Umeniu, ako viesť rozhovor, sa učíme celý život. Avšak správne odpovedať nie je to isté ako správne reagovať, nemusíte totiž vedieť hneď relevantnú odpoveď, ale pritom môžete na diskutéra správne reagovať. Už to je polovica úspechu. Pozrite sa, čo v tejto súvislosti radia odborníci.
1. Urobte krátku pauzu. Predtým, než nahlas odpoviete na otázku, prinúťte sa spraviť kratučkú, aspoň sedemsekundovú prestávku a rozmýšľajte. Pomôckou sú vety typu: „Ďakujem za otázku, nečakal som ju.“ Alebo, naopak: „Očakával som ju.“
2. Otázku vášho partnera zopakujte vlastnými slovami. Buď tak, ako ju vyslovil on, alebo vo vlastnej interpretácii. Povedzme takto: „Ďakujem za otázku (podľa pravidla č. 1). Ak som ju správne pochopil, zaujíma vás problém (napríklad) kvality potravín. Poviem vám, čo chcete vedieť.“
3. Môže sa stať, že dostanete štruktúrovanú otázku, teda zloženú z viacerých. Urobte z nej v duchu niekoľko častí a nahlas sa spýtajte, ktorou máte začať. Ľudia, ktorých zaujímajú komplikovanejšie veci, zvyčajne dajú to, o čo im ide najviac, na koniec výroku.
4. Ak dostanete otázku náročnú po obsahovej stránke, požiadajte, aby vám ju zopakovali, pretože si nie ste istý, či ste ju pochopili. Zopakovaná otázka bude zrejme kratšia, jasnejšia a lepšie sformulovaná. Zároveň sa v nej môžu zmeniť hlavné body. Snažte sa nenápadne priviesť diskutéra k tomu, aby sám trocha inak vyjadril, na čo sa pýta. Potom vy sami znova zopakujte otázku. Je možné, že to prinúti partnera upraviť vašu interpretáciu. Získate tým cenný čas. Pri zložitejšej otázke požiadajte ešte o niekoľko minút na premýšľanie. Potom predložte v odpovedi príklad z vlastnej praxe. Tento trik vám môže pomôcť vybŕdnuť z patovej situácie, aby sa nešlo do hĺbky v problematike, v ktorej sa buď nevyznáte alebo o nej nemáte dosť informácií.
5. Keď vás diskutér osloví priamo, najprv ho požiadajte, aby vám upresnil, čo ho konkrétne zaujíma. Ušetrí vám to čas, nemusíte hovoriť veľa a dovolí vám to odhaliť jeho očakávania.
6. Nereagujte na situačné, emocionálne zafarbené otázky. Vždy sa snažte odpovedať korektne a bez toho, aby ste sa z niečoho vyviňovali. Ak je však otázka skutočnou hodenou rukavicou a chcú vás ňou zahnať do kúta, treba využiť vyriant odpovede, v ktorej podstatu otázky preformulujete.
7. Ak príde nepredvídaná otázka, na ktorú neviete odpovedať, požiadajte, aby vám umožnili si ju zapísať s tým, že na ňu odpoviete o čosi neskôr. Ak však nedokážete podrobne reagovať, pokojne odpovedzte jednoducho: áno, alebo nie. Nepoužívajte sarkastický slovník („To myslíte vážne?“), ani sa nerobte nechápavým.
8. Odpoveď zbytočne nepredlžujte a vyhnite sa nadbytočným slovám a detailom. Zároveň platí: ak položená otázka odvádza od témy, rozhodne sa vráťte k pôvodnej problematike.
9. Môže sa stať, že vás pri odpovedi pochopia nesprávne, vtedy si priznajte chybu so slovami, že ste zrejme myšlienku nesformulovali správne. Nikdy nereagujte slovami: „Už neviem, ako vám to vysvetliť.“
10. Správajte sa ako človek, ktorý má vždy na výber z viacerých možností: zdvorilé odmietnutie odpovede alebo jej odloženie či preformulovanie dotazu. Pamätajte – nie ste povinný vždy zodpovedať všetky otázky. Po zodpovedaní otázok sa nezabudnite poďakovať.
Niektoré ďalšie komunikačné pomôcky:
- v predstihu si urobte zoznam možných otázok,
- odskúšajte si, ako by ste na ne odpovedali - to preto, aby ste si viac verili,
- položený dotaz vždy zopakujte,
- snažte sa odhaliť podstatu každej otázky, až potom odpovedajte,
- komunikáciu vždy ukončite pozitívne a snažte sa prejavovať ako veľkorysá osobnosť.