Pre mnohé firmy bola e-fakturácia ešte donedávna témou, ktorú mali „niekde v pláne“. To sa však mení. Elektronická faktúra už nie je len otázkou digitalizácie účtovníctva, ale pripravovanou zmenou, ktorá sa dotkne finančných tímov, IT oddelení, SAP administrátorov aj ľudí, ktorí denne pracujú s faktúrami.

Odkladanie implementácie riešenia e-fakturácie predstavuje značné riziko. Kým pri bežnom internom projekte sa dá harmonogram posunúť, pri legislatívnej povinnosti vzniká tlak na termíny, správnosť dát, pripravenosť procesov a technické napojenie na partnerov. Skorší začiatok prípravy preto prináša firmám výhodu. Vyhnú sa situácii, keď budú v časovej tiesni narýchlo plniť zákonné povinnosti s rizikom, že procesy nebudú fungovať správne.

E-faktúra nie je PDF v prílohe

Jedným z častých omylov je predstava, že e-faktúra znamená faktúru vo formáte PDF zaslanú e-mailom. V skutočnosti ide o štruktúrovaný dátový súbor, typicky vo formáte XML, ktorý je strojovo čitateľný a musí spĺňať požiadavky európskeho štandardu EN 16931.

Pre firmy, ktoré používajú systém SAP, to znamená viac než len výmenu formátu dokumentu. Mení sa spôsob, akým sa faktúra vystaví, odošle, prijme, validuje, spracuje a archivuje. Do hry vstupujú dáta v ERP, integračné rozhrania, napojenie na certifikovaného doručovateľa, interné schvaľovanie aj zodpovednosť za správnosť celého procesu.

Spoločný projekt celej firmy

E-fakturácia nepredstavuje len technickú integráciu alebo výmenu formátu dokumentov. Ide o zmenu celého procesu spracovania faktúr vrátane spôsobu, akým legislatíva definuje a uznáva právoplatnú faktúru. Z pohľadu pripravovanej legislatívy sa tieto požiadavky vzťahujú na tuzemské faktúry, zatiaľ čo cezhraničné transakcie zostávajú mimo rozsahu tejto zmeny.

Finančné oddelenie potrebuje mať istotu, že firma bude vedieť vystavovať a prijímať faktúry v súlade s pravidlami, bez výpadkov v cash flow a bez zbytočných manuálnych zásahov. Technologická časť firmy zasa rieši bezpečnú integráciu, stabilitu prevádzky a to, aby zmena neohrozila existujúce systémy. SAP lídri a kľúčoví používatelia potrebujú vedieť, čo sa zmení priamo v ERP a v každodennej práci tímov.

Práve preto dáva zmysel pozerať sa na e-fakturáciu ako na spoločný projekt financií a IT. Technológia má proces zjednodušiť, nie pridať ďalšiu vrstvu ručnej práce. Ak sa riešenie nastaví správne, môže priniesť rýchlejšie spracovanie dokladov, lepšiu kontrolu nad dátami a menší priestor na chyby.

Čo prináša riešenie Axians E-faktúra

Riešenie Axians E-faktúra pre SAP ECC a SAP S/4HANA umožňuje spoločnostiam zvládnuť povinnú e-fakturáciu komplexne: od práce s dátami v systéme SAP cez procesné nastavenie až po integráciu s partnerom zabezpečujúcim elektronickú výmenu dokumentov.

Pre firmy je dôležité aj to, aby riešenie nebolo slepou uličkou – teda aby sa vedelo prispôsobiť ďalšiemu vývoju prostredia SAP aj legislatívnych požiadaviek.

Webinár: praktické odpovede namiesto všeobecných sľubov

Aj pre komplexnosť témy pripravil Axians Slovakia spolu s partnerom EDITEL praktický webinár s názvom E-fakturácia v SAP: 20 odpovedí, ktoré potrebujete poznať. Je určený pre daňové subjekty registrované na Slovensku, ktoré sú platiteľmi DPH, využívajú systém SAP a potrebujú si ujasniť, čo ich čaká po legislatívnej, procesnej aj technickej stránke.

Webinár sa venuje konkrétnym otázkam: čo presne predstavuje e-faktúra pre SAP ECC a SAP S/4HANA, aké možnosti riešenia majú firmy k dispozícii, čo je e-invoicing a sieť Peppol alebo ako prebieha integrácia s partnerom EDITEL, ktorý plní funkciu certifikovaného digitálneho poštára.

Zároveň prináša praktický pohľad na harmonogram projektu, prípravu interných procesov a rozhodnutia, ktoré sa oplatí urobiť už teraz. Nezahlcuje teóriou, ale ukazuje, ako prechod zvládnuť bezpečne, včas a bez chaosu.

Webinár si môžete pozrieť na tejto adrese.