, technického vybavenia, softvérov a ďalších vecí. Nič z toho nie je jednoduché ani lacné, pokiaľ sa to robí poriadne. V konečnom dôsledku tak outsorcing šetrí náklady – náklady na zamestnanca totižto nie sú len jeho mzdové náklady. Ďalšou položkou je jeho vzdelávanie, poistenie, softvér, hardvér, pokuty a penále, poistenie a ďalšie položky.
BENETIP services, s.r.o.: komplexný účtovný, mzdový a personálny servis, konzultačné služby, rekonštrukcie účtovníctiev, služby na mieru
Martin Surový
konateľ
(pr)