Mnohí podnikatelia majú z eFaktúry obavy. Prinesie táto zmena menej administratívy, alebo skôr naopak?

Obavy sú pochopiteľné, no v praxi by mala eFaktúra každodennú rutinu skôr zjednodušiť. Najväčší prínos pocítia tí, čo dnes ručne prepisujú prijaté faktúry. Európsky štruktúrovaný formát dokladu, tzv. BIS 3, umožňuje automatické spracovanie bez akéhokoľvek prepisovania.

Jedna vec sa však zmení a treba na ňu myslieť. Dnes sú mnohí zvyknutí, že faktúru možno pred úhradou ešte upraviť. Po novom to nebude možné, len čo je eFaktúra odoslaná, je automaticky reportovaná na Finančnú správu a stáva sa nemennou. Akákoľvek oprava ide výlučne cez dobropis alebo ťarchopis. Nie je to komplikácia, len iný postup, ktorý treba poznať.

V KROS-e pracujeme na tom, aby podnikateľ ani účtovníčka pri bežnom vystavovaní faktúr zmenu takmer nepocítili a proces bol v softvéri čo najprirodzenejší.

Hrozí, že prechod bude pre niektoré firmy finančne alebo časovo náročný?

Závisí to najmä od toho, ako je firma dnes vybavená a kedy sa začne pripravovať. Je dobré vedieť, že povinnosť vystavovať eFaktúry od 1. 1. 2027 sa týka predovšetkým platiteľov DPH, ktorí fakturujú iným tuzemským zdaniteľným osobám, teda typické B2B transakcie s miestom dodania v SR.

Firmy, ktoré používajú aktualizovaný ekonomický softvér, by nemali čeliť veľkým nákladom. Pôjde skôr o úpravu existujúceho riešenia. Zmenu pocítia najmä tí podnikatelia, ktorí doteraz fakturovali ručne alebo napríklad cez Excel. Budú si musieť zvyknúť na nový systém práce, je preto dôležité, aby práve oni začali čo najskôr.

Čo sa stane, ak firmy prechod na eFaktúru podcenia?

Zákon stanovuje konkrétne sankcie. Za neoznámenie údajov Finančnému riaditeľstvu alebo za ich oneskorené oznámenie hrozí pokuta až do výšky 10 000 eur, pri opakovanom porušení až do 100 000 eur.

Rovnako dôležité je nezabudnúť na stranu prijímania. Každá tuzemská zdaniteľná osoba, ktorej má byť eFaktúra doručená, musí byť zaregistrovaná v sieti Peppol a vedieť eFaktúru prijať. Kto na to nie je pripravený, riskuje komplikácie vo vzťahu so svojimi dodávateľmi a môže si zbytočne skomplikovať bežnú obchodnú komunikáciu.

Ako sa zmení každodenná práca účtovníkov?

Zmena bude citeľná, ale nie dramatická, skôr ide o posun v spôsobe práce. Faktúry prijaté cez sieť Peppol budú prichádzať priamo do softvéru v digitálnej podobe a automaticky, čo eliminuje ručné prepisovanie údajov. Samozrejme, pre zaradením do účtovníctva bude možné doklady skontrolovať.

Ako som spomínal, účtovníci a podnikatelia si budú musieť osvojiť nové procesy, predovšetkým to, že odoslanú eFaktúru už nemožno opraviť priamou editáciou. Akákoľvek zmena ide cez dobropis alebo ťarchopis.

Väčší dôraz bude aj na dodržanie lehoty, eFaktúra musí byť vyhotovená do 15 dní od dodania tovaru alebo služby. To môže v praxi skomplikovať napríklad procesy, kde sa najprv schvaľujú dodané práce a až potom vystavuje faktúra. Tieto interné postupy bude potrebné prispôsobiť.

Budú musieť firmy meniť existujúce softvéry?

Firmy, ktoré používajú softvér od spoľahlivého dodávateľa, by nemali byť nútené meniť celý systém. Treba si však overiť, či ich aktuálne riešenie tieto funkcie skutočne obsahuje, a ak nie, konať včas.

Kľúčové je, aby softvér vedel vytvoriť faktúru vo formáte BIS 3 podľa európskej normy EN 16931, odoslať ju cez sieť Peppol a rovnako faktúry prijímať.

Ako ste sa k tejto zmene postavili v KROS-e?

Zavedenie eFaktúry na Slovensku vnímame ako prirodzený krok v digitalizácii podnikania, nie ako hrozbu. Preto sme sa do prípravy pustili systematicky a s dostatočným predstihom. Analyzovali sme legislatívu, technické požiadavky siete Peppol aj konkrétne potreby našich zákazníkov naprieč všetkými produktmi – Jednoduché účtovníctvo ALFA plus, Podvojné účtovníctvo OMEGA, ERP systém ONIX aj online fakturačné aplikácie.

Cieľ je jednoduchý, aby naši zákazníci zmenili čo najmenej zo svojich zaužívaných postupov a pritom splnili všetky zákonné povinnosti vrátane odoslania a prijatia faktúr cez digitálneho poštára.

Ako bude v praxi vyzerať riešenie, ktoré ste si pripravili pre zákazníkov?

Zákazník bude môcť odoslať eFaktúru priamo zo softvéru, ktorý dnes používa – tlačidlom pri doklade. Softvér faktúru pošle v požadovanom formáte jednak na Finančnú správu, súčasne zákazník uvidí, či bola doručená. Prijímané eFaktúry budú prichádzať automaticky a podnikateľ či účtovníčka ich budú vedieť skontrolovať.

Každý odoslaný doklad bude po odoslaní zamknutý, prípadné opravy sa riešia štandardne dobropisom alebo ťarchopisom. Dôraz sme kládli na to, aby celý proces bol pre používateľa čo najprirodzenejší a nevyžadoval zbytočné kroky navyše.

KROS

Na čo by si mali firmy dávať pozor pri výbere riešenia pre eFakturáciu?

Predovšetkým na to, či riešenie skutočne podporuje formát BIS 3 a komunikáciu cez sieť Peppol, nie len export do PDF alebo zaslanie e-mailom, čo od 1. 1. 2027 na splnenie zákonnej povinnosti nestačí.

Dôležité je tiež, či pokryje nielen odosielanie, ale aj prijímanie eFaktúr, správu stavov dokladov a archiváciu. Zákon vyžaduje uchovávanie elektronických faktúr počas 10 rokov.

A napokon, pýtajte sa na konkrétne termíny. Nie každý dodávateľ softvéru je rovnako pripravený. Zistite, kedy bude riešenie reálne dostupné a otestované.

Čo by ste odporučili podnikateľom, ktorí s prípravou ešte nezačali?

Začnite teraz. Prvý krok je zistiť, či sa vás povinnosť od 1. 1. 2027 vôbec týka, najlepšie v spolupráci s daňovým poradcom alebo účtovníčkou. Ak áno, overte si, či váš softvér eFaktúru podporuje a kedy bude aktualizácia dostupná.

Využite rok 2026 na testovanie, sieť Peppol bude fungovať aj pred ostrým štartom. A nezabudnite informovať svojich obchodných partnerov, pretože povinnosť prijímať eFaktúry sa týka aj odberateľov. Čím skôr začnete, tým pokojnejší bude január 2027.