Začiatok spolupráce začínal prenájmom tlačiarenských zariadení či rátaním počtu vytlačených strán. Dnes sa k tomu pridala digitalizácia dokumentov, vyťažovanie údajov z faktúr a samotný manažment dokumentov vo firme. „Dnes nám Konica Minolta pomáha spracovávať viac ako 1 000 faktúr mesačne. Systém ich digitalizuje a automaticky vyťažuje kľúčové údaje. Rovnako efektívne využívame aj manažment dokumentov v systéme M-Files vrátane elektronického podpisovania,“ konštatuje Miroslav Hospodár, šéf IT oddelenia spoločnosti z GGE.
Vyhnú sa chybám
Pokiaľ neboli nasadené tieto riešenia od Konica Minolta, spoločnosť GGE spracovávala faktúry do učtárne ručne. To však bolo spojené s častými chybami, nepozornosťou a veľkou vyťaženosťou zamestnancov. Pravidelne mesačne spracovávať viac ako 1 000 faktúr firmu stálo nemálo financií. Dnes sa tejto agende venuje popri inej práci len jeden človek. Predtým to bolo až 7 – 8 ľudí. Pri hľadaní riešenia sa spoločnosť GGE rozhodla práve pre spoločnosť Konica Minolta. „Digitálne spracovávanie faktúr a vyťažovanie informácii z nich je logické rozšírenie spolupráce. Celý proces digitalizácie obehu dokumentov vo firme neraz začína práve firemnou tlačiarňou. Dnes vieme ponúknuť klientom ucelený proces tak, aby výrazne odbremenil zamestnancov a aby sa zrýchlili a zjednodušili postupy. Firma tak dokáže byť viac konkurencieschopnejšia,“ konštatuje Milan Libuša, IT Sales Expert Konica Minolta.
|
GGE Spoločnosť bola založená v roku 2007 a aktuálne patrí k popredným slovenským energetickým skupinám. Investujeme do rôznych oblastí energetického priemyslu, od výroby a distribúcie až po dodávku. Vďaka silnému finančnému zázemiu je vyhľadávaným a stabilným investičným partnerom pri výstavbe energetických projektov. |
Potrebovali manažment dokumentov
GGE má dnes spracovávanie faktúr vyladené do najmenších detailov. Faktúry môžu prísť mailom, alebo klasicky papierovo poštou. Faktúra sa naskenuje, automaticky sa priradí k objednávke a putuje do interného systému. Okrem digitalizácie faktúr spoločnosť GGE dlhšie hľadala systém na manažment dokumentov. Voľba padla na M-Files od Konica Minolta. „Sme skupina, kde každá časť má svoje špecifiká. Je potrebné si uvedomiť, že aj každá prijatá faktúra je iná. Existuje tu veľa výnimiek a anomálií. A to všetko dobrý dokument manažment systém musí zvládnuť. M-Files nás presvedčil, že je to správna voľba pre dokumentový systém,“ konštatuje Miroslav Hospodár.
Softvér M-Files pomáha podnikom spravovať, zdieľať a triediť dokumenty. Slúži aj na automatizáciu firemných procesov akým je napríklad schvaľovanie faktúr. „Konica Minolta, ako jediná na Slovensku, má aktuálne 4 certifikovaných M-Files Solution inžinierov. Tí za posledné obdobie realizovali a úspešne nasadili platformu M-Files v malých ale aj veľkých firmách,“ konštatuje Milan Libuša. Tie sa sústreďujú na agendu prijatých faktúr, schvaľovanie zmlúv, interné evidencie, riadenie kvality a HR dokumenty.
Všetko pod jednou strechou
Nasadením M-Files sa výrazne zefektívnil celý proces správy dokumentov vo firme. „Všetky dokumenty máme teraz na jednom mieste a pod jednou strechou. Je to veľká výhoda. Tým však naša snaha byť efektívnejším oproti konkurencii nekončí. Aktuálne riešime štandardizovanie elektronického podpisovania dokumentov. Tam vidíme ďalšiu príležitosť ako sa zlepšiť,“ konštatuje Miroslav Hospodár z GGE. Snahou GGE je totiž digitálne komunikovať so svojimi zákazníkmi ako aj obchodnými partnermi. Zjednotiť to v tak veľkej firme nie je jednoduché. Budúcnosť spolupráce s Konica Minolta spoločnosť GGE vidí aj v termokamerových riešeniach Mobotix s pokročilou videonalytikou. Tá môže prísť vhod pri prevádzke ich teplární.
|
M-Files Poskytuje vyhľadávacie nástroje, správu životného cyklu dokumentov a automatizované pracovné postupy. Nástroje M-Files pomáhajú firmám digitalizovať kritické firemné procesy a zároveň poskytujú možnosť využívať bežné aplikácie ako Microsoft 365, MS Teams, MS Sharepoint a Salesforce. Užívateľom umožňujú pristupovať k údajom a používať ich kedykoľvek a kdekoľvek na akomkoľvek zariadení s užívateľským rozhraním podľa vlastného výberu. Práca s dokumentmi v rámci Document Management systému M-Files potom funguje na princípe metadát. V praxi nie je potrebné vyhľadávať podľa názvov súborov v klasických priečinkoch, ale k dokumentom je možné pristupovať podľa mnohých parametrov, ako je meno klienta, typ projektu, dátum dokončenia či konkrétna časť textu. |