Nielen presun faktov
Odborníci internú komunikáciu definujú ako prepojenie firmy pomocou komunikácie. Nejde však len o to, aby sa všetky informácie dostali presne tam, kam majú, ale aby sa vytvoril systém, ktorý umožní vzájomné porozumenie a skutočnú spoluprácu, nielen formálne plnenie povinností. V spoločnosti Penta internú komunikáciu chápeme predovšetkým ako riadený proces prijímania, spracovania, odovzdávania a opätovného prijímania informácií. Jej úlohou je vyčerpávajúco informovať o všetkom podstatnom všetkých pracovníkov, ktorí majú o danej veci vedieť. Všetky "zdieľané" informácie pritom majú mať vysvetľujúci, stmeľujúci a obojsmerný charakter.
V praxi sa interná komunikácia veľmi často stotožňuje s ústnou alebo písomnou komunikáciou. Podľa odhadov sa však týmto spôsobom prenáša len asi 10 percent informačných a motivačných prvkov. Väčšia časť vnútrofiremnej komunikácie sa uskutočňuje mimoslovne, najmä činmi manažérov a ostatných pracovníkov a systémom firemnej kultúry.
V praxi internú komunikáciu väčšinou formálne zastrešujú oddelenia public relations a personálne oddelenia. Neexistuje pritom presná čiara, ktorá by jednoznačne oddeľovala oblasti vyhradené výlučne pre jeden alebo druhý útvar. V našej spoločnosti napríklad historicky pretrváva, že PR oddelenie zabezpečuje aj tie časti internej komunikácie, ktoré by podľa učebníc mali patriť do kompetencie personálneho odboru. A veľmi dobre to funguje.
Používané nástroje
Manažéri si často mylne myslia, že vnútrofiremná komunikácia je len záležitosťou techniky. Optimálne nástroje, ktoré sa v rámci nej používajú, treba voliť podľa toho, čo a komu treba komunikovať a s akým cieľom. Napríklad, ak sa v našej spoločnosti komunikuje o firemnej stratégii, najskôr sa uskutoční prezentácia z najvyššej úrovne. Nasleduje diskusia vrcholného manažmentu. Tá je už konkrétnejšia a rozmieňa na drobné, teda vysvetľuje, čo znamenajú jednotlivé výroky pre jednotlivé oblasti a útvary. No a naostatok už ide o úplne konkrétne rozobratie úloh útvarov a jednotlivcov z hľadiska naplnenia strategických zámerov. Okrem tohto sa prezentácia stratégie zverejňuje na intranete. Tento príklad sa ukázal ako vhodný spôsob odovzdávania informácií, ktoré sa týkajú všetkých zamestnancov, avšak rôznou mierou.
Pokiaľ ide o konkrétne nástroje, vďaka tomu, že v Pente má každý zamestnanec osobný počítač, všetci majú neobmedzený prístup k firemnému časopisu ako nástroju internej komunikácie, ktorý v elektronickej podobe pravidelne vychádza na intranete. Ako prínosné sa ukázalo, že každému je dostupný v rovnakom čase a tvare a rovnakým spôsobom. Aj reagovať môžu všetci rovnako - je presne zadefinované ako. Interný časopis je jedným z hlavných nástrojov internej komunikácie, rovnako ako e-mail a intranet, tzv. čierna skrinka, tlačové správy a podobne.
Dosahovanie cieľov
Snaha o obojstranný tok informácií musí byť výrazná aj pri ďalšom nástroji - pravidelných a ad hoc poradách a stretnutiach. Sú zväčša časovo náročnejšie, avšak na základe našich skúseností možno povedať, že zamestnanci si ich cenia viac. Tento prístup im totiž dáva šancu okamžite reagovať a vysloviť vlastné názory, návrhy a pripomienky. A to sú veci, ktoré síce vždy nevyužije každý, avšak takmer všetci túto šancu dokážu oceniť. Internú komunikáciu totiž nemožno v nijakom prípade chápať ako jednosmerný tok informácií, ale vždy treba dávať šancu na spätnú väzbu.
Ciele internej komunikácie
1. Vytváranie a zmena postojov, a tým aj správania zamestnancov.
2. Vzájomné pochopenie.
3. Informačné a motivačné prepojenie.
4. Poskytovanie a prijímanie spätnej väzby.
Čo všetko vo firme rozpráva
Povesť firmy, meno a skutky vrcholného manažmentu, vízia, stratégia, ciele, atmosféra, úroveň riadenia, úspechy a neúspechy, tradícia, rituály, firemné historky, pravidlá odmeňovania, záujem topmanažmentu o spolupracovníkov a firmu, kultúra pracovného prostredia, symboly moci, know-how, úroveň správania k zákazníkom a verejnosti.
PREDPOKLADY FUNGOVANIA INTERNEJ KOMUNIKÁCIE
- Vhodná organizácia práce,
- Topmanažment = svorný tím,
- Kvalifikovaná personálna stratégia,
- Systém spätnej väzby,
- Obojsmerná vnútrofiremná komunikácia,
- Tréning manažérov v efektívnej komunikácii,
- Otvorenosť v komunikácii,
- Osobný príklad topmanažérov.
Zdroj: Vnútrofiremná komunikácia, Grada Publishing