Hoci o dlhonohých a plavovlasých sekretárkach prešedivených šéfov dodnes kolujú rôzne chýry a žarty, ich postavenie vo firemnom rebríčku a náplň práce sa od minulosti diametrálne líšia. Vo väčšine prípadov sa dokonca zmenil aj názov tejto pozície na lepšie znejúcu asistentku či manažérku sekretariátu. A isté je ešte jedno: pre súčasné sekretárky a asistentky sú nadčasy a pracovný stres oveľa bežnejšie ako varenie kávy či lakovanie nechtov...
"Keď ma raz jeden z mojich bývalých nadriadených veľmi tvrdo kritizoval a vyčítal mi, že nemyslím rovnako ako on, povedala som mu, že ak by som to mala v hlave usporiadané tak ako on, už dávno by som sedela minimálne na jeho stoličke," spomína šesťdesiatšesťročná Mária Lenická, ktorá pracovala ako sekretárka vyše štyridsaťpäť rokov. Za ten čas vystriedala pätnásť rôznych šéfov. "Nikdy som sama seba nevnímala ako servírku kávy či atraktívny -- avšak pre ostatných smiešny -- doplnok riaditeľovej kancelárie. A ak sa odo mňa vyžadovalo niečo, čo nebolo v súlade s mojimi hodnotami a predstavami, vždy som okamžite zmenila miesto," hovorí. V čase svojich začiatkov bola skôr výnimkou, dnes by mala tisíce kolegýň. Hoci, ako sama uznáva, imidž sekretárok sa za posledné roky výrazne zmenil.
Silná žena v pozadí
Ženská emancipácia prichádzajúca ruka v ruke so spoločenskými zmenami po roku 1989 vstúpila aj do predizieb kancelárií riadiacich pracovníkov. Pre väčšinu sekretárok už nie je varenie kávy pre šéfa a jeho hostí celodennou pracovnou náplňou. A nechty si -- ak vôbec -- lakujú výlučne doma. Väčšina žien na takejto pracovnej pozícii má vlastnú agendu, samostatne riadi určité činnosti a zadania a v úzkej kooperácii so šéfom šikovne poťahuje nitkami moci. Nezmenilo sa však jedno: napriek tomu, že dobrá sekretárka je pre úspešný chod firmy nenahraditeľná, vždy musí vedieť byť diskrétna, nenápadná a zostať v úzadí. S úsmevom na tvári musí dokázať prehltnúť aj skutočnosť, že ovocie jej neraz ťažkej práce zbiera a posúva ďalej jej -- šéf.
Sekretárka je prvá osoba, s ktorou prichádzajú do styku pracovníci i zákazníci firmy. Je ideálne, ak je profesionálka s primeraným vzdelaním a ostatnými zručnosťami, vďaka ktorým zvláda nielen všetky činnosti sekretariátu. Dôležité je, aby prostredníctvom svojej osobnosti a šarmu dokázala vyvolať pozitívny dojem. Zvládnuť prácu sekretárky na vysokej úrovni si vyžaduje ovládanie rôznych úloh a zároveň i neustále zvyšovanie kvalifikácie získavaním nových poznatkov. K jej hlavným funkciám patrí organizačná a informačná funkcia, spolupráca s vedúcim pracovníkom a ďalšími útvarmi v organizácii. Významnú úlohu plní pri reprezentácii a vytváraní imidžu či už pri osobnom, písomnom, telefonickom alebo e-mailovom kontakte s okolím.
Presne v centre diania
Nevyhnutnou súčasťou práce sekretárky je komunikácia. Či už komunikácia so šéfom, s ostatnými pracovníkmi firmy, klientmi, návštevníkmi. Musí ovládať zásady efektívnej komunikácie, ktoré jej umožňujú porozumieť a poznať iných ľudí, zdolávať ťažkosti a námietky. Prostredníctvom týchto zásad dokáže úspešne zvládnuť aj konfliktné a stresové situácie, ktoré sú na sekretariáte pri obrovskom množstve úloh bežnou súčasťou. Aby všetky činnosti dokázala počas pracovného dňa bez problémov zvládnuť, potrebuje sa orientovať v problematike časového manažmentu. Ak bude v práci každý večer napríklad do ôsmej, z dlhodobého hľadiska to negatívne ovplyvní nielen jej pracovný, ale aj osobný život. Napriek tomu jedna rakúska štúdia ukázala, že až 49 percent opýtaných sekretárok je pripravených pracovať 20 nadčasových hodín mesačne.
Víťazí dobrá atmosféra
Podľa štúdie sekretárky na svojej práci najväčšmi oceňujú dobrú pracovnú atmosféru, príležitosť na ďalší rast a vzdelávanie a flexibilný pracovný čas. K nosným činnostiam sekretárky patrí napríklad každodenné vybavovanie korešpondencie. Ide o písanie osobných i obchodných listov, interných obežníkov, pozvánok a ďalších dokumentov. Všetky tieto písomnosti musia byť napísané podľa noriem, ich štruktúra, obsah, formulácia, spôsob písania adries, titulov, funkcií či oslovení, výskyt chýb, prikladanie príloh a tak ďalej -- to všetko sa podieľa na celkovom efekte. Písomná forma vytvára dôležitý obraz o firme. Najmä ak s adresátom komunikuje po prvý raz. Pre konečný úspech je preto dôležité, aby sekretárka perfektne ovládala normy. Keďže neraz sa stáva svedkom dôležitých rozhovorov a stretnutí, alfou a omegou je tiež absolútna diskrétnosť a schopnosť udržať tajomstvo.
Šarm vie zlomiť bariéry
K základným požiadavkám na dobrú sekretárku patrí podľa spomínanej štúdie spoľahlivosť (62 %), komunikačné schopnosti (52 %), flexibilita (49 %), diskrétnosť (33 %), ale aj odbornosť (28 %), príjemný zovňajšok (26 %) a dôslednosť (6 %). Jej zručnosti musia zahŕňať aj poznatky z etikety a diplomatického protokolu. Je dôležité, aby každú návštevu primerane oslovila, privítala a uviedla. Sekretárka musí poznať zásady predstavovania, pravidlá spoločenskej prednosti, zasadacieho poriadku i zásady podávania občerstvenia. Celková kultúra správania, vystupovania a úpravy zovňajšku a etiketa v pracovnom i spoločenskom styku by pre ňu mala byť úplnou samozrejmosťou. Svojím vystupovaním totiž môže neraz prelomiť bariéry, ktoré vznikajú pri nepríjemných situáciách, či už v kontakte jej priameho nadriadeného s ostatnými pracovníkmi alebo s klientmi. S troškou zveličenia možno povedať, že dobrá sekretárka je pre firmu niekedy viac ako hociktorý topmanažér.
StoryEditor