Poznáte pravidlo zálohovania 3-2-1 ? Podľa neho by mal mať človek tri nezávislé kópie dát, ktoré by mali byť uložené na dvoch rôznych typoch médií a jedna z nich by sa mala nachádzať na inom mieste.
Hoci sa to môže zdať na prvý pohľad paranoidné, tento príklad by nás mohol naštartovať na poriadne zamyslenie - aký význam majú pre nás naše dáta? Či už ste živnostník, malá alebo väčšia firma, dáta tvoria základné aktívum vašej spoločnosti. V skutočnosti by ste sa mali o ne poriadne starať.
Ak ste ešte nikdy nebojovali s problémom ohľadom straty dát, môžete byť skeptickí a všetko si zálohovať maximálne v cloude. Je však veľká pravdepodobnosť, že skôr či neskôr sa k problému budete musieť postaviť čelom. Ľudia sa totiž podľa odborníka Petra Krogha delia na dve skupiny: tí, ktorí stratili dáta a tí, ktorých to ešte len čaká.
Kto by mal mať záujem o zálohovaciu službu?
Všetko závisí na tom, do akej miery chcete a potrebujete zálohovať dáta. Pokiaľ ste napríklad živnostník a nie sú vaše dokumenty či fotografie nejako špecificky citlivé, môžete si zálohovať dáta cez bežné cloudové služby na spôsob iCloud od Apple či Google Drive. Skvelou vlastnosťou takýchto služieb je samozrejme to, že k svojím dátam máte online prístup cez mobil, tablet či počítač, v podstate z akéhokoľvek miesta s pripojením na internet.
Ak je však už reč o finančných analýzach, tonách interných dokumentov, treba popremýšľať nad sofistikovanejším riešením. Sú tu totiž aj služby, ktoré poskytujú ďalšie zaujímavé možnosti, ako napríklad aj šifrovanie dát.
Profesionálny backup dát firmy berie do úvahy okrem samotného zálohovania aj zložitosť infraštruktúry. “Záloha beží aj na rôznych operačných systémoch, teda pokiaľ mám Windows, Android, Linux, tak túto aplikáciu viete na nich stále využívať. Taktiež môžete zálohovať rôzne typy dát, či už ide o lokálne dáta na počítači, databázy, SQL, alebo sú to emaily z Outlooku, sieťové disky, kontakty, SMSky z mobilných zariadení,” vysvetľuje Lukáš Urbanovský, manažér pre B2B produkty, Orange Slovensko.
Samozrejmosťou je tiež online prístup k dátam, čo zjednodušuje aj kontinuitu práce. Môžete so súbormi či dátami pracovať zo smartfónu a plynule neskôr pokračovať na stolovom počítači. Je pri tom jedno, či ste vo svojej kancelárii alebo na druhom konci sveta. Ak by sa predsa len niečo stalo, či už kvôli ľudskému zlyhaniu (strata, krádež) alebo z dôvodu kyber napadnutia firemnej infraštruktúry, stále sa viete vrátiť k poslednej uloženej verzii pred vzniknutím problému.
Z tohto hľadiska si sami môžete nastaviť, v akom intervale sa majú dáta zálohovať. Či už máte záujem o zálohy na dennej, týždennej alebo mesačnej báze, všetko si viete sami vybaviť. O úspešnej archivácii vás informuje aj notifikácia. Navyše, používateľ si dokáže dohľadať niekoľko posledných verzií zálohovaného súboru v rámci funkcie Archivácie, takže si viete pozrieť aj to, ako dokument vyzeral pred poslednými úpravami.
Ešte vyššie zabezpečenie dát
Vďaka zálohovacej službe viete navyše pristupovať k firemným dátam v zariadeniach zamestnancov, čo môže zase o niečo zlepšiť dohľad nad týmito zariadeniami a citlivými firemnými informáciami v nich. Na jednej strane ich môžete v prípade potreby skontrolovať, na druhej strane obnoviť dáta na novom zariadení.
Tiež viete centralizovane nastaviť, aby zamestnancom prebehla pravidelná záloha dát. “Pri stovke zamestnancov totiž nedokážete zaručiť, že niekto neodignoruje bezpečnostné zásady. Ako administrátor viete všetkým vynútiť automatizované backupy.”
Ak firma pracuje s citlivými údajmi, alebo skrátka potrebuje vyššiu mieru zabezpečnenia svojich dát, mohla by tiež popremýšľať nad ďalšou možnosťou. Veľkou pridanou hodnotou v službe backupu od profesionálov je totiž aj šifrovanie dát. Bez potrebného kľúča teda nebudú mať dáta v prípade úniku pre útočníka žiaden zmysel.
“Šifrovanie berieme tak vážne, že zodpovednosť za heslo nechávame len na používateľovi. Jednoducho, ani my tie dáta nevidíme,” vysvetľuje Urbanovský. V prípade potreby môžete tiež cez profesionálnu službu flexibilne reagovať či už zväčšením úložiska, rozšírením služby. "Dokážete presne určiť, kto bude aké veľké úložisko využívať, aj kto kedy bude zálohovať. Zákazník si berie službu, ktorá je flexibilná, nielen všeobecný produkt. Služba sa vie vyvíjať spolu s ním a s tým, ako rastie jeho biznis."
Únik dát môže na vás vrhnúť zlé svetlo. A pripraviť o prácu
Akým spôsobom môže únik dát zasiahnuť do života zamestnancov firmy? Podľa štatistík sa viac ako 70 percent spoločností stretlo s formou kyber útoku. Spomínali sme to síce už v minulom vydaní seriálu Bezpečnosť firiem, no pripomenieme to opäť. So stratou firemných dát totiž nemusia nutne súvisieť len vaše vlastné dáta.
Častokrát máte k dispozícii faktúry, zmluvy, dokumenty a najrôznejšie citlivé materiály iných spoločností. V prípade úniku údajov môže mať vzniknutá škoda rozsiahlejšie následky ako len tie, ktoré zasiahnu podnikové financie, reputáciu či súkromie zákazníkov. Spoločnosť Kaspersky upozorňuje, že takmer každý tretí (31%) únik údajov v minulom roku viedol dokonca až k tomu, že ľudia prišli o svoju prácu.
Podľa štúdie vyplýva, že 43% podnikov na celom svete malo za posledný rok minimálne jednu zlú skúsenosť s únikom údajov, z čoho až v dvoch pätinách prípadov došlo k zásahu do osobných identifikačných údajov zákazníka. Pokiaľ ide o zodpovedných zamestnancov, nie vždy sa im po incidente podarilo udržať svoje pracovné miesta. Vyhadzov neobišiel dokonca ani top manažérov.
Pre podniky to navyše znamená oveľa viac ako len stratu zamestnanca. Až 47% veľkých podnikov muselo zaplatiť odškodnenie postihnutým zákazníkom, viac ako tretina – respektíve 35% malých a stredných podnikov a 38% veľkých podnikov zaznamenali problémy prilákať nových zákazníkov, viac ako štvrtina (27%) malých a stredných podnikov a 31% veľkých podnikov museli zaplatiť pokuty. Majte to na pamäti, keď premýšľate nad tým, či sa vám oplatí investovať do profesionálnych riešení.
Stĺpček odborníka k téme: Zálohovanie dát
(odpovedá Lukáš Urbanovský, manažér pre B2B produkty, Orange Slovensko)
1. Riziko straty firemných dát mnohí nepovažujú za veľmi vysoké. Keď sa to ale stane, škody môžu byť vysoké. Poradili by ste firmám aspoň nejaké minimum, ako zálohovať?
K strate dát môže dôjsť nečakane prakticky každý deň. Rizík, pre ktoré môže firma o svoje dáta prísť, pritom nie je málo. Môže to byť zlyhanie alebo poškodenie disku, napadnutie počítačovým vírusom či iným malvérom, chybou softvéru, pri prírodnej katastrofe (úder blesku, záplavy a pod.), ale dôvodom môže byť aj bežné zlyhanie ľudského faktora či krádež.
Úplným minimom a samozrejmosťou by preto mala byť pre firmy lokálna záloha dát (na externý disk) a firma by určite mala zálohovať všetko, čo priamo súvisí s jej podnikaním a vedelo by ovplyvniť jej ďalšie fungovanie ak by o to prišla. Je to však naozaj iba minimum „na prežitie“ a spoliehať sa iba na takýto rozsah zálohovania v modernej digitálnej dobe neodporúčame. Ideálne je nastaviť si na ochranu straty údajov oveľa sofistikovanejší „disaster recovery“ plán.
2. Čo všetko sa teda dá zálohovať, aké typy dát, z akých zariadení?
Zálohovať je možné prakticky všetko, čo je v rámci firemného súkromia potrebné:
- dokumenty (súbory typu Word, Excel, PowerPoint, PDF dokumenty a iné),
- emaily, kontakty, kalendáre,
- dáta z rôznych programov (účtovníctvo, výkresy atď.),
- SMS správy a kontakty v mobilnom zariadení, multimediálny obsah (fotografie, videá),
- ale aj celú firemnú infraštruktúru (databázy, sieťové disky či servery vrátane profilov),
- operačný systém počítačov a jeho aktuálny stav a podobne.
Okrem toho, že zálohovacie služby umožňujú zálohovať dáta, je možné ich využiť aj ako cloudové úložisko. Užívateľ má teda prístup k svojím dátam kdekoľvek na svete prostredníctvom internetu. Prenos dát je pritom kódovaný a komprimovaný a dáta sú prístupné len pre ich vlastníka.
3. Zálohovanie dát sa dnes ponúka ako služba externých poskytovateľov. Kde sa v takomto prípade zálohujú údaje zákazníka?
Zákazník, ktorý si zakúpi zálohovacie riešenie ako hotovú službu, si nemusí zabezpečovať ani vlastné zálohovacie zariadenie, a navyše využíva profesionálne dátové úložiská. Súčasné riešenia dôkladne dbajú aj na zabezpečenie dát - citlivé dáta si klient môže zašifrovať vlastným šifrovacím kľúčom. Všetky dáta sú ešte pred odoslaním na zálohovacie servery zašifrované.
4. Ako si vybrať dobrú zálohovaciu službu, na čo sa pri jej výbere sústrediť?
V prvom rade je potrebné si stanoviť pravidlá zálohovania dát. V Orangei odporúčame každej firme pravidlo „3-2-1“. Teda zálohovanie by malo byť v 3 kópiách - dve kópie sú lokálne, ale na rozdielnych médiách, a tretia je uložená mimo priestorov firmy (v cloude).
Ďalšia vec je automatizácia. Nie každý zamestnanec je natoľko disciplinovaný, že bude zálohovať všetky dáta sám od seba. Preto navrhujeme vždy využiť riešenie, ktoré to zvládne samostatne a všetky zariadenia ako počítače, tablet, telefóny, prípadne serverové prvky bude zálohovať samostatne. A takisto je dobré keď si citlivé dáta klient môže zašifrovať vlastným šifrovacím kľúčom.
Článok je natívnou informáciou.
Prečítajte si aj predošlé časti seriálu:
3.diel: Starostlivosť o bezpečnosť nechajte na odborníkov