Ako môžu firmy, podnikatelia, ale aj štátne a samosprávne inštitúcie naplniť literu zákona a úspešne sa vyrovnať so správou registratúry? Je lepšie zotrvať pri papierovej forme alebo prejsť na pokrokovú elektronickú formu?
Jedným z vhodných riešení prechodu z fyzického na elektronické spracovanie dokumentov, ktoré zároveň berie do úvahy potreby malých a stredných podnikov a prihliada aj na ich investičné
možnosti, je automatizovaný systém vedenia registratúry s produktovým označením RecoFILE spoločnosti Ness.
Toto riešenie zachytáva dokumenty na vstupe do organizácie, sleduje celý priebeh spracovania a vybavenia dokumentu až po založenie do príručnej registratúry a ďalej do registratúrneho strediska. Taktiež dokumenty, ktoré v organizácii vznikajú a následne z nej odchádzajú, eviduje a priraďuje k patričným spisom. Ďalšou výhodou riešenia je, že svoje prednosti poskytuje nielen pri dokumentoch v elektronickej, ale aj v papierovej podobe (hoci hovoríme o začínajúcej ére bezpapierovej kancelárie, organizácie musia -- z mnohých dôvodov -- naďalej spracovávať a uchovávať dokumenty aj v papierovej podobe).
Spoločnosti tak po nasadení podobného riešenia akým je RecoFILE, získajú nasledovné prínosy: zabezpečenie úplnej a presnej evidencie papierových i elektronických dokumentov a automatizáciu vedenia správy registratúry v súlade s platnými legislatívnymi požiadavkami; zabezpečenie kontroly nad celým životným cyklom dokumentov a spisov v organizácii -- od ich vzniku až po vyradenie; poskytnutie okamžitých informácií o stupni spracovania jednotlivých spisov a tým záruku dodržiavania zákonných či vnútrofiremných lehôt na vybavenie záznamov; zabezpečenie podnikového obsahu definovaním rozdielnych prístupových práv jednotlivým používateľom; rýchle full-textové vyhľadávanie nad indexmi záznamov a spisov; integráciu s kancelárskym balíkom aplikácií MS Office; flexibilnú architektúru, ktorá umožňuje centralizovanú i decentralizovanú evidenciu záznamov.
StoryEditor