Dobre položené otázky a správne reakcie sú polovicou úspechu na oboch stranách. Ak sa ocitnete v polohe respondenta, je to ešte o čosi ťažšie, lebo ste obvykle druhý na ťahu.

Pozrite sa, čo hovorí o zákerných otázkach odborník.

Výhoda prestávky

1. Než odpoviete na otázku, urobte aspoň sedemsekundovú pauzu na zamyslenie. Alebo povedzte: „Ďakujem za otázku, nečakal som ju.“ Alebo, naopak: „Očakával som ju.“

2. Otázku zopakujte vlastnými slovami, či už v takom zmysle, v akom ju povedali, alebo vo vlastnej interpretácii. Napríklad: „Ďakujem za otázku (podľa pravidla č. 1). Ak som ju správne pochopil, zaujíma vás problém (napríklad) testovania kvality. Poviem vám informácie, ktoré chcete vedieť.“

3. Môže sa stať, že dostanete štruktúrovanú otázku (zloženú z viacerých). Najprv ju rozdeľte na niekoľko častí, a potom sa opýtajte, ktorou máte začať. Z praxe je známe, že tí, ktorí sa sústredia na komplikované javy, dajú to, čo ich zaujíma najviac, zvyčajne až na koniec výroku.

Zopakovanie povedaného

4. Ak dostanete otázku náročnú po obsahovej stránke, požiadajte, aby vám ju zopakovali, pretože si nie ste istý, či ste ju pochopili. S najväčšou pravdepodobnosťou bude zopakovaná otázka kratšia, jasnejšia a lepšie sformulovaná. Zároveň sa v nej môžu zmeniť hlavné body alebo i pointa. Vašou úlohou je nenápadne priviesť autora otázky k tomu, aby sám lepšie uchopil to, na čo sa pýta. Potom reagujte tak, že sami znova zopakujete otázku. To môže opäť prinútiť partnera, aby poopravil vašu interpretáciu. Získate tým cenný čas na uvažovanie nad odpoveďou. Ak je otázka zložitejšia, vypýtajte si ešte niekoľko minút na premýšľanie. Potom sa pokúste dať v odpovedi nejaký príklad z vlastnej skúsenosti podobný na situáciu spomenutú v otázke. Tento trik môže pomôcť zabrániť tomu, aby sa pri odpovedi šlo príliš do hĺbky v problematike, v ktorej sa buď nevyznáte alebo o nej nemáte dosť informácií.

5. Keď vás diskutér osloví priamou otázkou, najprv ho požiadajte, aby vám upresnil, ktorá konkrétna informácia ho zaujíma. Ušetrí vám to čas na premýšľanie, umožní to nehovoriť zbytočne navyše a dovolí vám to odhaliť jeho očakávania.

6. Nestojí za to reagovať na emocionálne zafarbené otázky, ktoré vzniknú situačne v reakcii na prípadnú nenáležitú poznámku. Preto sa vždy snažte odpovedať korektne a bez toho, aby ste sa z niečoho vyviňovali. Ak je však otázka skutočnou hodenou rukavicou a chcú vás ňou zahnať do kúta, treba využiť variant takej odpovede, v ktorej „prevrátite pôvodný obsah na hlavu“, čiže podstatu otázky preformulujete.

Neodbiehať od témy

7. Ak dostanete nepredvídanú otázku, na ktorú neviete odpovedať, požiadajte, aby vám umožnili si ju zapísať s tým, že na ňu odpoviete o čosi neskôr. Ak nedokážete na takú otázku podrobne reagovať, pokojne sa uchýľte k jednoduchej vete: áno, alebo nie. Určite sa neoplatí používať zhadzujúci či sarkastický slovník („To myslíte vážne?“) alebo robiť sa nechápavým.

8. Odpoveď zbytočne nepredlžujte. Má byť stručná bez zbytočných detailov. Nemá to byť referát.

9. Keď položená otázka odvádza od témy rozhovoru, rozhodne sa vráťte k pôvodnej problematike. Môžete si dovoliť najviac dve alebo tri vety, no odpoveď by mala vrátiť poslucháčov k podstate diskusie.

Byť nad vecou

10. Môže sa stať, že vás pri odpovedi pochopia nesprávne, vtedy okamžite priznajte svoju chybu so slovami, že ste zrejme svoju myšlienku nesformulovali správne. Urobte to znova, ak si to situácia vyžaduje. Nikdy nepoužívajte výrazy: „Už neviem, ako vám to vysvetliť.“

11. Správajte sa ako človek, ktorý má vždy na výber z viacerých možností: zdvorilé odmietnutie odpovede alebo jej odloženie, preformulovanie dotazu a v neposlednom rade – nie ste povinný vždy zodpovedať všetky otázky.

12. Po zodpovedaní otázok sa účastníkom diskusie poďakujte. Zakončite komunikáciu v pozitívnom duchu. Ukážte svoju veľkorysosť.

Nezabudnite ešte na niektoré ďalšie komunikačné pomôcky:

• v predstihu si urobte zoznam možných otázok,
• odskúšajte si, ako by ste na ne odpovedali - to preto, aby ste si viac verili,
• položený dotaz vždy zopakujte,
• snažte sa poodhaliť podstatu každej otázky,
• vhodné je vyhnúť sa akýmkoľvek nadbytočným slovám.

Zdroj: delovoymir.biz