Faktúra predstavuje najmä pre platiteľov DPH jeden z najdôležitejších obchodných dokumentov. V praxi sa vyskytuje v rôznych formách – od papierového dokumentu cez PDF súbor zasielaný e‑mailom až po elektronickú faktúru. Tento mix rôznych formátov funguje prakticky od nepamäti a dlhé roky bol pre organizácie a verejné inštitúcie dostatočný.
Na úrovni Európskej únie však postupne vznikol tlak na zjednotenie a digitalizáciu fakturačných procesov s cieľom obmedziť daňové podvody a zvýšiť efektivitu fungovania vnútorného trhu. „Od roku 2030 sa e-faktúra stane povinným štandardom pri cezhraničných transakciách v celej EÚ. Slovensko sa však rozhodlo tento trend urýchliť a rozšíriť, a preto zavádza povinnú elektronickú fakturáciu už od roku 2027,“ uvádza Ivana Dvořáková, riaditeľka na oddelení daňového poradenstva, Deloitte Slovensko.
Okrem elektronickej fakturácie (e‑invoicing) čaká firmy od budúceho roka aj povinnosť digitálneho oznamovania údajov z faktúr finančnej správe (e‑reporting). Podľa predbežných informácií sa táto povinnosť bude vzťahovať na vyhotovené aj prijaté faktúry.
Neplatí to len pre veľké firmy. Dotkne sa to takmer každého
E‑invoicing a e‑reporting sa netýkajú len veľkých spoločností či nadnárodných korporácií, ale všetkých slovenských platiteľov DPH. Povinná elektronická fakturácia zasiahne spoločnosti so sídlom na Slovensku, ktoré uskutočňujú tuzemské transakcie. „Ak slovenská firma dodáva tovar alebo služby na Slovensku inej slovenskej firme, od roku 2027 tak bude musieť urobiť výlučne v elektronickej forme,“ objasňuje Martin Hricko, manažér na oddelení daňového poradenstva, Deloitte Slovensko.
Nepôjde však o hocijaký elektronický dokument. Zákon presne určuje pravidlá pre formát a štruktúru elektronickej faktúry. Za platnú faktúru sa bude považovať len dokument vyhotovený v predpísanom dátovom formáte a štruktúre a PDF súbor zaslaný e‑mailom už jednoducho postačovať nebude. Zmena sa pritom netýka len dodávateľov, teda vystavovateľov faktúr. Zákazníci a odberatelia vrátane najmenších podnikateľov budú musieť byť schopní vo svojich systémoch e-faktúru prijať aj spracovať.
„Najväčším omylom je myslieť si, že ide iba o nový formát faktúry. V skutočnosti sa mení aj spôsob jej vyhotovovania, zasielania, prijímania a spracovania. Klasická faktúra, ako ju poznáme dnes, prestáva postačovať, čo si vyžaduje zmeny vo fungovaní firiem aj v ich interných procesoch,“ vysvetľuje Ivana Dvořáková.
Daňové oddelenie na zmenu stačiť nebude a bez IT to tiež nepôjde
Ďalšou zásadnou otázkou je, kto bude za implementáciu zmien vo firme zodpovedný. Daňové a účtovné tímy síce zostanú kľúčové aj naďalej, no bez silnej podpory IT oddelenia sa e‑invoicing a e‑reporting budú dať zvládnuť len veľmi ťažko. Spoločnosti totiž budú musieť riešiť prepojenia medzi fakturačnými a účtovnými systémami a zároveň budú musieť splniť aj určité technické požiadavky.
„E‑invoicing a e-reporting sú v praxi kombináciou procesov, dát a technológií. Je potrebné riešiť ich súčasne a zapojiť daňový aj IT tím spoločnosti s dostatočným predstihom, aby sa všetky zmeny nastavili včas,“ dopĺňa Martin Hricko.
Mnohé spoločnosti si až v tomto momente naplno uvedomia, že digitalizácia daní nie je iba jednorazovou povinnosťou, ale dlhodobým trendom na pokračovanie. Ide o nevyhnutnú zmenu a slovenské firmy, ktoré ju zvládnu, získajú okrem náskoku aj cenné skúsenosti. Vďaka nim budú lepšie pripravené aj na avizované zmeny v roku 2030, keďže z technického hľadiska pôjde o veľmi podobný režim a rozšíri sa len okruh transakcií, ktorých sa povinnosť dotkne.
Najlepšie zvládnu prechod na e‑invoicing a e‑reporting firmy, ktoré majú jasne nastavené procesy, vedia sa rýchlo a správne rozhodovať a dokážu prepojiť oddelenia financií, daní, prevádzky a IT v rámci jedného tímu. A práve takýmto prístupom sa riadia úspešné súkromne vlastnené firmy vrátane tých, ktoré absolvovali program Slovakia Best Managed Companies. Dôvodom nie je to, že by mali dokonalé systémy, sú však veľmi disciplinované a zároveň sú schopné meniť veci včas.
Ako sa na zmenu pripraviť a čo by mali podnikatelia urobiť už teraz?
Elektronická fakturácia predstavuje nový štandard, ktorý sa stane súčasťou každodenného fungovania firiem. „Spoločnosti by túto situáciu mali brať ako príležitosť, aby si urobili poriadok vo svojich interných procesoch a dátach, a tak sa pripravili na zmeny, ktoré ich čakajú. Ostatným firmám hrozí, že budú musieť riešiť všetko naraz, navyše pod časovým stresom a s omnoho vyššími nákladmi,“ zdôrazňuje Ivana Dvořáková.
Zákon je schválený, a hoci sa niektoré detaily môžu ešte meniť, nie je dôvod odkladať prípravu na poslednú chvíľu. Firmy musia začať s prípravou na elektronickú fakturáciu a digitálne oznamovanie údajov z faktúr už dnes. Základom je, aby pochopili, ako v súčasnosti faktúra vzniká, schvaľuje a spracúva sa a kde v procese sa nachádzajú manuálne kroky, ktoré budú novému režimu prekážať.
Rovnako dôležité je získať podrobný prehľad o svojich dátach, najmä pokiaľ ide o základné údaje o dodávateľoch a odberateľoch, ktoré sú v praxi často neúplné alebo nekonzistentné. „Firmy by si zároveň mali overiť, či ich fakturačný, respektíve účtovný softvér zvládne e-faktúru v požadovanom formáte vyhotoviť a prijať a či príslušné údaje dokáže odoslať finančnej správe. Ak nie, potom bude potrebné využiť externé riešenie – takzvaného digitálneho poštára,“ uzatvára Martin Hricko.