Množia sa vám úlohy v práci a každú chvíľu máte pocit, že sa zrútite? „Ale ak všetku energiu miniete na to, aby ste si zapamätali schôdzky a povinnosti, nezostane vám jej dosť na reálnu prácu. Rozhodne odporúčam dať všetky povinnosti z hlavy von. Na papier, do kalendára alebo do nejakej počítačovej či mobilnej aplikácie,“ tvrdí Andrej Mikula, konateľ spoločnosti Time Management. Tým výrazne znížime pocit stresu, pretože vieme, že všetky naše úlohy a záväzky sú niekde bezpečne zaznamenané.
Nemáte plánovanie v povahe? Naučte sa to
Organizácia času je zručnosť ako čokoľvek iné. Musíme sa ju naučiť či už z kníh, kurzov alebo z vlastnej skúsenosti. „Rozhodne si ale nemyslím, že by sa človek naučil time management až ako riaditeľ nejakého podniku. Jedny z najlepších organizátoriek času sú slobodné matky, pretože jednoducho nemajú na výber,“ radí Andrej Mikula. Rovnako si nemyslím, že by time manažment mal niekto v povahe. Každý človek je unikát a schopnosť organizovať si svoj vlastný čas vždy vyplynie z okolností.
Stanovte si jasné priority. A dodržiavajte ich
Niektoré firmy chcú byť veľmi „kreatívne“, neustále menia priority a názory, čím častejšie, tým podľa nich lepšie, aby sa vedeli vysporiadať s krízou. Ľudia podľa Andreja Mikulu často vôbec nechápu, čo to vlastne plánovanie je a veľa za tým vidí socialistickými päťročnice. Plánovať na päť rokov dopredu je samozrejme hlúposť. Lenže ak ani neviete, čo budete robiť za tri dni, je to problém.“ Prečo? Ľudia potom často robia iba to, čo na nich spadne. Odpovedajú na emaily, zdvíhajú telefóny a v podstate iba hasia momentálne naliehavosti namiesto toho, aby sa venovali skutočne dôležitým dlhodobým projektom.
Nebuďte pod časovým stresom. Rozvrhnite si, čo urobíte
„Odporúčam napísať si všetky pridelené úlohy na papier, určiť ich časovú dotáciu a potom tento čas porovnať s čistou pracovnou dobou. Čistý pracovný čas nie je 8 hodín, pretože v práci máte stretnutia, píšete maily, idete na obed, telefonujete, stretávate sa s kolegami a na reálnu prácu často nezostáva viac ako 3-4 hodiny," radí Andrej Mikula. Ak máte na štyri hodiny naplánovaných 20 činností, je jasné, že ich nestihnete. S týmto papierom choďte za šéfom. Snažte sa mu ukázať, že jednoducho nemôžete stihnúť všetko. Lebo nejde o to, stihnúť všetko, ale urobiť to dôležité... Je veľmi veľký rozdiel medzi produktivitou a aktivitou.
10 rád, ako si správne nastaviť time manažment, aby ste všetko stíhali
- Nedržte svoje úlohy v hlave. Píšte si všetko na papier. Keď úlohu dokončíte, vyškrtnite si ju.
- Každý večer si aspoň 30 minút plánujte nasledujúci deň. Napíšte si do kalendára, čo budete kedy robiť, s kým sa musíte stretnúť a aké úlohy chcete dokončiť.
- Stanovte si priority. Ktoré tri veci sú pre vás zajtra najdôležitejšie? Hneď ráno sa pustite do týchto úloh a pracujte na nich, až kým nie sú dokončené.
- Prestaňte byť otrokom emailu. Ak nepracujete ako technická podpora, nemusíte email kontrolovať každých 5 minút a neustále prerušovať dôležitú prácu.
- Veľké úlohy rozdeľte na čo najviac malých krokov.
- Plánujte prestávky. Ideál je pracovať 50 minút na jednej veci a potom si dať 10 minút pauzu. Ak sa tak dlho neviete sústrediť, používajte techniku 25 + 5. Počas tejto intenzívnej práce nechoďte na sociálne siete, nedvíhajte telefón, neodpovedajte na maily. Robte iba jednu vec.
- Zabudnite na perfekcionizmus. Dokončené je lepšie ako dokonalé.
- Buďte realista. Nesnažte sa zaplniť každé voľné miesto v kalendári, ale každý deň si vyhraďte aspoň jednu hodinu na najrôznejšie vyrušenia.
- Prestaňte robiť veci, ktoré neprinášajú úžitok. Je obrovský rozdiel medzi produktivitou a aktivitou. Produktivita prináša reálne hmatateľné výsledky. Aktivita je iba pocit, že sa celý deň nezastavím.
- V nedeľu si vždy spravte malú týždennú rekapituláciu. Porozmýšľajte nad tým, čo sa vám podarilo a kde je ešte miesto na zlepšenie. Zastavte sa na chvíľu, vydýchnite si a naplánujte si ďalší týždeň.
Zdroj: Time Management