Možno si hovoríte, že vystaviť faktúru nie je žiadna veda. Úplne súhlasíme. Stačí si stiahnuť vzor faktúry vo Worde alebo v Exceli, vyplniť ho a faktúra je na svete. Najmä nízkorozpočtové firmy alebo malí podnikatelia, ktorí nechcú investovať do fakturačného softvéru, dokážu fungovať so šablónami dlhé roky a považujú to za ideálne riešenie. Všetko s jediným cieľom: usporiť náklady na fakturačný softvér.
Avšak úprimne, vystavovanie faktúr takýmto spôsobom nie je žiadna výhra. Spísali sme pre vás 5 dôvodov, pre ktoré by ste použitie fakturačného softvéru mali minimálne zvážiť, alebo rovno jeden vyskúšať. Napríklad SuperFaktúru viete skúsiť až na 30 dní zadarmo. Okrem jednoduchej fakturácie tak získate plne prehľadnú službu, v ktorej sa vám nestratí žiadna faktúra.
#1 Faktúra na pár klikov
Excelovský spôsob vystavovania faktúr je zbytočne zdĺhavý a komplikovaný. Faktúry pritom dokážete vystavovať veľmi jednoducho online – pomocou fakturačného softvéru. Ten urýchli prácu vďaka algoritmom, ktoré umožňujú automatické dopĺňanie fakturačných údajov, dátumu vystavenia i splatnosti, formy úhrady i kompletných údajov o vašich účtoch.
Starosti si nemusíte robiť ani s počítaním. Sčítanie položiek, prepočet DPH, zľavy či zaokrúhľovanie – to všetko spraví program na faktúry za vás. Namiesto ručného vypisovania údajov vystavíte faktúry na pár kliknutí a nezabudnete na vyplnenie žiadneho povinného údaja. Fakturovanie online vám ušetrí neporovnateľne viac času, ktorý viete určite stráviť príjemnejším spôsobom, alebo môžete smerovať energiu do vášho podnikania.
#2 Vždy v súlade s platnou legislatívou
Fakturačné systémy však nie sú len o rýchlosti. Zabezpečujú aj správnosť fakturácie, resp. jej súlad s aktuálnou legislatívou.
Či už potrebujete fakturovať s DPH alebo bez, vystavujete faktúru domácemu či zahraničnému odberateľovi, v eurách alebo v cudzej mene, fakturácia v online fakturačných systémoch je jednoduchá a dodržiava platnú legislatívu. Softvéry nezabúdajú ani na čiastočných platiteľov DPH a osoby registrované podľa príslušných predpisov. Legislatívu sledujú za vás, takže si s ňou nemusíte lámať hlavu. Vďaka tomu máte istotu, že formálna stránka dokumentov je vždy správna.
#3 Prezentácia na úrovni
Faktúra však nie je len doklad, ktorý posielate svojim klientom na zaplatenie. Je aj dôležitým komunikačným nástrojom – vašou vizitkou, ktorá pomáha vytvoriť dobrý dojem.
Povedzme si pravdu – väčšina wordovských alebo excelovských šablón nepôsobí z hľadiska dizajnu práve najlepšie. Fakturačné softvéry si však na dizajne faktúr dávajú naozaj záležať. Faktúry si v nich môžete personalizovať. Vložte na faktúru svoje logo, pečiatku a podpis, QR kód, zlaďte farby faktúry s vašimi firemnými. To všetko zabezpečí, že vaša faktúra vás bude v očiach vašich zákazníkov dokonale reprezentovať.
#4 Všetky faktúry prehľadne na jednom mieste
Ak vystavujete faktúry vo Worde alebo v Exceli, pravdepodobne tak robíte na jednom počítači, kde máte uložené nielen všetky faktúry, ale aj fakturačné údaje svojich odberateľov. Takýto spôsob práce vás nielen viaže na jedno zariadenie, ale navyše tu existuje riziko, že o dáta alebo počítač môžete kedykoľvek prísť.
Pri fakturačných systémoch sa týchto udalostí nemusíte obávať. Všetky faktúry máte bezpečne k dispozícii v cloude. Dostanete sa k nim odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Z vášho mobilu aj počítača. Na vystavovanie faktúr nemusíte nič inštalovať, všetko urobíte online. Potrebujete len akékoľvek zariadenie s pripojením na internet.
S online aplikáciami máte vždy aktuálny prehľad o svojich tržbách, nezaplatených faktúrach a o všetkom, čo v súvislosti s fakturáciou potrebujete. Účtovníčke jednoducho poskytnete prístup do vášho konta a o účtovníctvo sa viac nemusíte starať. S elektronickou fakturáciou jednoducho získate taký prehľad o ekonomike vašej firmy, o akom sa vám pri faktúrach v Exceli ani nesnívalo.
#5 Jednoduché odosielanie faktúr
Po vystavení faktúry ostáva už len jediné – poslať ju tomu správnemu príjemcovi. To, samozrejme, nie je nič zložité. Stačí poslať prílohu e-mailom alebo vytlačiť a poslať poštou. Avšak, aj tieto procesy sa dajú zjednodušiť.
Faktúru môžete automaticky poslať na predvyplnený e-mail priamo z rozhrania fakturačného systému. Nemusíte dokonca myslieť ani na upomienky, pretože aj tie dokážu aplikácie poslať za vás. Program na faktúry SuperFaktúra ide dokonca ešte ďalej – vďaka systému hybridnej pošty faktúru za vás „odnesie” aj na poštu a umožňuje aj rýchly export údajov do systémov kuriérskych služieb.
Ide to aj s minimálnym rozpočtom
Na trhu existuje mnoho aplikácií určených na vyhotovenie faktúr online. Napríklad Superfaktura.sk ponúka možnosť vystaviť si faktúru online zadarmo a bez registrácie. Pokročilejšie funkcie softvéru, ktoré majú perspektívu zjednodušiť vaše podnikanie a ušetriť vám množstvo času si môžete vyskúšať na 30 dní zadarmo.
SuperFaktúra vám však toho ponúka oveľa viac. Faktúry môžete vystavovať v rôznych menách i jazykoch. Pravidelné opakujúce faktúry za vás systém vystaví automaticky. Ak prevádzkujete e-shop, dokážete ho prepojiť priamo s fakturačným systémom, kuriérskou spoločnosťou a účtovníkom. Jednoducho povedané, excelovské šablóny už nebudete potrebovať. SuperFaktúra všetko vyrieši za vás.