Jedným z nevyhnutných predpokladov úspechu na čele pracovného tímu je autorita. Možno ju dosiahnuť formálne, teda úradne, a príkazmi "zhora", alebo neformálne -- postupným a prirodzeným získavaním členov tímu. Riadiacich pracovníkov teda možno rozdeliť do dvoch kategórií: na skutočných šéfov, a na tých, ktorí iba chodia okolo, a jediná vec, ktorá svedčí o ich riadiacom postavení, je visačka na saku.
Každý človek je iný a to isté platí aj o šéfoch. Ich zodpovednosť je však oveľa väčšia, pretože svojím konaním ovplyvňujú nielen úspešnosť skupiny, oddelenia alebo spoločnosti, na ktorých čele stoja, ale aj ľudí, ktorých riadia. "Za najzávažnejšie pochybenie možno považovať, keď emócie šéfa potlačia jeho racionalitu, a keď nepripúšťa otvorenú diskusiu podloženú argumentmi. Nevypočítateľné správanie nadriadeného vzbudzuje v podriadených obavy, a tak sa viac zaoberajú jeho možnou reakciou ako kvalitou spracovania úloh. Od každého šéfa, aj toho nesprávneho, sa však možno veľa naučiť. Každý šéf, či si to uvedomuje, alebo nie, je pozitívnym alebo negatívnym vzorom," hovorí personálna manažérka spoločnosti Penta Investment Soňa Lacušková.
Dominuje demokratický štýl
Ak si chce šéf vybudovať neformálnu autoritu, mal by si osvojiť zopár zručností. V prvom rade potrebuje "dobrý čuch", čo znamená, že si musí dokázať vybrať správnych ľudí na správne miesta. Musí tiež vedieť optimálne delegovať právomoc a zodpovednosť, a viesť pracovníkov k vytýčeným cieľom. Nie na poslednom mieste ostáva vytváranie optimistickej atmosféry a adekvátna reakcia na prípadné konflikty medzi podriadenými.
Možností, ako sa ujať vedúcej pozície, je mnoho. Podľa HRweb.sk jedným z najväčších problémov je nájsť správnu cestu, priesečník medzi štýlmi riadenia. Kto sa rozhodne pre demokratický štýl, nemal by súčasne zabúdať na "prenesené aspekty demokracie", ktoré je nevyhnutné uplatniť. Ide predovšetkým o rozdelenie právomoci a zodpovednosti. Tento krok je nevyhnutný, pretože vďaka nemu sa zaťaženie rozloží rovnomerne na celý tím a nestane sa, že na jednom mieste bude nátlak taký veľký, že bude spomaľovať celú pracovnú skupinu.
"Za najvhodnejší považujem demokratický štýl riadenia s dostatočným priestorom pre rozvoj »on the job». Čím sú členovia tímu profesijne zdatnejší, tým sú väčšie možnosti na delegovanie a možnosť venovať sa koncepčným úlohám. Vzťah medzi manažmentom a ostatnými pracovníkmi by mal byť profesionálny a najmä cieľovo zameraný," vysvetľuje Lacušková.
Najhoršie je mlčať
Rovnako významné je, aby líder udržiaval komunikáciu každého s každým. Pri práci v tíme bývajú veľmi častým nebezpečenstvom tzv. mŕtve body, v ktorých sa zastavuje komunikácia. Časť tímu sa potom oddeľuje a stáva sa neproduktívna. V tejto súvislosti treba podporovať spoluprácu pri formovaní cieľov, avšak členom tímu alebo skupinám musí zostať možnosť voľby cesty na ich dosiahnutie.
Ako každá práca, aj riadenie si vyžaduje istú kontrolu. V demokratickom systéme ju však netreba zbytočne klásť do popredia, aby nevytvárala pocit napätia. V súčasnosti je demokratický systém najefektívnejším prostriedkom na dosiahnutie pracovných výkonov a závisí len od lídra, aby ho zachoval v dobrom stave.
Rozdeľujeme úlohy
Pri rozdeľovaní pracovných úloh a zadaní je nevhodné, ak nadriadený otáľa s presnými inštrukciami a spolieha sa na to, že jednotliví pracovníci dokážu "čítať jeho myšlienky". Podľa jedného z prieskumov až 51 percent šéfov zadáva prácu osobne a rozkazom, 19 percent robí to isté, ale e-mailom. Len 16 percent pritom slušne poprosí a 14 percent diskutuje o návrhu s pracovníkom. "Pri prideľovaní práce podriadeným je potrebné poznať členov tímu, ich schopnosti, silné stránky a rezervy. Tieto poznatky treba zohľadniť pri prideľovaní úloh. Je optimálne, ak sa podriadení pri zadaných úlohách rozvíjajú, ak sú pre nich motivujúce," dodáva Lacušková.
Chybou je, ak šéf prideľuje prácu nerovnomerne. Identifikuje schopnejších členov tímu, o ktorých vie, že sú schopní dodávať kvalitne a včas spracované úlohy, a tým prideľuje viac a náročnejšie úlohy. Môže sa totiž na nich spoľahnúť. Inou chybou je ak chce všetko urobiť sám, pretože svojim členom tímu nedôveruje.
Podriadení zasa často nie sú schopní povedať "nie". Hoci vedia, že nie sú z časového alebo iného hľadiska schopní splniť zadanú úlohu, neozvú sa a mlčia. Chybou tiež je, ak nežiadajú detailnejšie vysvetlenie úlohy, ak im zadanie nie je jasné.
Pochvala a kritika
Líder by nikdy nemal svojich podriadených chváliť tak, aby v kolektíve vznikla závistlivosť. Vhodnejšia je napríklad pochvala medzi štyrmi očami. To isté, a možno ešte s väčším dôrazom platí pre kritiku. Kritizovať treba s mierou, pričom neustále treba brať ohľad na osobnosť kritizovaného. Do kritiky by sa riadiaci pracovníci nemali púšťať pod vplyvom emócií a radšej by si mali všetko nechať uležať v hlave o deň dlhšie.
Kritika by predovšetkým mala dosiahnuť zlepšenie výkonu. Osvedčenou metódou je tzv. sendvičový prístup, pri ktorom sa kritické jadro veci "zabalí" do pozitívnych aspektov. Líder by mal najprv pracovníka pochváliť, potom by mal predniesť svoje pripomienky a na záver všetko zakončiť pochvalou na odľahčenie situácie.
Môj šéf ako priateľ
Pracovné vzťahy v praxi neraz "komplikujú" osobné väzby -- z priateľa sa jedného dňa môže stať šéf, alebo sa zo šéfa časom môže stať aj priateľ. Podobne ako inde, aj tu treba ustrážiť optimálne hranice. "V praxi som sa stretla s rôznymi postojmi a mám aj osobné skúsenosti s profesionálnymi vzťahmi na pracovisku i so vzťahmi, ktoré prerástli na kamarátske. Za jednoduchšie považujem, ak sú vzťahy pracovné. V opačnom prípade treba striktne rozlišovať, kedy je človek na pracovisku a kedy mimo neho, a podľa toho sa aj správať. Vyžaduje si to vyspelosť na oboch stranách, aby nedochádzalo k zneužívaniu priateľstva na pracovisku. Som zástancom toho, že priateľstvo je natoľko vzácne, že nie je správne ohroziť ho vzťahom nadriadený verzus podriadený. Kým je všetko v poriadku, sú funkčné oba vzťahy. Ak sa však vyskytnú problémy v jednom zo vzťahov, prejaví sa to aj v druhom. Následkom môže byť strata oboch," upozorňuje Lacušková.
Základné vlastnosti šéfa
- Predstavivosť, intuícia a fantázia
- Zvedavosť, šírka a hĺbka záujmov
- Odvaha, zmysel pre riziko a dobrodružstvo
- Impulzívnosť a radikalizmus
- Samostatnosť, sebavedomie a ctižiadosť
Nie je vám jasné zadanie?
-- Ak nerozumiete pridelenej úlohe, žiadajte od nadriadeného vysvetlenie.
-- Žiadosť o vysvetlenie zdôvodnite tým, že vám záleží na kvalitnom výsledku.
- Ak šéf nereaguje, spýtajte sa ho, či chce, aby ste odviedli dobrú prácu.
-- Pri opakovanom spresnení úlohy zopakujte pred šéfom jej zadanie ešte raz.
-- Vždy sa snažte ubezpečiť, či máte na mysli to isté, ako váš šéf.
-- Ak vám napriek všetkému nie je zadanie jasné, spýtajte sa, či vám ho môže vysvetliť niekto iný.
Zdroj: www.jobdnes.cz