V rozprávkach sa robilo čosi ako personálny audit vtedy, keď sa hľadal ženích pre princeznú či následník staručkého múdreho kráľa. Napokon personálny audit nie je v histórii ničím novým. Kedy však pristúpiť k nemu dnes? Príležitostí je dosť: nastupuje nový riaditeľ; dochádza k rastu, fúzii či akvizícii; plánuje sa nástupníctvo; mení organizácia spoločnosti alebo prechádza vnútornou reštrukturalizáciou.
Na čo slúži audit
Jazykom súčasnej terminológie slúži audit na to, aby mal manažment viac kvalifikovaných informácií a mohol efektívnejšie riadiť a pracovať s ľudskými zdrojmi. Audit vlastne obohacuje existujúcu znalosť manažmentu o kvalite ľudských zdrojov v spoločnosti o externé objektívne hodnotenie. To obsahuje aj porovnanie kvality personálu so situáciou na trhu v lokálnom, ale napríklad aj regionálnom, či dokonca globálnom meradle.
Audit skutočne neslúži - a nikdy by nemal slúžiť - na psychologický rozbor osobnosti auditovaného z hľadiska jeho osobných problémov, postojov, napríklad v rodine, partnerskom živote a podobne. Vždy musí byť zameraný iba na otázky súvisiace s výkonom profesie hodnoteného, s napĺňaním pozície, ktorú zastáva alebo by mal zastávať, s jeho schopnosťami a predpokladmi plniť zadané úlohy a byť prínosom spoločnosti, inštitúcie či úradu.
Signál o zmene
Personálny audit musí tak manažment, ako aj samotného hodnoteného nasmerovať tam, kde ho "topánka tlačí", čo je dobré, čo treba zlepšiť a aké sú ďalšie smery profesijného vývoja. Výstup personálneho auditu by mal byť základom uváženého plánovania ďalšej kariéry dotyčného pracovníka v organizácii, jeho vzdelávania, získavania znalostí a praktických skúseností pomocou cirkulácie v rámci spoločnosti i individuálneho osobnostného rozvoja.
Strašiakom sa audit stáva vtedy, keď sa jeho cieľ nesprávne tlmočí. Ak audit sprevádza komentár o čistke či slová "pozrieť sa na zúbok", je od základu všetko zle. Audit vždy dáva signál o zmene, nemusí to byť pozitívny a jasne komunikovaný signál. Môže to byť zmena týkajúca sa konkrétnej osoby alebo celej firmy, či dokonca odvetvia. Aj keď sa predpokladá, že na základe reštrukturalizácie časť pracovníkov bude musieť odísť a audit má pomôcť definovať, ktorí to budú, možno celú situáciu doviesť k "win-win" riešeniu. Je to rozmiestnenie ľudí na miesta, kde budú pre firmu najužitočnejší a aj sami spokojnejší. Tí, ktorí budú musieť odísť, odídu s informáciou, aká práca by bola pre nich najvhodnejšia, kde sú ich silné stránky a kde oblasti na ďalšie zlepšenie.
Audit aj pre manažment
Významným momentom personálneho auditu je férové, rovnaké zaobchádzanie. Správať sa ku všetkým účastníkom auditu rovnako pozitívne, merať rovnakým metrom, podľa tých istých kritérií a s úplnou objektivitou, to sú jasné zásady. Každá skutočne profesionálna konzultačná firma musí vopred odmietnuť akékoľvek zadanie manažmentu predbiehajúce výsledky auditu. Ak sa stretne s takýmto prístupom, spraví najlepšie, keď audit odmietne urobiť.
Ideálnym prípadom je, ak vrcholný manažment nielen jasne hovorí o cieľoch auditu a svojej podpore celému procesu, pričom sám sa ako jeden muž auditu podrobí. Vyšle tak najjasnejší signál o rovnosti celého auditu a jeho význame. Dobrý a transparentný audit môže byť objaviteľom "rozprávkových Jankov", ktorí z rôznych dôvodov doteraz spali na firemnej peci, hoci sú schopní premôcť draka konkurencie.
Strašiakom býva audit aj preto, že hodnotení sa obávajú indiskrétnosti. Absolútna dôvernosť informácií, poznatkov a záverov je kategorickým imperatívom personálneho či manažmentového auditu.
Transparentnosť - faktor úspechu
Zadávateľ auditu musí mať nezvratnú vôľu ho uskutočniť a musí mu poskytnúť úplnú podporu a prioritu. Všetko musí byť od začiatku transparentné. Nie je nič horšie, ako keď vedenie rozhodne o personálnom audite a jeho uskutočnením poverí interných pracovníkov vedenia. Takému auditu nik neuverí a nebude ho brať vážne. Tak, ako výsledky hospodárenia auditujú nezávislé špecializované firmy, musia najväčšie bohatstvo - ľudí - auditovať rovnako nezávislé odborné spoločnosti. Musia však úzko spolupracovať s vedením spoločnosti, musia mať jeho dôveru a podporu a právo hovoriť aj nepríjemné veci.
Komunikácia musí byť jasná, zrozumiteľná pre všetkých - musí sledovať od začiatku až do konca jednu líniu a musí sa jej venovať veľká pozornosť a dostatok času. Nie je vecou len personalistov, ale musí byť záležitosťou celého vedenia, každého vedúceho pracovníka, ktorého ľudia sa podrobia auditu. A musí to byť komunikácia osobná. Spätná väzba, ktorú ľudia dostanú po skončení auditu, musí byť jasná, ucelená a pre nich užitočná.
Klient je kráľ
Personálny audit je proces časovo náročný pre všetkých zúčastnených. Preto kľúčom k úspechu je dobré plánovanie a jeho postup s vojenskou presnosťou. Treba rátať s tým, že štandardný rozhovor trvá dve, maximálne tri hodiny a hodnotený musí mať pokoj, aby sa mohol úplne sústrediť na rozhovor zväčša s dvoma konzultantmi. Rozhovor nemožno v polovici prerušiť, lebo hodnotený musí ísť nevyhnutne na poradu. Samotný pohovor sa spravidla dopĺňa zberom referencií takzvanej 360-stupňovej spätnej väzby, keď sa k hodnoteniu vyjadrujú nadriadení, kolegovia na rovnakej úrovni, priami podriadení a zákazníci či klienti.
Táto metóda personálneho auditu sa považuje za štandardnú, ale klient je kráľ, a preto má právo uplatniť svoje predstavy. Metóda musí byť šitá na mieru klientových potrieb a je úlohou konzultantov definovať ju tak, aby im zodpovedala a zároveň zachovala transparentnosť a kvalitu auditu.
Zúčastnená konzultačná firma hrá v audite veľmi významnú úlohu, ale nikdy nemôže zastúpiť vedenie spoločnosti v povinnosti rozhodnúť o ďalšom postupe na základe jeho výsledkov. Ak skončí v trezore, boli náklady na audit iba vyhodenými peniazmi. Keď sa urobia rýchlo a dôsledne, môžu byť najlepšou investíciou s mnohonásobnou návratnosťou.
Etické aspekty
Stroja firmy, pôsobiace v oblasti executive search a v personálnom audite, úklady? Nie je to tak, že negatívne hodnotia manažéra len preto, aby potom dostali mandát obsadiť túto pozíciu novým človekom? Ak je firma skutočne profesionálna, nikdy sa tak nezachová. Dala by do stávky svoju profesionálnu povesť.
Na druhej strane nemožno vylúčiť, že firma, ktorá robí audit, hravo vyhľadá na uvoľnené pozície nových pracovníkov. Dochádza k tomu v prípadoch, keď sa zadávateľ auditu rozhodne využiť dokonalé znalosti konzultačnej firmy a zverí jej vyhľadanie nových posíl. Na dosiahnutie úspechu každého executive search je základom práve dokonalá znalosť klienta. Prečo teda túto znalosť nevyužiť, keď existujú garancie absolútnej profesionality?
Personálny, či v užšom zmysle manažment audit, je síce odvážnym krokom, no netreba sa ho báť. Pri správnom zaobchádzaní je skutočne dobrým sluhom.

Autor je partner českej spoločnosti Dr. Kaufmann & Partner