Záver roka býva vhodnou dobou na výmenu ekonomického softvéru. Mnoho podnikateľov si uvedomuje, že je jednoduchšie uzavrieť rok v starom systéme a od januára začať v novom. Aj keď je výber vhodného softvéru dôležitý a treba naň čas, často to riešime na poslednú chvíľu. Časový stres môže spôsobiť, že si neuvedomíme, čo všetko pri kúpe softvéru treba zvážiť. Dobre premyslené kritéria na začiatku nám môžu ušetriť nielen peniaze, ale aj starosti.
V oblasti IT pôsobím už desaťročia a v praxi som zažil rôzne situácie, ktoré skomplikovali život našim klientom. Ak zvažujete kúpu či zmenu ekonomického softvéru, tu je zopár rád ktoré vám uľahčia jeho výber:
1. Dôkladne zvážte, čo od softvéru vyžadujete.
Na našom trhu ponúkajú kvalitné ekonomické systémy viaceré spoločnosti. Na prvý pohľad sa možno nelíšia, ale pri bližšom skúmaní zistíte, že majú rôzne moduly, technologické vlastnosti, či podporu.
Viete už, aká funkcionalita je pre váš ekonomický softvér nevyhnutná? Je to fakturácia a prehľad úhrad, alebo sklad a evidencia objednávok? Správne si vybrať ekonomický program znamená rozhodnúť sa - ktoré funkcie v ňom musia byť, ktoré môžu chýbať (lebo nie sú podstatné) a ktoré vôbec nepotrebujete. Ušetrí vám to peniaze a prípadné problémy.
Väčšinou malým firmám s niekoľkými zamestnancami postačí základný softvér, ktorý má jednoduchú inštaláciu a stojí rádovo stovky eur. Pre väčšie firmy dodávatelia ponúkajú komplexnejšie systémy, prípadne možnosť ich upravenia na mieru. Tu sa však cenovo pohybujeme už v tisícoch eur.
Ste menšia či väčšia firma? Aký máte rozpočet na nový softvér, resp. jeho výmenu? Aké funkčné požiadavky by mal spĺňať? Toto všetko sú otázky, ktoré je dobre si zodpovedať.
2. Pozor na lacný, či drahý softvér!
Cena riešenia zvyčajne odráža jeho komplexnosť. Platí zásada, že čím viac funkcií softvér má, alebo čím väčšie množstvo dát je schopný spracovať, tým je drahší. Rozdiely v cenách môžu byť spôsobené aj počtom používateľov (licencií).
Nedajte sa zlákať iba cenou. Niektoré systémy majú lacný základ a cena prídavných funkcií sa postupne nabaľuje. Iné majú v základe už všetko, cena je vyššia, ale neskôr nie je potrebné nič dokupovať.
Ak je nejaký softvér podozrivo lacný, iste to má svoj dôvod – po jeho kúpe narazíte buď na absenciu dôležitých funkcií, alebo na fakt, že sú za príplatok. A príliš drahý softvér (s funkciami, ktoré nikdy nevyužijete) tiež nie je riešením - načo platiť viac?
3. Softvér bez služieb vás bude stáť veľa (nielen) času.
Na prvý pohľad sa nízka cena softvéru a absencia ponuky služieb môže zdať lákavá, ale opak je pravdou. Seriózny dodávateľ vám poskytne inštaláciu programu, zaškolenie vašich pracovníkov, počiatočné importy dát (ako napr. adresár a skladové karty) a samozrejme pomoc v prvých dňoch pri nábehu celého systému.
Verte mi, za tie roky som už stretol veľa zákazníkov, ktorí sa nechali zlákať predstavou ušetrenia financií na službách a potom prežili nový rok v strese, či všetko stihnú načas. V prípade nákupu softvéru platí: kto šetrí, má za tri. Netýka sa to však iba peňazí, ale aj vášho času – lebo váš čas tiež nie je zadarmo.
4. Pozor na softvér bez možnosti vyskúšania.
Každý seriózny dodávateľ by mal mať pre klientov k dispozícii tzv. demo verziu (skúšobnú verziu SW zadarmo), alebo možnosť sprístupniť vybraný program na časovo limitovanú dobu. Takto získa zákazník prehľad a všetky potrebné informácie o dostupnej funkcionalite konkrétneho systému. Softvér, ktorý nemá demo, je ako mačka vo vreci – neviete, čo kupujete.
Preto odporúčam postup – ak viete, aké vlastnosti by mal mať váš nový program, pohľadajte cez internet stránky výrobcov (napríklad hľadaním slovných spojení „program na účtovníctvo“ alebo „ekonomický softvér“) a vyskúšajte ponúkané demoverzie. Ak porovnáte 2-3 verzie a chvíľu s nimi budete reálne pracovať, zistíte, ktorý z produktov vám vyhovuje najviac a po jeho zakúpení by vás už nemalo čakať žiadne (väčšie) prekvapenie.
5. Vyvarujte sa programov bez referencií.
Žijeme v dobe „lajkovania“ a každý produkt, či služba, softvér nevynímajúc, má svojich priaznivcov. Isteže, manažéri firiem asi nebudú lajkovať facebookovú stránku výrobcu, ale referencie sa šíria aj inak – vyžiadajte si ich! Tiež sa môžete opýtať vašich známych alebo dodávateľov, aký softvér používajú a ako sú spokojní – ich reálna skúsenosť vám môže pomôcť vybrať naozaj kvalitné riešenie.
Dušan Peško, CEO
CÍGLER SOFTWARE, a. s.
dodávateľ ekonomických a informačných systémov Money
(pr)