Zákon o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov č. 395/2002 Z. z. nadobudol účinnosť už 1. januára 2003. Ako už naznačuje jeho názov, predmetom úpravy je nielen úsek archívov, ale aj registratúr, t. j. starostlivosti o dokumenty v čase ich prevádzkovej potreby.
V § 16 zákon definuje práva, ale najmä povinnosti pôvodcu registratúry. Pôvodcom registratúry (§ 2) je každá právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra, teda všetky dokumenty súvisiace s predmetom činnosti daného subjektu, vrátane obchodnej, účtovnej, daňovej agendy (napr. agendy vzniknutej v rámci personálnych vzťahov s vlastnými zamestnancami). Zákonom sa tak ukladá povinnosť pôvodcovi registratúry zabezpečovať správu tejto dokumentácie (registratúry), t. j. zabezpečiť metodicko-organizačné podmienky pre takýto výkon, najmä vypracovaním registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu. Ďalej zabezpečiť personálne a priestorové podmienky, pravidelne vyraďovať registratúrne záznamy a odovzdávať archívne dokumenty vo vyraďovacom konaní do archívu.
Povinnosť do 30. júna 2005
Pôvodca registratúry je oprávnený požiadať príslušný štátny archív o odbornú radu a usmernenie a v súlade so zákonom môže zveriť správu registratúry inej osobe. Vo vyhláške Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia tohto zákona, sa v § 43 ukladá pôvodcom registratúry povinnosť upraviť svoj registratúrny poriadok a predložiť ho na schválenie príslušnému štátnemu archívu najneskôr do 30. júna 2005. Táto povinnosť pôvodcov registratúr súvisí najmä s nevyhnutnosťou úpravy registratúrnych plánov a s označovaním registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou znakom hodnoty "A".
Pre ostatné vecné skupiny registratúrnych záznamov sa oproti doterajšej praxi nenavrhuje znak hodnoty. Nový registratúrny plán je dôležitý aj pre úpravu lehôt uloženia pre každú vecnú skupinu registratúrnych záznamov bez ohľadu na znak hodnoty so zreteľom na skutočnosť, že táto lehota je určovaná buď osobitným zákonom alebo interným posúdením pôvodcu záznamu. Dôležitá je aj úprava samotného registratúrneho poriadku, v ktorom pôvodca registratúry upravuje evidovanie, tvorbu, ukladanie, ochranu registratúrnych záznamov, prístup k nim a ich vyraďovanie.
Archivácia dokumentov v jednotlivých spoločnostiach
Registratúrny poriadok ďalej upravuje personálne, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry a úlohy a opis činností zamestnancov pôvodcu registratúry na jednotlivých úsekoch správy registratúry. Každá právnická osoba a podnikateľsky činná fyzická osoba musí vo svojich interných normách zohľadniť špecifiká ukladania dokumentov vo svojej sfére podnikania, stanoviť, kedy má dokument vzniknutý z jej činnosti registratúrnu a kedy archívnu hodnotu, ako ukladať účtovnú, daňovú, mzdovú, personálnu, zákaznícku, technickú alebo obchodnú agendu, resp. ako postupovať pred transformáciou, likvidáciou alebo konkurzom firmy.
Organizačná smernica
Registratúrny poriadok spolu s registratúrnym plánom (je jeho súčasťou a člení registratúru pôvodcu do vecných skupín) je významnou vnútroorganizačnou normou. Dôležitá je pre kvalifikované hodnotenie a vyraďovanie registratúrnych záznamov a tvorbu archívnych dokumentov, ale predovšetkým pre vnútorné informačné potreby každej organizácie. Organizačná smernica je tiež neoddeliteľnou súčasťou noriem vydaných v súvislosti s požiadavkami na dokumentáciu, ktoré stanovuje STN EN ISO 9001 v systéme kvality.
Svojou dôležitosťou sa zaraďuje medzi interné normy, akými sú organizačný poriadok, podpisový poriadok a ďalšie viažuce sa k riadenej tvorbe dokumentácie. Stanovuje jednotné zásady a zodpovednosti pre ochranu dôvernosti údajov a informácií.
Od kvality správy registratúry -- bez ohľadu na to, či sa vedie automatizovaným alebo klasickým spôsobom alebo či ide o centralizovanú alebo decentralizovanú evidenciu registratúrnych záznamov -- závisí rýchlosť a kvalita požadovaných informácií z už evidovaných a uložených v organizácii vzniknutých alebo do organizácie doručených záznamov v klasickej písomnej, zvukovej, obrazovej alebo elektronickej podobe.
Pozor na pokuty
Kvalitne vedená správa registratúry je o to dôležitejšia, že ide o osobitný informačný systém, ktorý v každej organizácii pôsobí od jej vzniku až do jej zániku a ktorého subjektom sú nielen pre organizáciu nenahraditeľné informácie, ale z ktorých časť má preukaznú hodnotu a právnu silu. Keďže citovaná vyhláška stanovuje termín vypracovania registratúrnych poriadkov a ich predloženia na schválenie do 30. júna 2005.
Organizácie, ktoré tak dosiaľ neurobili, majú na to už len necelý rok. Zákon o archívoch a registratúrach v § 31 konštatuje, že Ministerstvo vnútra SR môže uložiť pokutu tomu, kto zničí registratúrne záznamy alebo registratúry bez vyraďovacieho konania (až do 1 mil. Sk), alebo tomu, kto nevypracuje registratúrny poriadok a registratúrny plán alebo ho nepredloží na posúdenie a schválenie (až do 100 tis. Sk).
Úloha ministerstva vnútra a vzorový registratúrny poriadok organizácie
Ministerstvo vnútra SR, odbor archívov a registratúr pre potreby všetkých právnických osôb a fyzických osôb pre kvalitné a časové zhostenie sa tejto úlohy spracoval a knižne vydal vzorový registratúrny poriadok organizácie, zásady organizácie správy registratúry vrátane vzorových textov registratúrnych poriadkov pre správu registratúry automatizovaným i neautomatizovaným spôsobom a metodické pokyny pre tvorbu registratúrneho plánu (pozri: PhDr. Peter Kartous, CSc., Mgr. Mária Mrižová, PhD. Správa registratúrnych záznamov a archívnych dokumentov u ich pôvodcov, vydalo KZT, a. s., Bratislava 2003, 384 strán).
Podnetná publikácia sa navyše podrobnejšie zaoberá jednotlivými manipulačnými úkonmi pri správe registratúrnych záznamov, problematikou elektronických záznamov v správe registratúry, ako aj správou registratúry inou osobou. Obsahuje aj formálnu úpravu registratúrnych záznamov a slovník základných pojmov. Publikácia plne rešpektuje zákonnú úpravu správy registratúry v Slovenskej republike, zohľadňuje aj príslušné slovenské technické normy a medzinárodné ISO -- normy. Potrebné informácie poskytne každému záujemcovi aj Odbor archívov a registratúr Ministerstva vnútra SR, resp. príslušný štátny archív.