Ako ušetriť vďaka technológiám. Poradíme vám

Mnoho firiem v súčasnosti hľadá možnosti, ktoré by im pomohli ušetriť podstatnú časť peňazí potrebných na fungovanie. Jedným z vhodných spôsobov sú aj zmeny v oblasti techniky a informačných technológií. Časť z nich totiž nevyžaduje žiadne väčšie investície, pri ďalších si rýchlu návratnosť možno veľmi ľahko spočítať. Dosahy zavedenia opatrení pritom nie sú negatívne – práve naopak.

V malej a strednej firme je šetrenie vďaka IT sťažené zvyčajne kvôli faktu, že nie sú schopné zanalyzovať stav a posúdiť, aké zmeny by boli vhodné. Napriek tomu možno niektoré kroky zrealizovať aj bez väčšieho IT oddelenia.

Začíname tlačou
Pri štarte šetrenia sa oplatí začať jednoduchými krokmi. Prvým môže byť efektívna tlač. Znamená to nahradenie tlačiarní k počítačom jednou alebo pár sieťovými tlačiarňami, ktoré reagujú na „príkazy“ počítačov zo siete. Môže ísť o laserovú tlačiareň, pri veľkých objemoch farebnej tlače môže byť výhodnejšia aj vosková.

Moderné zariadenia dokážu obmedziť tlač na zadanie hesla či priloženie karty používateľa. Lepším spôsobom práce s dokumentmi je vytvorenie úložiska ich elektronických verziách namiesto tlače dokumentov. Zamestnanci by tak až na výnimky pristupovali elektronicky.

Vyplatiť sa vám môže pokrytie firemných priestorov Wi-Fi sieťou na pripájanie sa mobilmi či ďalšími prenosnými zariadeniami. Na druhej strane treba zvážiť zákaz niektorých stránok či sťahovania multimediálnych súborov. Blokovanie sa dá nastaviť cez internetového providera alebo na zariadení, cez ktoré sa na internet pripájate.

Činnosť pracovníkov v teréne možno zefektívniť nielen notebookmi, ale aj štýlovejšími a ľahšími tabletmi, napríklad iPadmi. „Takto obchodníci môžu pôsobiť priamo v teréne, majú všetky dostupné informácie o klientovi a vedia nové údaje ihneď zaznamenať,“ uvádza senior konzultant spoločnosti Deloitte Slovensko Marek Mošat. Podobne dokážu pomôcť aj vybavenejšie mobily.

Notebooky a tablety sa dajú využiť aj na videohovory či videokonferencie – nielen z terénu, ale i z kancelárie ako náhrada porád medzi vzdialenými pobočkami. Stačí na to bezplatný softvér, prípadne dokúpenie kvalitnejšej kamery za cenu okolo 100 eur. Na trhu sú k dispozícii tiež profesionálne videokonferenčné zariadenia s nahrávaním a ľahkým ovládaním nezávisle od počítača, ale ich cena sa začína na 3-tisíc eurách.

Chce to rýchlu analýzu
IT experti, ktorí sa zaoberajú zefektívňovaním IT najrozličnejšími spôsobmi, radia firmám po základných šetriacich krokoch spraviť si interný audit všetkých zmlúv, hardvéru a softvérových licencií a riadiť sa podľa jeho výsledkov. Firma ním bude schopná identifikovať prípadné prieniky v zmluvnom pokrytí a prehodnotiť reálne náklady na jednotlivé služby. „Pri audite by sa nemalo zabudnúť ani na zmluvy s telekomunikačnými operátormi,“ radí riaditeľ obchodnej divízie spoločnosti Datalan Marek Paščák.

Striehnite si návratnosť
Všetky väčšie investície do IT by už mal zvažovať IT konzultant alebo fundovaní pracovníci z IT oddelenia firmy. Ak už investovať veľa prostriedkov, treba si návratnosť veľmi dobre spočítať. „Pre malé a stredné firmy máme jednoznačné odporúčanie investovať do IT prostredia tak, aby návratnosť nebola dlhšia ako jeden rok,“ hovorí konateľ konzultačnej spoločnosti Maind Rastislav Mičík.

„V prípade väčších projektov ich odporúčame rozfázovať, pokiaľ je to možné – tak, aby jednotlivé etapy boli realizovateľné rádovo v mesiacoch s možnosťou spustenia do prevádzky po etapách. Toto minimalizuje riziko neúspešnej implementácie, zbytočnej investície a hlavne zabezpečí rýchlejšiu návratnosť investovaných prostriedkov,“ radí.

Sales manager Anasoftu Ľuboslav Tileš na druhej strane upozorňuje, že na IT by sa nemalo hľadieť ako na výdavok, ktorý treba skresať alebo v ňom len hľadať prostriedok, ako znížiť náklady na svoju činnosť. „Firmy by nemali zabúdať ani na to, že IT môžu byť v ideálnom prípade cesta k inováciám, prípadne k novým obchodným príležitostiam.

Ak IT manažéri v podnikoch nedokážu prísť s nápadmi, ako sa ich firma môže stať vďaka IT inovatívnejšia alebo zarábať viac peňazí, zostávajú IT zákonite v polohe nákladového strediska a nenapĺňajú potom potenciál, ktorý majú,“ myslí si.