Ak sme sa už rozhodli, že začneme firmu pripravovať na digitálnu transformáciu a ako základný kameň použijeme platformu SAP, potom stojíme pred ďalším dôležitým rozhodnutím. Je pre našu firmu výhodné postaviť nové, moderné systémy úplne nezávisle od tých, ktoré používame teraz? Alebo bude lepšie vydať sa cestou úpravy existujúcich systémov tak, aby sa dali používať i naďalej? Prvý variant vyzerá na prvý pohľad jednoduchšie a lacnejšie. Má však niekoľko úskalí, pre ktoré môže byť naopak drahší a zdĺhavejší. Je to predovšetkým komplexnosť procesov v existujúcich systémoch alebo ich zastaranosť.
Otázky, na ktoré treba odpovedať predtým, než začnete s tvorbou stratégie:
- Ako nám digitálna transformácia pomôže smerom k zákazníkom?
- Využívame vôbec tie správne aplikácie?
- Ako poznáme vlastné riešenie?
Odpovede na tieto otázky vám pomôžu lepšie definovať očakávania od nového systému. Predstavte si, čo by vaša firma mala robiť o desať rokov – ako bude vyzerať komunikácia so zákazníkmi, ako výroba? Doba sa zrýchľuje, zákazníci sú zvyknutí na riešenia šité na mieru, vyžadujú okamžité reakcie, treba zefektívňovať tok dát vo firme.
Potrebujete modernizovať logistiku alebo výrobu? Moderné SAP vám umožní mať dokonalý prehľad o všetkých vašich zákazkách. Skúste zistiť, aké neduhy súčasného systému vašich zamestnancov trápia najviac. Pri akých činnostiach strácajú najviac času? Mohla by úprava systémov pomôcť zamestnancom v lepšej orientácii v nich a teda aj v jednoduchšej zastupiteľnosti? Nové používateľsky prívetivé rozhranie im môže pomôcť zvýšiť výkon, motiváciu a uvoľní im ruky, aby sa mohli viac venovať práci s vyššou pridanou hodnotou.
Integrátor vám pomôže definovať parametre, ktoré by váš nový systém mal mať, aby vám vyhovoval a podporil rozvoj vašej firmy. Následná analýza ukáže, či sú vaše existujúce systémy vhodné na migráciu alebo či sa vám vyplatí radšej postaviť všetko nové, na zelenej lúke.
Greenfield: Chýba dokumentácia, chýba stratégia, chýba koncepcia
Možno to poznáte aj vy. Firemné systémy sú tak navrstvené a neintuitívne, že každý zamestnanec, ktorý im rozumie, je v podstate nenahraditeľný. Pozná totiž postup, ako zadať nejakú konkrétnu informáciu alebo ju naopak vyexportovať. Nikto iný netuší, ako to robí. Keď sa naposledy nový manažér snažil zaviesť zmeny, došlo k narušeniu rovnováhy a niekoľko dní nič nefungovalo. Od tej doby sa radšej snažíte nič nemeniť, ničoho sa nedotýkať a dúfate, že sa systém nezosype.
Na ERP systém sa postupom času nabalila neprehľadná spleť aplikácií tretích strán. Jednotlivé oddelenia si vždy nechali ušiť potrebný modul na mieru svojim potrebám. Každú z týchto aplikácií pritom vysúťažil iný dodávateľ a nemajú preto mnoho spoločné. Bohužiaľ, nikomu nenapadlo nechať k pučiacemu systému dokumentáciu. Podpora je časovo náročná a drahá.
Taký neprehľadný systém veľmi ťažkopádne prijíma ďalšie zmeny. Jednak je náročné vôbec navrhnúť nové nástroje a jednak je zložité ich nasadenie testovať. Ak vaše firemné systémy vyzerajú nejako takto, potom je pre vás ideálnym riešením celý systém zbúrať - a nechať si navrhnúť nový na zelenej lúke.
„Greenfield implementácia je vhodná pre firmy, ktoré majú veľa vývojov a snažili by sa tak migrovať stav, ktorý je často chaotický. Potom je lepšie začať načisto a poriadne,“ odporúča Milo Georgievski, manažér divízie SAP služieb pre Českú republiku zo spoločnosti Atos, ktorá celosvetovo zabezpečuje migráciu na nový SAP pre popredné svetové spoločnosti.
Výhodou začiatku „na zelenej lúke“ je aj jednoduchšie a bezproblémové spustenie nového systému, ktorý môže spočiatku bežať paralelne s existujúcim systémom.
Brownfield: Systémy sú plne funkčné, stačí ich zjednotiť, prečistiť a nasadiť na novú platformu
So systémami panuje v zásade spokojnosť. Radi by ste držali krok s dobou a chcete digitalizovať výrobu alebo prejsť na moderné riešenia, začať používať cloudové riešenia alebo podstatne zrýchliť prístup k dátam. Až keď začnete spisovať zadania pre výberové konanie, dôjde vám, že by nebolo zlé všetky používané aplikácie integrovať a zharmonizovať. V takej situácii sa nachádza mnoho slovenských firiem. Ale oplatí sa im zachovávať staršie systémy?
Migrácia existujúcich systémov je príležitosť na revíziu používaných aplikácií. Nemá zmysel snažiť sa migrovať chaos, kvalita dát v systéme je zásadná. Preto treba nastaviť efektívny proces čistenia dát. Druhým nevyhnutným krokom je vykonanie pokiaľ možno čo najvyššej harmonizácie všetkých používaných aplikácií. Tie by mali byť schopné plynulo spolu komunikovať, zdieľať a prepájať dáta a vykazovať podobnú štruktúru. „Migrácia dát existujúcich systémov je omnoho náročnejšia na testovanie ako použitie stratégie greenfield,“ upozorňuje Georgievski.
Proces harmonizácie, integrácie a čistenia dát môže byť zložitejšie vopred správne časovo odhadnúť. „Preto odporúčame konzultovať s externým partnerom už vo fáze budovania stratégie. Pomôže vám objektívne zmapovať systémový landscape vašej spoločnosti a na základe analýzy vám odporučí najvhodnejší postup a pomôže s dizajnom (staro)nového systému,“ dodáva Georgievski.
(PR)