Podľa nedávneho prieskumu firmy Igloo Software, je asi polovica všetkých zamestnancov na porade neaktívna a neproduktívna.
Toto sú tri hlavné dôvody podľa businessnewsdaily:
- Zamestnanci sú otrávení zbytočnými schôdzok (76 percent).
- Stretnutie neprispelo k prínosu (59 percent).
- Ľudia opakujú jeden po druhom (58 percent).
"Keď ľudia cítia, že stretnutie je ochudobnené o produktivitu, nadobúdajú dojem, že nejde o prínosné využitie ich času, preto im to bráni uvoľniť sa,“ hovorí Amanda Milliganová, hovorkyňa spoločnosti Igloo a projektová manažérka prieskumu. „Je dôležité, aby manažéri zhodnotili aj vlastné správanie na stretnutí, aby zistili či je to naozaj to najlepšie pre ich tím,“ dodáva.
Poučte sa z týchto hlavných zásad:
1. Majte jasný účel alebo program
Rokovania alebo porady musia mať jasný účel, program pošlite všetkým účastníkom v časovom predstihu, nech vedia, čo sa od nich očakáva na schôdzi. Tim Eisenhauer, prezident poskytovateľa intranet AXERA Solutions tvrdí, že vzdanie sa agendy je veľká chyba, pretože to vedie často k zdĺhavým a takmer zbytočným stretnutiam. „Poverte niekoho, kto bude viesť stretnutia a udrží ich na správnej ceste," dodáva.
2. Pomôžte si „módnou rétorikou“
Váš tím vo väčšine preferuje prosté jazykové vysvetlenie a nie zložité a v príliš odbornom duchu vedené porady.
Na príklad uvádzame slová a termíny, ktoré zamestnanca dráždia najviac:
- Myslite v širších súvislostiach.
- Buďte v kontakte/interaktívni.
- Prineste mi to na stôl.
- Spolupracujte.
- Napredujme.
3. Rušivé správanie počas zasadania
Možno si to neuvedomujete, ale veci, ktoré robíte majú neblahý vplyv na pozornosť a zapájanie sa zamestnancov či kolegov.
Toto sú veci, ktorými ich zaručene rozladíte:
- Zamestnancom vadí rušivé správanie, ako je prijímanie hovorov (51 percent).
- Postranné rozhovory (47 percent).
- Jedenie alebo pitie (22 percent) v priebehu rokovaní.
4. Použite technické vymoženosti porád a stretnutí správne (alebo vôbec)
Hoci technológia urobila v konferenciách a stretnutiach výrazný krok vpred, cesta powerpointov, zdieľanej obrazovky, videokonferencie či ďalších aspektov modernej schôdzky, nemusí byť vždy to pravé a účelné.
Technologické chyby nie sú ojedinelé, preto sa to ľahko môže stať aj vám. To vedie k nesústredeniu zúčastnených, ktorých zaručene otravuje a odvádza od témy neustále riešenie technických nedostatkov. Skúšajte skôr spoločenské nástroje, než sa rozhodnete pre techniku, tú si nechajte len „v zálohe“.
5. Je vaša schôdzka nutná?
Skôr než zvoláte stretnutie, uistite sa, že porada je naozaj nutná. Mali by ste sa pýtať sami seba, či ide o stretnutie, ktoré môžu zvýšiť produktivitu alebo je ten je najlepší spôsob, ako splniť zámer.
Ak je stretnutie tým správnym riešením, potom si musíte byť istí, že na jeho konci ste dosiahli ciele, ktoré ste nastavili. Značný počet menších schôdzok, ktoré sú zamerané na zmeny alebo jednoducho len šíria informácie šetria čas a nehrozí riziko prerušenia alebo rozptýlenia. Pomáha tiež k otvorenej kultúre, ktorá povzbudzuje ľudí k transparentnejšej práci.