Firemné alebo súkromné. Aj obyčajný e-mail vie človeka nahnevať, ak príde s 9 MB prílohou alebo ho o druhej ráno zobudí notifikácia. Komunikácia prostredníctvom mailov je dnes veľmi dôležitá a raz začas s ňou príde do kontaktu takmer každý, rovnako ako pri bežných papierových listoch. Pre správne zaobchádzanie s mailom stačí rešpektovať len pár zlatých pravidiel. Ak neprichádzate do styku s touto elektronickou komunikáciou denne, spomeňte si naň najmä pri písaní vašich dôležitých alebo oficiálnych správ.
1. Každý mailový klient obsahuje v základe štyri hlavné polia. Samozrejmosťou je odosielateľ, ktorého vždy zadávajte bez diakritiky. Rovnako predmet správy spravidla vždy vyplňte. Obsahovať by mal kľúčové slová alebo slovo, ktorým by ste celú správu charakterizovali. Nikdy neviete, ako si odosielateľ manažuje svoju schránku a maily s označením „bez predmetu“ môže oveľa ľahšie odignorovať.
2. CC (carbon copy) označuje, komu chcete tento mail poslať do kópie. Každý, kto obdrží tento mail, uvidí koho ste do kópie pridali.
3. BCC (blind carbon copy) označuje skrytú alebo inak neviditeľnú kópiu. Teda bez toho, aby to príjemca vedel, môžete poslať totožný mail aj iným ľudom. Nástroj sa používa najmä pri hromadnom posielaní emailov.
4. Pokiaľ si to situácia nevyžaduje, nepíšte dlhé emailové správy. Ušetríte váš ale aj príjemcov čas.
5. Správu vždy začínajte oslovením alebo pozdravom. Rovnako sa pod email podpisujte vašim menom, ak je to možné, pripájajte spolu s ním aj kontakt, napríklad na telefón.
6. Nech sa vám to zdá akokoľvek dôležité nepreposielajte kolegom alebo zmámym smiešne videá, vymyslené príbehy známe ako Hoax alebo prezentácie. Zdržte sa rovnako zasielania veľkých príloh, súbory skúste radšej zmenšiť alebo ich nahrať na cloudovú službu.
7. Email nie je chat ani Facebook
8. Needitujte formátovanie mailu. Nepoužívajte v správe viacero farebných typov písma a pokiaľ máte nastavený font ako Comis Sans, zmeňte ho. Editácia mailu takzvaným „rich HTML“ môže spôsobiť to, že druhá strana neuvidí váš mail správne.
9. Píšte gramaticky správne. Email si vždy prečítajte ešte raz kým ho odošlete. Ak píšete sťažnosť alebo nahnevaný email, radšej si ho prečítajte aj trikrát po sebe. To, čo odošlete už nevrátite späť.
10. ROZHODNE SA VYHNITE PÍSANIU VEĽKÝMI PISMENAMI.
11. Pracovné emaily neposielajte neskoro večer alebo v skorých ranných hodinách. Počkajte s tým aspoň na siedmu či ôsmu ráno. Myslite na túto skutočnosť aj pokiaľ píšete adresátovi mimo naše časové pásmo.
12. Vyhnite sa tlačidlu „odpovedať všetkým“, pokiaľ to rozhodne nie je nutné. Taktiež si dávajte pozor na preposielanie správ. Emaily v sebe nesú históriu starších správ, tú radšej predtým skontrolujte alebo zmažte. Predídete tým trapasu.
13. Neoznačujte každú správu ako dôležitú. Ak budete zasielať niečo skutočne dôležité, ľudia vás odignorujú.
14. Na správy odpovedajte a reagujte naň v primeranom čase.
15. Ak to neočakávate, vyhnite sa správam s anglickým textom. Rovnako neverte tomu, že ste vyhrali 20 miliónov v španielskej lotérii a neklikajte na odkazy či prílohy, ktoré tieto maily obsahujú. Nikdy do mailov nepíšte vaše prístupové heslá na internet banking či údaje z platobných kariet, banka tieto informácie má a nepotrebuje ich od vás.