„Predtým sa bežne stávalo, že zákazník napríklad zle vyplnil číslo účtu, alebo zabudol priložiť nejakú prílohu. V takomto prípade sme ho museli opätovne kontaktovať a vymeniť si niekoľko e-mailov. To samotný reklamačný proces komplikovalo, spomaľovalo a zbytočne vznikali ďalšie náklady. Nový formulár všetkým týmto potencionálnym problémom predchádza. Celý proces automaticky kontroluje a zrýchľuje. Sme radi, že teraz je pre našich zákazníkov komunikácia s Packetou a ďalšími spoločnosťami v skupine Packeta jednoduchšia, rýchlejšia a užívateľsky príjemnejšia,“ konštatuje Olívia Gemzová, manažérka zákazníckeho servisu a dodáva „S technológiami od Konica Minolta môžeme elektronický podpis uplatniť aj v rámci ďalších interných a externých procesov Packety, kde sú doteraz potrebné papiere. Nasadené riešenie je totiž vo forme SaaS v našom vlastnom cloudovom systéme a je univerzálne využiteľné pre zachovanie maximálnej bezpečnosti a kontroly nad dátami.“
„Požiadavkou mnohých zákazníkov bola digitalizácia reklamačných dokumentov. S využitím technológie elektronického podpisu Signi sme však dosiahli riešenie, pri ktorom ani žiadny dokument určený na zdigitalizovanie nevznikne. Spoločnosti Packeta sme tak pomohli zjednotiť a zrýchliť reklamačný proces a jej zákazníkom sme ušetrili čas kompletným prevodom reklamácie do on-line prostredia,“ konštatuje Petr Atanasčev, riaditeľ produktového marketingu Konica Minolta.
Nový reklamačný formulár je plne interaktívny a vyžaduje iba údaje potrebné pre daný typ reklamácie. U nich navyše automaticky kontroluje ich správne a kompletné vyplnenie. Vďaka elektronickému podpisu tak odpadá predchádzajúce nutné skenovanie podpísaného dokumentu a odosielanie formulára e-mailom. Naviac nevyžaduje inštaláciu žiadneho programu, alebo aplikácie a zákazníci Packety ho môžu využiť pri vypĺňaní reklamácie vo webovom rozhraní na počítači, alebo mobilnom telefóne.
Packeta zjednodušuje pomocou nového riešenia taktiež aj reklamačný proces v prípade zásielok zo zahraničia. Ten je aktuálne totožný pre celú skupinu Packeta a reklamáciu tak je jednoduché podávať na riešenie do inej krajiny pri zachovaní histórie. Vyplnenie formulára je možné v siedmych jazykových mutáciách, ktoré je možné prepínať aj počas samotného vypĺňania. Riešenie Konica Minolta súčasne poskytuje aj vysokú bezpečnosť a ochranu jednak osobných údajov ako aj ochranu pred útokmi na internete.
Elektronický podpis je právne uznateľný pre 90 % bežnej administratívnej agendy ako sú zmluvy, objednávky, faktúry či odozdávacie protokoly. Tie sú potom platné a právne záväzné na celom území EÚ. Podpisovanie dokumentov sa vďaka tejto funkcii zásadne urýchli, zlacní a zvýši sa aj aj bezpečnosť celého procesu. Konica Minolta poskytuje službu elektronického podpisu Signi nielen samostatne, ale aj ako súčasť vlastných riešení pre správu digitalizovaných dokumentov a elektronických archívov. V kombinácií s týmito riešeniami nie je potrebné teraz dokumenty ani fyzicky archivovať. To pomáha ďalej šetriťfinančné náklady na prevádzku skladov, tlač ako aj energie s nimi spojené.
Všeobecne môžeme povedať, že vďaka digitalizácii dokážete znížiť náklady na spracovanie dokumentov až o polovicu. „Overili sme si, že iba zavedením vyťažovania faktúr dokážu stredne veľké spoločnosti ušetriť za rok takmer 10 000 Eur. Pri plnej digitalizácií so zrýchleným vyhľadávaním a plnou automatizáciou dokumentových procesov môžu firmy zo segmentu SMB získaťročnú úsporu 20 až 25 000 Eur,“ uzatvoril Petr Atanasčev.