Situácia s koronavírusom zmenila životy každého z nás. Či už ste ovplyvnení len okrajovo otváracími hodinami úradov, nosením rúška, alebo ste zostali v homeoffice, každý z nás má s COVID-19 nejakú skúsenosť. Jednou z najčastejších zmien je však práve práca z domu.
S týmto takzvaným homeofficom sa viaže aj komunikácia cez videohovory. Existuje niekoľko pravidiel, ktoré by ste mali dodržiavať v komunikácii pomocou obrazoviek. Nie je nič horšie ako roztrasený obraz či rozhádzaná izba v pozadí. Zároveň je tu aj viacero služieb, ktoré videohovory ponúkajú. Poďme sa na všetko pozrieť podrobnejšie.
Ak nemáte vo firme či s klientami jasne stanovený komunikačný kanál, môžete si zvoliť z niekoľkých známych možností:
Zoom
Platforma Zoom na videohovory zaznamenala nárast o priližne 190 miliónov používateľov. Z 15 miliónov klientov vyskočila v priebehu marca a apríla na čísla, o ktorých sa im ani nesnívalo. S tým však prišli aj komplikácie v podobe bezpečnostných problémov pri konferenčných hovoroch.
V každom prípade, Zoom stále funguje aj s viacfaktorovou autentifikáciou pri vstupe do hovorov a jeho vývojári a predstavitelia pracujú na oprave nahlásených chýb.
Google Hangouts a Google Duo
Google má široké portfólio svojich služieb. Hangouts môžete využívať v rámci firmy na veľké konferenčné videohovory, pričom Google Duo je o niečo familiárnejší pre menší počet osôb nepresahujúcich dvanásť volajúcich. Obe možnosti môžete využívať cez mobilné zariadenie i stolový počítač.
"Google až do 1. júla 2020 bezplatne sprístupnil najpokročilejšie funkcie svojho online nástroja na videokonferencie - službu Hangouts Meet - pre všetkých zákazníkov cloudovej platformy G Suite," informuje vyhľadávací gigant.
Skype a Teams
Skype je jedna z najpopulárnejších aplikácií dávnych časov. Ešte aj teraz sa využíva termín "skajpovanie", teda video-telefonovanie. Skype je stále tu, pripravený na váš videohovor a pod krídlami Microsoftu mu pribudlo množstvo funkcií. Možno až príliš veľké množstvo...
Microsoft prináša aj možnosť Teams pre väčšie konferenčné videohovory s množstvom volajúcich. Máte tu neskutočne široké možnosti uskutočňovania online schôdze a živých podujatí až do 10-tisíc účastníkov.
"Zaujímavosťou Teams-u je možonsť vložiť predefinované či vlastné pozadie alebo rozostriť ho, ak je človek na vizuálne nie práve najvhodnejšom mieste. Tiež si môžete pridať aj virtuálnu kameru, v ktorej využijete pri hovore rôzne filtre na odľahčenie," uvádza Lukáš Okál, cloudový špecialista z Microsoftu.
Čo si treba pri videohovoroch skontrolovať či uvedomiť?
S videohovormi sa viaže samozrejme obraz - a s ním náš výzor či naše prostredie. Niektoré z nasledujúcich rád sú možno samozrejmé, no nad niektorými by sme sa predsa len mohli zamyslieť. Aké sú teda nepísané pravidlá etikety pri videohovoroch?
- Ak nehovoríte, vypnite si zvuk
Nie je nič horšie, ako keď sa vám z desiatich hovoriacich okien členov videohovoru ozývajú náhodné zvuky či výkriky z domácnosti. Všetko funguje omnoho lepšie, pokiaľ majú všetci účastníci, v prípade ak zrovna nehovoria, vypnutý zvuk.
Ak máte totiž mikrofón počas videokonferencie zapnutý, systémy zvyknú vypichnúť váš obraz do centrálneho okna, pokiaľ zaregistrujú nejaký zvuk. Zvyčajne to ostatným signalizuje, že sa chystáte vstúpiť do konverzácie.
- Určite si a rešpektujte, kto schôdzku vedie
Pri videohovoroch s väčším počtom účastníkov je vhodné mať nastavenú určitú hierarchiu. Treba mať stanovené, kto schôdzku povedie a bude aj priebežne odovzdávať slovo. Vyhnete sa tak prekrikovaniu jednotlivých účastníkov, alebo dlhým chvíľam ticha.
Ideálne je tiež načrtnúť agendu rovno do pozvánky na schôdzku v kalendári. V prípade zdieľanej agendy budú môcť všetci sledovať priebeh schôdzky a zároveň vkladať svoje pripomienky k riešeniu.
- Pozadie je dôležité
Množstvo nástrojov pre videokonferenčné hovory dáva možnosť pred pripojením do schôdzky pozrieť sa, ako vyzeráte. S tým nesúvisí len narcistické upravovanie si vlasov, ale aj kontrola postredia odkiaľ telefonujete.
Môžete si teda nastaviť sklon kamery tak, aby sa na vás nepozerali v nelichotivom uhle, alebo aby ste ukryli neporiadok v izbe. Čistá stena, knižnica alebo obraz v pozadí bude vždy fungovať.
Vyvarujte sa sedeniu pred oknom, pretože svetlo bude obraz príliš presvetľovať, kým vaša hlava bude priveľmi tmavá.
- Netrepte obrazom
Ak sa na videokonferenciu prihlasujete z notebooku, umiestnite ho na pevnú podložku. Nič nepôsobí rušivejšie než roztrasený obraz. Či už máte počítač alebo mobil len tak na kolenách alebo v ruke, ruší to dojem.
- Zníženie kvality pripojenia
Nie všetci pracujúci či študenti majú stále perfektné pripojenie k internetu. Aby váš obraz zbytočne nesekal počas vášho výstupu, vypnite si ho na chvíľu úplne a rozprávajte len pomocou zvuku. Je to krajné riešenie, no pôsobí lepšie ako vaša zaseknutá hlava na obraze.
- Zdieľajte iba to, čo zdieľať chcete
Tiež milujete tie okamihy, keď začnete zdieľať obraovku a zrazu si každý zúčastnený môže prečítať vaše e-maily, resp. čokoľvek, čo máte na obrazovke otvorené? Ak sa chcete uistiť, že zdieľate len to, čo zdieľať chcete, prezentujte len jedno okno namiesto celej obrazovky. Túto možnosť ponúkajú niektoré pokročilejšie nastavenia spomínaných služieb.
- Buďte autentickí
Treba myslieť na vašu firemnú kultúru, no niekedy môže byť prospešné ukázať aj trochu toho „skutočného“ života okolo vás - nechať vášho predškoláka zamávať kolegom, alebo zjesť obed, pokiaľ ste práve uprostred maratónu videohovorov.
"V posledných dňoch som mal možnosť nahliadnuť do domácností svojich kolegov a rozhodne môžem povedať, že išlo o milé “návštevy”, hovorí Petr Šmíd, ktorý sa v Googli venuje marketingu pre nefiremných zákazníkov a zároveň vypracoval aj tieto rady pre videohovory.