Preplácanie zahraničných pracovných ciest
Sme firma, ktorá vyváža technológie do Poľska. Tieto technológie chodia inštalovať pracovníci našej firmy. Z toho dôvodu, že je lepší kurz pri menení korún na hranici, dávame našim pracovníkom slovenské koruny na výmenu. Chceme vedieť, či je možné preplácať takýmto spôsobom zahraničné pracovné cesty našich pracovníkov, t. j. prepočtom v slovenských korunách.
-- Na vašu otázku je odpoveď v ustanovení § 36 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách. Zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste preddavok v inej ako slovenskej mene v rozsahu a v sume podľa predpokladaného času trvania a podmienok zahraničnej pracovnej cesty. Preddavok v inej ako slovenskej mene alebo jeho časť môže zamestnávateľ po dohode so zamestnancom poskytnúť aj formou cestovného šeku, zapožičaním medzinárodnej bankovej platobnej karty zamestnávateľa alebo prevodom na účet zamestnanca vedený v banke alebo pobočke zahraničnej banky v inej ako slovenskej mene.
Cestovné náhrady
Je možné paušalizovať cestovné náhrady, aké podmienky je potrebné splniť zo strany zamestnávateľa? Ako postupuje pri preukazovaní výdavkov zamestnanec? Je zamestnávateľ povinný poskytnúť zamestnancovi preddavok na náhrady pri vysielaní na pracovnú cestu? Aký je správny postup pri zúčtovaní pracovnej cesty zo strany zamestnávateľa?
-- Uvedené otázky sú riešené zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v rámci spoločných ustanovení. Zákon rieši i paušalizáciu cestovných náhrad, pričom úprava je prevzatá z predchádzajúcej právnej úpravy (zákon č. 119/1992 Zb.), v zmysle ktorej môže zamestnávateľ v záujme zjednodušenia poskytovania a vyúčtovania náhrad uplatniť ich paušalizáciu. Pri výpočte paušálnej sumy vychádza zamestnávateľ z priemerných podmienok rozhodných na poskytovanie náhrad zamestnancovi alebo skupine zamestnancov. Ak sa zmenia podmienky, za ktorých sa paušálna suma určila, je zamestnávateľ povinný túto sumu preskúmať a upraviť. Zákon dáva možnosť paušalizovať jednotlivé náhrady cestovných výdavkov pri tuzemských, ako aj pri zahraničných pracovných cestách, pokiaľ sa bude prihliadať na oprávnené záujmy zamestnanca. Paušalizácia je možná s cieľom zjednodušenia účtovania cestovných náhrad u tých zamestnancov, ktorým zamestnávateľ určuje rovnaké podmienky pracovnej cesty. Paušalizáciou sa nesmie obchádzať účel zákona. Určenie paušálnej sumy je vždy jednostranným aktom zamestnávateľa. Na paušalizáciu cestovných náhrad nie je potrebný súhlas zamestnanca. Z toho vyplýva, že zamestnávateľ môže stanoviť paušál aj proti vôli zamestnanca. Od paušalizácie výdavkov treba odlíšiť prípad, keď ustanovenie § 7 ods. 6 zákona o cestovných náhradách umožňuje, aby zamestnávatelia so zamestnancami dohodli poskytovanie náhrady za použitie motorového vozidla vo výške zodpovedajúcej cene cestovného lístka hromadného dopravného prostriedku diaľkovej dopravy. Pri tejto dohode je potrebné vychádzať zo zásady hospodárnosti. Ak zamestnávateľ paušalizuje cestovné za mestskú hromadnú dopravu, treba za horný limit paušálu považovať, z dôvodov hospodárnosti pri vynakladaní nákladových položiek, 100 % ceny predplatného cestovného lístka. Ustanovenie týkajúce sa paušalizácie cestovných náhrad nemožno priamo aplikovať na podnikateľov. Vzhľadom na to, že na podnikateľov sa aplikuje zákon o cestovných náhradách prostredníctvom zákona o dani z príjmov, nie je prípustné, aby podnikatelia priamo na seba aplikovali ustanovenie § 34 zákona o cestovných náhradách. Paušálne náhrady môže podnikateľ uplatniť len vo vzťahu k svojim zamestnancom.
Preukazovanie výdavkov
Čo sa týka preukazovania výdavkov, zákon o cestovných náhradách požaduje preukázanie výdavkov a ak ich zamestnanec nepreukáže, môže mu zamestnávateľ poskytnúť náhrady v ním uznanej sume s prihliadnutím na určené podmienky pracovnej cesty (§ 3). Podľa ustanovenia § 35 ods. 2 zákona náhrada cestovných výdavkov za miestnu pravidelnú verejnú dopravu patrí zamestnancovi v preukázanej sume (§ 4) alebo v paušálnej sume určenej zamestnávateľom (§ 34), alebo v sume určenej zamestnávateľom podľa ceny cestovného lístka, ktorá platila v čase uskutočnenia pracovnej cesty. Zákonodarca dal možnosť zamestnávateľovi uznať zamestnancovi výdavky i bez preukázania s prihliadnutím na určené podmienky pracovnej cesty. Zákon vychádza zo zásady preukázanosti výdavkov na pracovnú cestu, pričom v tomto ustanovení je zakotvená výnimka z tejto zásady. Ak zamestnanec uvedené výdavky nepreukáže (napr. cestovným lístkom), môže mu zamestnávateľ poskytnúť náhrady vo výške podľa svojej vlastnej úvahy, pričom zohľadní podmienky, ktoré určil pracovníkovi na vykonanie cesty (§ 3 zákona). Treba však upozorniť na to, že zamestnanec nemá právo, aby mu zamestnávateľ preplácal všetky nedoložené výdavky. Zamestnávateľ môže pri priznaní cestovných náhrad podľa tohto ustanovenia vychádzať aj z údajov zamestnanca (čestné vyhlásenie).
Napokon treba riešiť otázku, aký je rozdiel medzi paušalizáciou cestovných náhrad podľa § 34 zákona o cestovných náhradách a paušálnym preplácaním cestovných náhrad podľa tohto ustanovenia. Rozdiel medzi oboma ustanoveniami spočíva v tom, že v prvom prípade sa výška cestovných náhrad paušalizuje vopred s prihliadnutím na podmienky pracovnej cesty. V druhom prípade, to znamená v prípadoch upravených týmto ustanovením, ide síce tiež o paušalizáciu cestovných náhrad, ktorá sa však vykonáva až po skončení pracovnej cesty. Poskytnutie preddavku na náhrady ako i ich zúčtovanie sú riešené v ustanovení § 36 zákona. Zákonná úprava sa od predchádzajúcej úpravy líši o nové riešenie, ktoré si vyžiadala potreba praxe a aplikačné problémy. Zákonom je aj naďalej ustanovená pre zamestnávateľa povinnosť zamestnancovi poskytnúť preddavok na náhrady pri tuzemskej pracovnej ceste na požiadanie zamestnanca, a to až do výšky predpokladaných výdavkov. Pri zahraničnej pracovnej ceste je zamestnávateľ povinný poskytnúť preddavok na zahraničnú pracovnú cestu aj bez požiadania zamestnanca, a to v inej ako slovenskej mene a v rozsahu a vo výške podľa predpokladanej doby trvania a podmienok pracovnej cesty.
Na rozdiel od predchádzajúcej úpravy zákon zakotvuje možnosť poskytnutia preddavku aj iným spôsobom, ako je vydanie zahraničnej meny. Zamestnávateľ môže preddavok poskytnúť aj formou:
* cestovného šeku,
* medzinárodnej platobnej karty zamestnávateľa,
* bankovým prevodom príslušnej sumy na účet zamestnanca.
Do desiatich pracovných dní po dni ukončenia pracovnej cesty je zamestnanec povinný predložiť všetky doklady potrebné na vyúčtovanie pracovnej cesty a vrátiť nevyúčtovaný preddavok. Táto lehota je poriadková, a nie prekluzívna, takže jej nesplnením nárok zamestnanca na náhrady nezaniká. Ak zamestnanec včas nevráti nevyúčtovaný preddavok, má zamestnávateľ právo jednostranne zraziť sumu preddavku zo mzdy zamestnanca. Rovnako aj zamestnávateľ je povinný vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty a uspokojiť nároky zamestnanca do desiatich pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov potrebných na vyúčtovanie zo strany zamestnanca. Až po uplynutí desaťdňovej lehoty sa môže zamestnanec po prvýkrát domáhať svojho nároku.
Z dôvodu aplikačných problémov pri vyúčtovaní pracovnej cesty a vrátení preddavku, resp. pri doplatku zamestnancovi vo vzťahu k mene, sa v zákone presne ustanovuje postup a mena, v akej je zamestnanec povinný vrátiť preddavok a tak isto možnosti pre zamestnávateľa ohľadne meny doplatku do výšky skutočných výdavkov zamestnanca. Zamestnanec je v prvom rade povinný vrátiť nevyúčtovaný preddavok v inej ako slovenskej mene, v ktorej mu bol poskytnutý. Po dohode so zamestnávateľom môže preddavok vrátiť aj v inej dohodnutej mene (inej voľne zameniteľnej cudzej mene, národnej mene krajiny, kde sa pracovná cesta vykonáva, alebo v slovenskej mene). Zamestnávateľ je v prvom rade povinný poskytnúť zamestnancovi doplatok v inej ako slovenskej mene, ale po dohode so zamestnancom mu môže tento rozdiel poskytnúť aj v slovenskej mene.
Vo väzbe na posudzovanie času stráveného na pracovnej ceste a v záujme zjednodušenia zákon stanovuje, že sa všetok čas strávený na pracovnej ceste v rámci rozvrhnutého pracovného času zamestnanca považuje za výkon práce, za ktorý patrí zamestnancovi mzda s výnimkou tých prípadov, keď prerušenie výkonu práce v rámci pracovnej cesty zavinil zamestnanec sám.