Vystavovanie faktúr provizórnym spôsobom, napríklad v Exceli alebo iných podobných programoch, robí stále pomerne veľa živnostníkov. Takáto prax však má viacero nevýhod a rizík.
Pozor na pokuty
Napríklad legislatívne zmeny, ktoré majú vplyv na povinný obsah faktúry, si musí ustriehnuť sám podnikateľ, čo v záplave noviel zákonov nie je vôbec jednoduché. Podľa zákona totiž, ak účtovné doklady neobsahujú všetky predpísané náležitosti, musí ich doplniť tak, aby sa stali predpísaným účtovným dokladom.
„Ak podnikateľ takúto zmenu neustriehne a faktúry nebudú obsahovať všetky predpísané veci, môže byť za takýto daňový doklad sankcionovaný, prípadne mu faktúru nemusia uznať,“ upozorňuje Peter Zimerman z profaktura.sk.
Vyberte si vhodný program
Na trhu je niekoľko bezplatných programov, ktoré užívateľom zjednodušia fakturovanie a ušetria im čas aj náklady. Tieto aplikácie zabezpečujú, aby faktúry vždy a načas spĺňali požiadavky aktuálnej legislatívy, a to bez ohľadu na to, či je užívateľ platiteľ DPH, alebo nie je.
Vyspelejšie fakturačné aplikácie dokážu do faktúry vkladať za užívateľa aj identifikačné údaje obchodného partnera, pretože sú prepojené s databázou obchodného registra a s dostupnými zdrojmi na portáli finančnej správy, takže sa zobrazia automaticky. Faktúry tak môžu byť vystavené doslova za niekoľko sekúnd. Navyše, užívatelia do nich môžu vkladať vlastné logo, pečiatku, alebo poznámku. Takto pripravené faktúry sú prehľadne uložené, zálohované a je možné v nich fulltextovo vyhľadávať.
Kvôli kontrolnému výkazu
Potreba správne vystaviť faktúry stúpla kvôli novinke, ktorou je kontrolný výkaz k dani z pridanej hodnoty. Pre finančnú správu je výkaz zdrojom krížovej kontroly postavenej na porovnávaní informácií o vzájomných dodávkach tovarov a služieb platiteľov dane na vstupe aj výstupe. Ak údaje z faktúr v ňom nesedia, podnikatelia môžu mať problém a hrozí im daňová kontrola a sankcie.