Zo zákona o sociálnom poistení vyplýva pre zamestnávateľa povinnosť viesť evidenciu zamestnanca na účely sociálneho poistenia a starobného dôchodkového sporenia. Túto evidenciu vedie od vzniku sociálneho poistenia a starobného dôchodkového sporenia po celé obdobie, počas ktorého toto poistenie a sporenie trvá. Takže táto povinnosť pre zamestnávateľa sa končí skončením pracovného pomeru, kedy odhlási zamestnanca zo Sociálnej poisťovne.

Evidencia musí obsahovať tieto údaje:
-- priezvisko vrátane všetkých predošlých priezvisk, meno, dátum a miesto narodenia, stav a miesto trvalého pobytu
-- identifikačné číslo sociálneho zabezpečenia fyzickej osoby
-- deň vzniku pracovného pomeru a skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu k zamestnávateľovi
-- vymeriavací základ zamestnanca
-- obdobie, počas ktorého sa zamestnancovi prerušuje nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie, poistenie v nezamestnanosti a starobné dôchodkové sporenie
-- obdobie materskej dovolenky, obdobie rodičovskej dovolenky.
Sociálna poisťovňa vznikla 1. novembra 1994 ako verejnoprávna inštitúcia poverená výkonom nemocenského poistenia a dôchodkového zabezpečenia, ktoré prevzala od svojej predchodkyne Národnej poisťovne. Informácie a doklady z nej sú uložené v štátnom archíve. Od Slovenskej poisťovne prevzala 1. apríla 2002 aj poistenie zodpovednosti zamestnávateľa za škodu pri pracovnom úraze a pri chorobe z povolania.

Zdravotné poistenie
Podľa zákona o zdravotnom poistení je zamestnávateľ, samostatne zárobkovo činná osoba (živnostník) a samoplatca povinný uchovávať doklady potrebné na správne určenie vymeriavacieho základu, výšky poistného a jeho platenie počas desiatich rokov. Počas tejto lehoty má zamestnávateľ povinnosť viesť evidenciu o zamestnancoch, ktorá musí obsahovať:
-- meno a priezvisko,
-- rodné číslo,
-- trvalý pobyt,
-- údaje o vzniku a zániku verejného zdravotného poistenia,
-- príjem za jednotlivé výplatné obdobia,
-- výšku zaplateného poistného.

Aké vám sankcie hrozia
Za porušenie povinností ustanovených zákonom o sociálnom poistení môže Sociálna poisťovňa uložiť pokutu až do 500-tisíc Sk. Pri ukladaní pokuty Sociálna poisťovňa zohľadní závažnosť porušenia povinnosti.
Dodržiavanie zákona o zdravotnom poistení kontroluje Úrad pre dohľad nad zdravotnou starostlivosťou. Pri výkone kontroly a zistení nedostatkov vám môže za nesplnenie povinnosti uložiť pokutu až do 100-tisíc korún. Poistencovi do výšky 5-tisíc korún, platiteľovi do 100-tisíc a za nesplnenie oznamovacej povinnosti až do sumy 10-tisíc korún.