V štatistikách včasných úhrad sa nachádzame na chvoste Európskej únie. Faktúry po splatnosti pritom predstavujú závažný problém najmä pre malých podnikateľov. Nezaplatené faktúry vedú často k ich druhotnej platobnej neschopnosti, či dokonca k existenčným problémom. My však poznáme efektívne riešenie, ako dobu úhrady skrátiť.

Štatistiky faktúr po splatnosti sú nelichotivé

Čísla hovoria jasne. Podľa štatistík fakturačného nástroja SuperFaktúra býva až 34 % všetkých faktúr uhradených po splatnosti. Tieto údaje sú dokonca ešte o niečo horšie ako čísla štúdie European Payment Practices spred piatich rokov, kedy sa Slovensko spolu s Gréckom a Rumunskom zaradilo na predposledné miesto rebríčka krajín Európskej únie s 27 % neskoro zaplatených faktúr. Horšie výsledky vykázali iba Slovinci s 30 % faktúr po splatnosti.

Dôsledok? Slovenské firmy trávia v priemere až 77 dní v roku tým, že od svojich zákazníkov urgujú oneskorené platby. Minú na to priemerne 4 786 eur ročne. Neuhradené záväzky pritom firmám spôsobujú ťažkosti siahajúce od problémov v cash-flow, cez neschopnosť splácať svoje finančné záväzky až po stratu zisku či problémy s likviditou. Podnikatelia sú nútení siahať na svoje finančné rezervy, žiadať o úver, či dokonca zvažovať ukončenie svojej činnosti.

Zaujímavé je, že firemní zákazníci vykazujú horšiu platobnú disciplínu ako koncoví klienti. Dôvodov môže byť viacero. Firma sa napríklad nenachádza v dobrej finančnej situácii alebo využíva svoje zdroje radšej na investovanie. Častým dôvodom neskorej úhrady býva aj ľudský faktor, keď majiteľ firmy alebo účtovník jednoducho zabudne faktúru uhradiť včas. 

Zlepšite finančnú disciplínu svojich odberateľov

Ak aj vy patríte k podnikateľom, ktorí dlhodobo bojujú s neskorou úhradou vystavených faktúr, máme pre vás riešenie. Dobu úhrady dokážete výrazne skrátiť aktívnym posielaním upomienok.

Podľa spoluzakladateľa fakturačného nástroja SuperFaktúra Branislava Šima skracuje upomienkovanie dobu úhrady až o 13 %. Ako efektívne riešenie sa ukazujú nielen upomienky po splatnosti, ale aj pripomienky blížiacej sa splatnosti faktúry napríklad 2 – 3 dni pred splatnosťou.

Samozrejme to neznamená, že si musíte dátumy splatnosti vystavených faktúr strážiť v kalendári. Najmä pri väčšom počte klientov, ktorých treba upozorniť na omeškanie s platbou, by takýto systém nebol realizovateľný. Súčasné fakturačné nástroje sa vďaka automatizácii dokážu o upomienky postarať samé.

Ako to funguje? Jednoducho si nastavíte pravidlá, podľa ktorých sa majú upomienky posielať a tie sa následne odosielajú automaticky. Vysvetlime si princíp na príklade fakturačného systému SuperFaktúra.

Automatické správy dokážu vašim klientom pripomenúť blížiacu sa splatnosť faktúry, upomienkovať faktúru po splatnosti alebo poďakovať za úhradu faktúry. Pre tieto účely si zvolíte posielanie e-mailových alebo SMS správ, prípadne ich vhodne skombinujete – v systéme zadáte napríklad e-mailové upozornenie 3 dni pred termínom splatnosti a SMS upozornenie 3 dni po termíne. Ak dlžník aj napriek upozorneniam faktúru neuhradí, pridáte aj druhú upomienku, ktorá bude odoslaná e-mailom aj SMS správou 10 dní po splatnosti. Systém umožňuje definovať až 5 automatických upomienok.

“Využívame automatické SMS správy na zasielanie poďakovaní za prijatú platbu a na upozornenie klientov s omeškanými platbami. Vďaka tomu sme ušetrili množstvo času, ktorý sme predtým trávili vyzývaním zábudlivcov na úhradu. Dnes to systém robí automaticky a výdavky na neho sú zlomkom ceny oproti ľudskej práci, ktoré sme mali dovtedy,” Milan Polician z TJ-Legal.

Pri posielaní môžete využiť preddefinované texty správ, prípadne zadať vlastné texty prispôsobené štýlu vašej komunikácie. Využiť môžete aj špeciálne tagy, ako sú napríklad číslo dokladu, variabilný symbol, dátum splatnosti, IBAN a ďalšie, ktoré sa pri odoslaní nahradia údajmi z konkrétnej faktúry.

SMS upomienky sú efektívnejšie

V praxi sa ukazuje, že zasielanie upomienky cez SMS je v porovnaní s e-mailovou alebo  poštovou upomienkou efektívnejším spôsobom, ako sa dostať k svojim peniazom.

Až 92 % ľudí má telefón stále pri sebe, takže ich môžete kedykoľvek kontaktovať. Pri SMS vám nehrozí, že upomienka skončí v spame. Na rozdiel od e-mailu si SMS správu prečíta až 98 % príjemcov, a to krátko po jej prijatí. Tým, že medzi nimi bude aj vaša upomienka, zvyšujete šancu, že sa o neuhradenej faktúre váš klient skutočne dozvie.

A čo vás to bude stáť? Pre zasielanie SMS správ je potrebné zakúpiť si jeden z SMS balíkov, ktoré vás v závislosti od počtu správ (od 25 do 500 správ) vyjdú od 4,17 do 70 eur bez DPH. Následne môžete posielať SMS upomienky na čísla slovenských a českých mobilných operátorov. E-mailové notifikácie sú zahrnuté v balíkoch od Štandardného balíka predplatného (od 9,99 eur/mesiac). Každopádne, výdavky na takýto systém sú len zlomkom ceny oproti nákladom na ľudskú prácu, ktoré by ste museli vynaložiť pri vyzývaní zábudlivcov na úhradu.

Možností máte oveľa viac

Upomienky sú efektívny spôsob, akým dokážete zlepšiť finančnú disciplínu svojich odberateľov, zďaleka však nie jediným. Podľa údajov SuperFaktúry fungujú aj ďalšie možnosti. Dajte napríklad svojmu odberateľovi možnosť zvoliť si spôsob úhrady – QR kód s platobnými údajmi na faktúre, online platobné tlačidlá na faktúre alebo payme linky, ktoré umožňujú zdieľať platbu v ľubovoľnej mobilnej chatovacej aplikácii.

Jednoducho, urobte všetko preto, aby ste svojmu zákazníkovi platbu skutočne uľahčili. Je pravdepodobnejšie, že platbu urobí hneď a nebude ju odkladať na neskôr, kým sa napríklad dostane k menej pohodlnejšej úhrade cez internet banking.