Menej papierov, viac nápadov

Projekt zavádzania procesného riadenia ľudských zdrojov v spoločnosti EuroTel Bratislava (dnes T-Mobile Slovensko) získal v marci ocenenie HR Oscar 2004. Slávnostné odovzdávanie ocenení bolo súčasťou odbornej konferencie Nové trendy v personálnom manažmente 2005. Ocenených z finálových projektov tajným hlasovaním určili účastníci konferencie. Za čo vlastne?

Radikálna zmena
"Zistili sme, že pracovníci divízie ľudských zdrojov väčšinu času - až 70 percent - venujú administratíve. Asi štvrtinu poradenstvu a rozvoju a len veľmi málo stratégii a strategickému plánovaniu," vysvetľuje riaditeľka divízie ľudských zdrojov spoločnosti T-Mobile Slovensko Barbora Stejskalová. "Želaným stavom bolo, aby na poradenstvo a rozvoj sa viazalo až 60 percent našich kapacít. Len dvadsať percent by sa malo venovať administratíve." Rozhodli sa pre radikálnu zmenu. V krátkom čase si zaumienili vytvoriť nové procesy a systémy, čo bolo spojené s kultúrnou zmenou v organizácii.
Práce na projekte začali približne v januári minulého roka. V spolupráci s dvoma konzultačnými firmami postupne navrhli a vytvorili systém HRnet pozostávajúci z 19 aplikácií. Stal sa súčasťou firemného intranetu. Posledné z aplikácií uviedli do života v marci tohto roku. Spoločnosť podľa Stejskalovej síce nie je pionierom v tejto oblasti, zrejme však patrí k málo firmám, ktoré využívajú taký široký a zároveň komplexný systém ušitý na ich mieru.

Systém prísny na poriadok
Zavedenie celého projektu podľa Stejskalovej zjednodušilo a sprehľadnilo procesy. Ubudlo papierovej práce. Manažéri majú efektívnejší nástoj a zároveň poradenstvo na riadenie vlastných ľudí. Nový systém už ušetril niekoľko pracovných miest v administratíve.
"Pre zamestnancov je systém predovšetkým zdrojom informácií o ich mzde, rozvoji, výkonnosti či pracovnej náplni, slúži ako samoobslužný elektronický systém. Líniových manažérov má predovšetkým podporovať pri riadení ľudí," vysvetľuje pre HN senior manažérka ľudských zdrojov spoločnosti Martina Cardová, ktorá riadila vývoj, testovanie a nasadenie zhruba polovice aplikácií.
Nový systém si podľa senior manažérky ľudských zdrojov Kataríny Brončekovej vyžaduje poriadok. "Keď sa dnes zanedbá pravidelné vypĺňanie dochádzky alebo sa neskoro odovzdajú hodnotenia zamestnancov, vypláva to pomocou jednoduchých reportov na povrch za pár sekúnd," vysvetľuje.
Zamestnancov na druhej strane urobil nový systém viac "závislých" od počítačov. Podmienkou pre prácu je podľa Cardovej pochopenie princípov a procesov a prípadne preštudovanie školiacich materiálov.

Dovolenka bez podpisu
Vyše tristo zamestnancov divízie predaja sa môže viac koncentrovať na prezentáciu a predaj služieb. Systém zlikvidoval veľkú časť papierovania a aj podľa riaditeľa tejto divízie Františka Imreczeho prispel k väčšej disciplíne. "Ak si človek nevyplní dochádzku, nemá podklady pre výpočet svojej mzdy, a to isté platí aj o dovolenkách," vysvetľuje. Takisto umožňuje delegovať obsluhu niektorých aktivít na iných zamestnancov. "Napríklad kontrolu dochádzky má na starosti moja asistentka," dopĺňa Imrecze. "Spočiatku to bolo náročné," hovorí administratívna asistentka Jana Mišove, "ale tak je to asi so zavádzaním každej väčšej aplikácie. Kým sa človek naučil s ňou pracovať, urobil aj zopár chýb." Oceňuje, že výkazy či žiadosti už netreba tlačiť. Nadriadení ich schvaľujú priamo v elektronickej podobe.
Aj podľa regionálnej manažérky rezidenčného predaja Beáty Dolnozemskej si zoznámenie s novým HR systémom vyžiadalo čas a trpezlivosť. No uľahčil a sprehľadnil jej prácu. "Moji podriadení strávia väčšinu času v teréne. O to viac oceňujem možnosť evidencie a odsúhlasovania dochádzky, dovolenky či stravných lístkov bez osobného kontaktu a podpisu," vysvetľuje.

Ubudlo šanónov
"Chýbali mi elektronické prehľady za mojich podriadených. O tom, aké školenia už absolvovali, či si dobre vypĺňajú dochádzku, koľko dovolenky im ostáva, ako sa vyvíja ich mzda, výkonnosť, aký je ich opis práce," hovorí Brončeková. Dnes, keď potrebuje ktorúkoľvek z týchto či iných informácií, nemusí ich hľadať v šanónoch, alebo pýtať od kolegov.
Podľa manažérky rozvoja služieb zákazníkom Katky Šúchalovej, schvaľovanie v elektronickej podobe podporené notifikáciami cez e-maily či SMS správy s jasne stanovenými kompetenciami dokáže značne skrátiť vybavovanie.
"Najviac ma teší, že sa rozšírila oblasť kariérneho rozvoja zamestnancov," dopĺňa výhody riaditeľ divízie služieb zákazníkom Dušan Švalek.

Viac poradenstva
Výsledky projektu sa podľa Stejskalovej významne premietajú do práce divízie ľudských zdrojov. Zvýšila sa výkonnosť, znížil počet chybných operácií a údaje v systémoch sú "čistejšie". Tým, že ubudlo administratívnej práce, ľudia sa môžu viac venovať aktivitám s väčšou pridanou hodnotou. Napríklad internému poradenstvu. O 1 245 zamestnancov sa stará 19 pracovníkov divízie ľudských zdrojov.
Brončeková vyzdvihuje jednoduché reporty akéhokoľvek typu, prepojenosť aplikácií, históriu všetkých zamestnancov na jednom mieste, či ľahšiu administráciu.
Napríklad aplikácia Nábor sprehľadnila komunikáciu medzi manažérom a jeho poradcom z oddelenia ľudských zdrojov. "Vieme presne sledovať tok životopisov, zaznamenávať postup kandidátov," vysvetľuje špecialista ľudských zdrojov Peter Luprich. Ako dodáva, zamestnanci majú vďaka systému možnosť prihlásiť sa do interných výberových konaní na voľne pozície.
"Vďaka systému mám väčší prehľad i o tom, čomu sa v rámci ľudských zdrojov nevenujem. Nemôže sa mi stať, že by som na niečo v tejto oblasti zabudla," dopĺňa Cardová.

Zmeniť prístup manažérov
Jedným z hlavných cieľov projektu bolo podľa Stejskalovej zmeniť prístup manažérov k práci s ľudskými zdrojmi. Firma na nich presunula zodpovednosť v tejto oblasti a zároveň im dala k dispozícii určité know-how, podporené novým informačným systémom. "Presun zodpovednosti a kompetencií z divízie ľudských zdrojov na mňa ako manažéra bol postupný, podporený vzájomnou komunikáciou," komentuje Šúchalová. Dnes využíva ľudí z oddelenia ľudských zdrojov viac-menej len ako poradcov. Konzultuje s nimi najmä neštandardné situácie.
"Zmena zodpovednosti v tomto prípade možno nie je úplne správne vyjadrenie," hovorí senior manažér rozvoja systémov Marián Horník. Podľa neho aj pred zavedením nového systému spočívala prevažne na manažéroch. Zmenili sa podľa neho spôsoby zberu informácií potrebných pre personálnu prácu a komunikáciu so zamestnancami a pracovníkmi oddelenia ľudských zdrojov a najmä ich efektívnosť. Išlo teda viac o zmenu formy ako obsahu. Aj keď ten sa vďaka novým aplikáciám tiež skvalitnil.
Jedným z pozitív, ku ktorému vďaka zmenám v riadení ľudských zdrojov prichádza, je vyššia transparentnosť takmer vo všetkých oblastiach práce s ľuďmi. "V organizačnej zložke, v ktorej pracujem, sa napríklad osvedčilo sprehľadnenie systému prideľovania vybraných bonusov a najmä dodržiavanie pravidiel v ich prideľovaní," uzavrel Horník.