Určite ste to už neraz zažili. Hoci vás o dva týždne čaká odovzdanie projektovej správy alebo ukončenie náročného pracovného zadania, prácu odkladáte a čas vypĺňate menej dôležitými a podstatne jednoduchšími úlohami. Do nosného projektu sa pustíte o päť minút dvanásť, pričom krátko pred finále ťaháte deň -- noc -- deň a hoci to nakoniec predsa len vždy stihnete, s výsledkom nie ste celkom spokojný, pretože ak by ste na mali viac času... A tak to ide stále dokola.
Edgar Allan Poe kedysi napísal: "Človek je zvláštny tvor. Stojí na vrchu brala a dobre vie, že keby skočil dolu, tak sa s istotou zabije. No napriek tomu je zvedavý, aký by to bol pocit... Človek je zvláštny tvor. Potrebuje spraviť nejakú vec, na ktorej vyhotovenie má k dispozícii týždeň. Ale nie. On čaká, čaká až do času, keď je už daný zámer nemožné uskutočniť. A nakoniec -- ostáva sklamaný sám zo seba. A to všetko iba pre ten nedefinovateľný pocit, že robí niečo, čo by nemal. Uspokojuje ho..."
Toto konštatovanie platilo v 19. storočí a treba povedať, že ani v 21. storočí sa na ňom takmer nič nezmenilo. Súčasnosť je však hektickejšia a večné odďaľovanie povinností môže byť pre mnohých na ringu neľútostného trhu práce priam devastujúce. Virtuálny magazín HRweb.sk nebezpečenstvo takéhoto prístupu výstižne ilustroval na príbehoch dvoch ľudí s rovnakým problémom. Rozdiel medzi nimi je v prístupe, ktorý jeden či druhý pracovník k danej veci zaujali.
O čom je prvý príbeh
"Ako obyčajne som zavčas rána prišiel do kancelárie. Na mojom stole sa už týždeň kopili rôzne správy, ktoré by potrebovali prinajmenšom niekam zaradiť. A tak som sa do toho pustil. Po dvoch hodinách bolo všetko upratané, a tak nastal čas na riešenie tejto agendy. Zavolal som si vedúcich oddelení a rozdelil som medzi nich hlavné úlohy podľa toho, čo a kedy som uznal za vhodné. Prešiel týždeň a polovica zadaných úloh ešte vždy nebola hotová... Dorábalo sa po nadčasoch, začali sa vynárať problematické oblasti, práca stagnovala. A stále pribúdala ďalšia a ďalšia..."
Vzniknutá situácia bola určite nepríjemná. Ako v komentári píše HRweb.sk, problém bol v tom, že celá firma pravdepodobne fungovala takzvaným kapitolovým systémom. To znamená, že rôzne úlohy sa chápali ako samostatné jednotky. Uzavretím jednej z nich sa uzavrela celá kapitola, ktorá sa už neskôr neotvárala.
O čom je druhý príbeh
"Zavčas rána som ako obyčajne prišiel do kancelárie. Na stole ma čakali hlásenia o zatiaľ neotvorených, rozpracovaných a dokončených projektoch. Postupne som si do kancelárie zavolal vedúcich oddelení, s ktorými som doriešil prípadné nezhody, možné potenciálne konflikty a možnosti, ako treba v jednotlivých prípadoch postupovať ďalej. Vybavili sme niektoré reorganizácie v tímoch a každý ďalej pracoval na záležitosti, ktorá bola práve aktuálna..."
Hlavné odlišnosti
Druhý príbeh ukazuje, ako by to malo vyzerať v skutočnosti. Na celkové pochopenie podľa HRweb.sk treba podrobnejší pohľad na pár bodov, v ktorých sa oba príbehy výrazne odlišujú:
Na prvom mieste je kontinuita práce. Ako sme spomínali, "rozhýbať" sa je niekedy oveľa väčším problémom ako vyriešiť aj tú najzávažnejšiu komplikáciu. Uplatniť pravidlo "odstátych myšlienok" nie je vždy najlepšie, pretože najužitočnejšie nápady prichádzajú práve vtedy, keď je do nich človek ponorený a keď nevychádza z pracovného tempa. Práve v tom spočíva tajomstvo pracovnej dynamiky. Je nevyhnutné, aby sa pracovná náplň kontinuálne udržiavala na viac-menej rovnakej úrovni a aby sa iba postupne a veľmi operatívne menili ciele, ktoré treba dosiahnuť.
Sama dynamika má však vlastné pravidlá. Ide predovšetkým o skutočnosť podvedomého uplatňovania nadobudnutých skúseností. Človek je schopný oveľa efektívnejšie manipulovať s aktívnymi vedomosťami ako s databázou poznatkov, ktoré je nútený zakaždým nanovo vyvolávať vo svojej mysli. V praxi to znamená asi toľko, že keď pracovník práve doriešil jednu úlohu, je veľmi pravdepodobné, že keď mu vedúci predloží novú úlohu, bude ju schopný riešiť oveľa lepšie a rýchlejšie...
Pri definovaní poslednej odlišnosti sa možno dostať k ďalšiemu bodu, ktorý spočíva v podobnosti. V prípade, že pracovník napríklad každý týždeň stojí pred úplne iným projektom, ktorý si zároveň vyžaduje úplne nové personálne vybavenie, väčšinu času "zabije" zväčša tým, že sa snaží zohnať ľudí do tímu. A keď sa mu to konečne podarí, je nevyhnutné sa skoordinovať a preorientovať na inú problematiku. Od dynamickej práce sú pracovníci v takomto prípade na míle vzdialení...
Udržanie rýchleho a rovnomerného pracovného tempa nie je vždy najľahšou úlohou, avšak dlhoročné skúsenosti potvrdzujú, že táto schopnosť výrazne podporuje pracovný výkon. Komu sa to podarí vedome docieliť, má polovicu námahy za sebou a úspech zaručený.
Šablóna operačného manažmentu
- Neustále sledujte situáciu, aby ste v každom bode presne vedeli, ako sa veci vyvíjajú a ako by ste mali v prípade potreby zasiahnuť.
- Snažte sa pracovné úlohy kombinovať na základe spoločných styčných bodov, čo znamená, že keď istá skupina práve rieši istý problém, ktorý sa svojou podstatou dotýka riešenia iného problému, skombinujte tieto tímy. Odovzdajú si veľmi cenné poznatky.
- Udržiavajte stále pracovné tempo. Oveľa ťažšie sa totiž začína ako pokračuje. Pri tomto bode si však treba dávať pozor na to, aby nároky na zamestnanca neboli privysoké či, naopak, prinízke.
- Rozdávať úlohy hneď ráno po príchode do práce nie je najlepší nápad, pretože potom budete počas celého dňa myslieť iba na to, čo vás ešte čaká. Okrem toho nebudete mať čas, aby ste si premysleli najlepšiu stratégiu a taktiku, pretože budete príliš zaujatí vecou, ktorú riešite teraz. Optimálny čas na delegovanie je na konci pracovného dňa. Docielite tým, že za noc sa myšlienky v hlave usporiadajú a ráno už prídete s takmer hotovým konceptom, pri ktorého tvorbe vás nebude nič rozptyľovať.
Zdroj: HRweb.sk